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本书好评

前言

自序

序一

序二

第1章　文件管理与个性化设置

1.1　文件管理

疑难1　如何防止他人对工作簿内工作表的增删

疑难2　如何加密文档

疑难3　工作簿可能有哪些个人信息，如何清除

疑难4　如何取消保存时的兼容性检查

疑难5　为什么文件无法保存为Excel 97-2003工作簿格式

疑难6　最近使用的文档列表数如何更改

疑难7　如何将某些文档固定在最近使用的文档列表中

疑难8　如何隐藏最近使用过的文档列表

1.2　个性化设置Excel

疑难9　如何设置新建工作簿的初始字体

疑难10　为什么公式下拉复制后计算结果都一样

疑难11　如何取消某种单元格错误检查提示

疑难12　如何设置文件默认的保存类型

疑难13　如何设置文件默认的保存位置

疑难14　如何修改按下【Enter】键后活动单元格的移动方向

疑难15　如何添加自定义序列列表

疑难16　如何在输入数据后自动添加小数点

疑难17　如何显示或隐藏所有批注

疑难18　如何使Excel不输入“=”号也能计算

疑难19　如何在自定义快速访问工具栏中添加只属于某工作簿的按钮

1.3　练习与思考

第2章　打印

2.1　分页

疑难20　如何强制在某个单元格处重新开始分页打印

疑难21　如何删除某行或某列的手动分页符

疑难22　如何删除所有的分页符

2.2　页面设置的详细设定

疑难23　如何打印每页的标题行

疑难24　如何只打印工作表中某部分的单元格区域

疑难25　如何在页眉或页脚中插入图片

疑难26　如何能不打开页面设置而快速设置页眉或页脚

疑难27　如何在Excel中取消首页的页眉页脚

疑难28　如何设置起始页码不是1

疑难29　如何把页面设置复制到其他工作表中

疑难30　如何在每页打印粗外边框线

疑难31　如何能不打印工作表中的图层对象

疑难32　如何不打印单元格底纹颜色

疑难33　如何一次打印工作簿中的所有工作表

疑难34　如何把A4纸页面的内容缩放打印到16K纸中

2.3　练习与思考

第3章　单元格和工作表操作

3.1　复制和粘贴

疑难35　如何多次复制、粘贴相同的文件和图片

疑难36　复制时弹出“不能清除剪贴板”对话框，如何解决

疑难37　如何将自定义格式的显示结果转换为真实数据

疑难38　如何将单元格区域复制为图片

疑难39　如何可以不用照相机实现相同的链接图片效果

3.2　丰富的单元格格式

疑难40　如何将文字颠倒顺序显示

疑难41　如何在Excel中制作打钩的方框

疑难42　如何给汉字标注拼音

疑难43　如何在Excel中输入带音调的拼音

疑难44　如何设置表格中表头的倾斜程度

疑难45　如何隐藏不需要显示的区域

疑难46　如何对手机号码进行分段显示

疑难47　如何让输入的数据以万为单位显示

疑难48　如何对不同范围的数值使用不同颜色进行区别

疑难49　如何快速输入性别

疑难50　如何输入身份证号码

疑难51　如何快速录入标段里程

3.3　快速美化单元格

疑难52　如何对不连续区域使用格式刷

疑难53　如何批量修改应用了某一单元格样式的单元格样式

疑难54　如何将单元格样式应用到其他工作簿

3.4　编辑单元格

疑难55　如何批量合并相同内容的单元格

疑难56　如何根据需要在单元格内强制换行

疑难57　如何把单元格内容和格式填充到其他工作表的相同位置中

疑难58　怎样在Excel中输入千分号（‰）

疑难59　在Excel中如何使用带圈数字

疑难60　如何取消多个单元格中的超链接

疑难61　怎样阻止Excel自动创建超链接

疑难62　如何编辑有超链接的单元格

疑难63　如何改变批注框的形状

疑难64　如何在批注中添加背景图片

3.5　快速查找与定位

疑难65　如何清除某特定格式的单元格内容

疑难66　如何查找某位用户的所有批注

疑难67　如何查找自定义格式单元格中的内容

疑难68　如何在整个工作簿中进行查找

疑难69　如何一次性取消Excel表中的换行符

疑难70　如何删除单元格中的通配符

疑难71　如何批量删除特定字符

疑难72　如何指定区域进行替换

疑难73　如何快速定位到当前的活动单元格

疑难74　如何巧用双击定位到列表的最后一行

疑难75　如何突出显示所有包含公式的单元格

3.6　插入与删除

疑难76　如何快速插入工作表

疑难77　如何制作工资条

疑难78　如何一次插入多行

疑难79　如何在一张列表中插入行数间隔不同的空行

疑难80　如何将某个区域内容移动并插入到指定位置

疑难81　如何在插入或删除行时保持编号连续

疑难82　工作表只使用了一小部分为什么无法插入列

疑难83　为何在所有工作表中插入行或列时均提示“不能将对象移动到表外”

3.7　工作表的处理

疑难84　如何隐藏工作表

疑难85　如何临时性查看隐藏列的数据

疑难86　如何把其他工作簿的引用转换为数值而保留本工作簿引用的公式

疑难87　如何处理失去链接的工作簿

疑难88　怎样限定用户只能选择可编辑区域

疑难89　如何一次性将全部工作表改成“普通”视图模式

疑难90　如何显示“标尺”

疑难91　如何对两个工作表进行并排对比

疑难92　如何一次性打开多个经常使用的工作簿

3.8　练习与思考

第4章　排序与筛选

4.1　排序的技巧

疑难93　如何按汉字的笔画排序

疑难94　如何按行排序

疑难95　如何对多列数据中的某一列数据进行排序

疑难96　分类汇总后如何按照汇总值排序

疑难97　如何对某个合并单元格相邻的数据区域进行排序

疑难98　如何按照单元格背景颜色排序

疑难99　如何在设置保护的工作表中使用自动筛选和排序功能

疑难100　如何将多行内容随机重新排序

疑难101　如何在排序保存后仍能恢复排序前的状态

疑难102　如何对字母和数字组成的混合文本进行有规律的排序

4.2　自动筛选

疑难103　如何对双行标题列表进行筛选

疑难104　如何快速删除系统导出文件中的大量空白行

疑难105　如何自动筛选奇数行或偶数行的数据

疑难106　如何一次性取消所有工作表的自动筛选状态

疑难107　如何使用筛选列表中的搜索功能

疑难108　在自动筛选日期时，如何让日期不按年月日分组

疑难109　如何不增加辅助列对日期按星期筛选

疑难110　如何进行反向选择

疑难111　如何以字体颜色为条件求和

4.3　高级筛选

疑难112　如何将筛选的结果复制到其他工作表中

疑难113　如何返回指定数据源表中的某几列

疑难114　如何使用公式作为筛选条件

疑难115　如何获取不重复记录

4.4　练习与思考

第5章　条件格式

5.1　基本技巧

疑难116　如何用数据条表示不同级别人员的工资

疑难117　如何用图标把考试成绩等级形象地表示出来

疑难118　如何复制由条件格式产生的颜色

疑难119　如何更改数据条边框的颜色

疑难120　如何标识出面试成绩中的两个最高分和两个最低分

疑难121　如何标记出招聘报名表中的重复姓名

疑难122　如何设置具有立体感的单元格

5.2　在条件格式中使用公式

疑难123　如何标记特定年龄段的人员

疑难124　如何标识出工资表中的非数字单元格

疑难125　如何利用条件格式凸显双休日

疑难126　如何只在不及格成绩的单元格上显示图标集

疑难127　如何突出显示部门总经理名册记录

疑难128　如何在条件格式中使用自定义数字格式

5.3　练习与思考

第6章　数据有效性

6.1　基本技巧

疑难129　如何使用户在选定单元格时出现提示信息

疑难130　如何制作企业评级可选择下拉菜单

疑难131　如何只复制单元格中的数据有效性设置

疑难132　为什么数据有效性不显示下拉箭头

疑难133　如何在有效性序列来源中使用左右箭头移动光标

疑难134　如何在多个工作表同时设置相同的有效性验证

疑难135　如何让具有数据有效性的单元格允许输入非法值

6.2　应用举例

疑难136　如何把不符合要求的数据找出来

疑难137　如何避免在一列中输入重复内容

疑难138　如何在数据有效性序列中引用其他工作表的单元格区域

疑难139　为什么单元格禁止输入任何内容，数据有效性中却看不到设置

疑难140　如何设置数据有效性使单元格只能输入汉字

疑难141　如何利用数据有效性实现联想输入

疑难142　怎样限定单元格输入小数不超过2位

6.3　练习与思考

第7章　名称

7.1　创建与删除

疑难143　为什么创建名称时提示输入名称无效

疑难144　如何在一个工作簿中定义两个相同的名称

疑难145　如何批量创建名称

疑难146　如何一次性删除所有定义的名称

疑难147　如何使工作表内显示定义的名称

疑难148　如何在名称中使用常量

疑难149　如何使用名称动态查询行、列交叉的单元格

疑难150　如何创建引用动态区域的名称

7.2　名称管理器

疑难151　如何对名称排序

疑难152　如何筛选名称

7.3　练习与思考

第8章　数据透视表

8.1　创建

疑难153　如何按多条件进行金额汇总分析

疑难154　如何更改数据透视表的数据源

疑难155　如何选取前50%的记录进行汇总分析

疑难156　如何将二维表格转换成数据列表

疑难157　如何创建年份和季度的双页字段数据透视表

疑难158　如何创建数据透视图

8.2　格式化

疑难159　如何更好地区分不同的数据透视表

疑难160　如何保持列宽固定不变

疑难161　如何合并单元格标志

疑难162　如何去掉数据透视表中的“（空白）”数据

疑难163　如何隐藏数据透视表中的计算错误

疑难164　如何显示表格形式的数据透视表

疑难165　如何设定默认样式

疑难166　如何重点强调支出大于预算的数据

疑难167　如何显示重复项目的行字段标签

疑难168　如何为每个分级之间添加空白行

疑难169　如何设置标签所在的单元格区域为居中格式

8.3　字段的设置

疑难170　如何在数据透视表中使用鼠标拖放

疑难171　如何快速调整报表结构

疑难172　在透视表字段列表中如何显示更多的字段

疑难173　如何添加计算字段

疑难174　如何添加计算项

疑难175　如何对于一个值字段进行多种方式的统计

疑难176　如何更改字段列表中字段的显示顺序

8.4　组合

疑难177　如何对日期型字段分别按年和季度显示

疑难178　如何对字段快速应用手动组合

8.5　刷新

疑难179　如何不保留数据源删除项目

疑难180　如何延迟报表数据更新

疑难181　如何对数据透视表设置批量刷新

8.6　报表的数据处理与分析

疑难182　如何快速取消总计列

疑难183　如何显示数据占分类的百分比

疑难184　如何得到数据透视表中的明细数据

疑难185　如何按月份显示金额汇总

疑难186　如何对字段的项进行手动排序

疑难187　如何对数值区域使用自动筛选功能

疑难188　如何使用切片器快速筛选数据

疑难189　如何创建前10个最大值报表

8.7　练习与思考

第9章　数据分析工具

9.1　重复值的处理

疑难190　如何快速删除材料表中的重复记录

疑难191　如何取得多表中的不重复值姓名

9.2　分类汇总

疑难192　如何创建分类汇总

疑难193　如何进行多级分类汇总

疑难194　如何删除分类汇总

疑难195　如何快速合并同类别的单元格

9.3　分析工具库

疑难196　已知税后收入如何求税前收入

疑难197　如何使用方案管理器分析各类别的人员工资

疑难198　如何使用模拟运算表制作九九乘法表

疑难199　如何以最低成本购买固定数量的礼品

疑难200　如何对规定总和的数据组合求解

9.4　练习与思考

第10章　综合应用

10.1　SQL的威力

疑难201　如何查询销售额10万元以上的记录

疑难202　如何将物料名称与型号规格分离

疑难203　如何把大小写混合的英文姓氏完全大写

疑难204　如何分别统计男生和女生的平均年龄

疑难205　如何计算在每个得分范围内的数量

疑难206　如何提取日期中的季度、年份、月份、星期等信息

疑难207　如何统计各部门不重复人员数

疑难208　如何提取销售金额前3名的记录

疑难209　如何去除数据列表中某字段为空白的行

疑难210　如何筛选重复特定次数以上的数据

疑难211　如何在Excel中更新数据

疑难212　如何按部门、级别统计各岗位人数

疑难213　如何罗列出可能的工作分配方案

疑难214　如何对两张表进行内连接

10.2　巧用XML编辑器进行批量操作

疑难215　如何批量修改工作表名称

疑难216　如何批量修改批注内容

疑难217　如何批量修改超链接地址

10.3　练习与思考

附录A　Excel键盘快捷键

附录B　Excel 2010规范与限制

附录C　光盘内容

反侵权盗版声明

附录CD页

Excel 2010操作与技巧

Excel疑难千寻千解丛书（一）

王建发　李术彬　黄朝阳　编著

電子工業出版社

Publishing House of Electronics Industry

北京·BEIJING

内容简介

本书是“Excel疑难千寻千解”丛书之一，展示Excel 2010新界面下的操作方法与技巧，对众多用户在实际应用中遇到的疑难问题进行答疑解惑。本书侧重于“解决问题”，主要展示诸多常见疑难的解决方案。

本书共包含217个疑难案例，每个疑难都包含一个或多个解决方案，并融入了一个或多个知识点的讲解，内容涵盖文件管理与个性化设置、打印、单元格和工作表操作、排序与筛选、条件格式、数据有效性、名称、数据透视表以及方案管理器、单变量求解、规划求解、模拟运算表等数据分析工具的应用技巧、综合应用等。阅读本书，可以解决工作中的诸多疑难杂症，有助于提升对Excel的操作能力，提高工作效率。

未经许可，不得以任何方式复制或抄袭本书之部分或全部内容。

版权所有，侵权必究。

图书在版编目（CIP）数据

Excel 2010操作与技巧／王建发，李术彬，黄朝阳编著．--北京：电子工业出版社，2011.1

（Excel疑难千寻千解丛书）

ISBN 978-7-121-12043-5

Ⅰ．①E…　Ⅱ．①王…②李…③黄…　Ⅲ．①电子表格系统，Excel 2010　Ⅳ．①TP391.13

中国版本图书馆CIP数据核字（2010）第203905号

策划编辑：张慧敏

责任编辑：许　艳

印　　刷：北京天宇星印刷厂

装　　订：三河市皇庄路通装订厂

出版发行：电子工业出版社

北京市海淀区万寿路173信箱　邮编：100036

开　　本：787×1092　1/16　印张：26.75　字数：743千字

印　　次：2011年1月第1次印刷

印　　数：5000册　定价：59.00元（含光盘1张）

凡所购买电子工业出版社图书有缺损问题，请向购买书店调换。若书店售缺，请与本社发行部联系，联系及邮购电话：（010）88254888。

质量投诉请发邮件至zlts@phei.com.cn，盗版侵权举报请发邮件至dbqq@phei.com.cn。

服务热线：（010）88258888。

本书好评

“Excel疑难千寻千解”丛书依托于功能更趋完善的Excel 2010版本，用详尽的文字和图片介绍了Excel 2010各方面的知识和应用，非常适合初学者和有一定基础的读者进阶学习。书中案例贴近实际，有利于读者将所学知识与自己的工作结合起来，进而提高数据分析能力和工作效率。

——Excelpx.com站长　赵志东（网名：兰色幻想）

不论是在论坛中帮助网友解决问题，还是将Excel方方面面的知识点归纳整理成书，ExcelTip.Net一直都做得很好，很有自己的特色！

——Officefans.net站长　谢汝祥（网名：andyxie）

Excel的博大精深已令活跃于网络社区中的众多高手深有体会，一直以来人们都在探寻关于Excel的最佳学习方法和途径，希望通过其获取最新而且实用的Excel应用技术，相信本书的读者能得到一份这方面的满意答卷。

——微软全球最有价值专家MVP　陈军（网名：chenjun）

深入浅出的讲解，引人入胜的描述，经典的场景和贴心的知识拓展，多思路并举的操作方法，不知不觉中便使人沉浸于Excel无穷的技巧中，让人钦佩作者的独具匠心和非凡智慧。无论是Excel新手，或是Excel高手，相信本书都可给人以耳目一新的感觉。

——微软全球最有价值专家MVP　周建平（网名：守柔）

“Excel疑难千寻千解”丛书视角独特，贴近用户，由点及面，举一反三，非常适合初学者深入学习，是不可多得的Excel学习宝典。

——微软全球最有价值专家MVP　杨彬（网名：BIN_YANG168）

虽然我对Excel 2010已经不陌生了，但打开本书，仍有一种全新的感觉。本书一改Office帮助的那种“菜单式说教”，而是将日常运用过程中经常会遇到的疑难问题一一列出并详加说明解决方案，有的甚至还列出多项解决方案，这无疑给使用者带来巨大的方便。

本书不仅可以作为Excel 2010爱好者学习的自学教材，还可以作为经常使用Excel 2010办公人士的“解疑字典”，在遭遇“奇怪现象”时可以直接找到解决问题的捷径。

——微软全球最有价值专家MVP　方洁影（网名：小妖）

本套丛书立意新颖，内容充实，按照“提出问题→解决问题→扩展问题”的模式，图文并茂地对大量实际工作中的常见Excel问题进行了细致的描述和深入浅出的讲解。授人以“鱼”，同时授人以“渔”，适合从基础到高级的Excel用户和程序员阅读，使您的工作事半功倍，得心应手！

这本书与以往的Excel书籍不同，她将Excel 2010的强大功能通过各种案例，以直接明了的方式展示给读者，并且还很有层次性。不管您是Excel新手还是Excel强将，读了此书都会大为受益，快速提高您的工作效率，备受同事和领导的青睐。

——立邦涂料（重庆）化工有限公司技术主管　王士刚

永远别告诉我你懂Excel，“博大精深”这个词可以用来形容每一个行业，Excel也不例外。问到任何一个人，哪怕是写这些书的老师们，得到的答复不外乎两个答案，“懂”和“不懂”。相信这些老师们的回答是后一种，当然是带一些谦虚的成分，说懂的人是真不懂。但是本书的亮点为“知识扩展”，让你在学到知识的同时又能举一反三。如果你能认真地把书看完，相信你也就有了谦虚的资格了。

——湖北省宜昌劲森光电科技股份有限公司　付振强

这本书结构编排新颖，案例切合实际，讲解深入浅出，十分注重Excel新旧版本间的传承和发展，是一本绝对值得一读的好书。

——厦门思明区疾控中心　翁嘉辰

你也许不能从这套书中方便地查询到任何一个Excel功能的使用介绍，但可以将自身对Excel实际操作中所遇到的问题如同查字典一般在书中查到你想要的答案。这，才是Excel的使用者和爱好者们心目中真正需要的书——“Excel疑难千寻千解”。

——上海雷允上药品连锁经营有限公司绩效考核主管　杜凯

思路清晰、排版新颖、图文并茂、浅显易懂，这本书是实际工作的好帮手！

——天津福克思供暖器具有限公司财务经理　黎仁和

版面新颖，条目合理，字号贴心，入眼舒服。

E界高手，厚积薄发，关乎实际，注重应用。

内容翔实，图文并茂，文字细致，图片生动。

知识拓展，原理分析，深入浅出，通俗易懂。

实乃新手学习操作Excel之必备工具书。

——宁波太平鸟集团风尚男装　张丽（网名：君柳）

前　言

感谢您选择“Excel疑难千寻千解”丛书之《Excel 2010操作与技巧》！

Excel 2010具有强大的运算与分析能力。从Excel 2007开始，改进的功能区使操作更直观、更快捷，实现了质的飞跃。本书介绍Excel 2010新功能区背景下的操作方法和应用技巧，可助您在日常办公中获得更高的工作效率。

丛书介绍

“Excel疑难千寻千解”丛书是由Excel技巧网（ExcelTip.Net技术社区）的负责人、微软最有价值专家（MVP）黄朝阳先生策划并组织编写的一套系列书籍。

Excel技巧网旨在重点推广Excel 2010及今后更高版本的应用，并为广大的Excel爱好者提供一个内容充实、分类清晰、经典实用、精彩纷呈、互惠学习、友好交流的平台。社区成立不久便吸引了众多微软MVP和有志于推广电子表格应用技术的高手驻足，长期为网友免费解答疑难问题，并勤于将精彩的答疑帖子按其所涉及的知识和应用两个维度，整理成为原创技术文章。

社区设有讨论、文章、资源三大技术专区，并按照Excel的功能归属将主题划分为基础应用、数据透视表、条件格式、函数与公式、图表与图形、VBA、SQLin Excel、综合应用等方面，本丛书的各读本正是基于相近的主题分类。

本丛书由黄朝阳、王建发、陈国良等微软MVP以及罗刚君、荣胜军、李术彬、林盘生、陈树青、章兰新等多位社区资深版主联手打造，将来还将邀请更多高级会员加盟参与丛书其他读本的创作。其中《Excel 2010操作与技巧》、《Excel 2010函数与公式》、《Excel2010VBA编程与实践》已先于第一批出版，近期还将陆续推出《Excel2010图表与图形》、《SQLin Excel2010》等其他读本。

得益于多年来在社区答疑中的磨砺，作者们将丰富的实战经验付诸笔端，精心设计了上千案例，将Excel方方面面的知识点融入其中。每个案例都采用一般用户遇到疑难时最可能的提问方式和应用场景对问题进行描述，提供具有针对性的解决方案和详尽的操作步骤，并配合以原理分析和知识扩展环节，既授人以鱼，又授人以渔。丛书采用“疑难”加“知识点”的特色目录索引，方便读者根据需要快速地查找。对于渴望学习和掌握新知识的Excel用户来说，与其千百次地找寻问题答案，不如静心地读此丛书一卷。

读者对象

本书的写作基于Microsoft Office Excel 2010专业版，尽管一些操作技巧和公式可能在Excel 97-2007等早期版本中不能直接使用，但依然能够为读者提供思路方面的借鉴。

本书共有217个疑难案例，结合工作中的实际场景，详尽地讲解了Excel 2010功能命令的操作方法，其中包括一些鲜为人知的技巧，适合不同Excel应用水平的用户阅读。书中对常见问题有一个或者多个解决方案，并辅以解题思路与原理分析，读者可以通过书中的现有案例进行拓展，解决更多的类似问题。

阅读指南

本书包括10章，涉及Excel 2010多个方面的操作功能和命令，分别为文件管理与个性化设置、打印、单元格和工作表操作、排序与筛选、条件格式、数据有效性、名称、数据透视表、数据分析工具和综合应用。每章包含十几至数十个案例，为了让读者能学以致用，每章还提供了思考题与练习题。详细的章节内容如下：

第1章　文件管理与个性化设置

本章包括3个小节——主要介绍Excel 2010的基本功能和操作方法，包括文件的管理和个性化设置。

第2章　打印

本章包括3个小节——主要介绍Excel中的页面页脚的设置、缩放打印、页码的设置技巧以及如何插入和取消分页符。

第3章　单元格和工作表操作

本章包括8个小节——介绍Excel的单元格和工作表的一些常用操作。在进行数据分析处理之前或是一般需要将基础的原始数据输入、编辑并格式化，才能使后续的分析工作得以顺利进行。在完成数据分析汇总以后，进一步美化工作表格式和排版，也是提交报告前的重要步骤。

第4章　排序与筛选

本章包括4个小节——要对一张杂乱无章的数据表进行有序排列，或按条件提取相关记录，排序和筛选功能是首推的有力工具。在Excel 2010中，排序和筛选功能得到了很大地增强。

第5章　条件格式

本章包括3个小节——条件格式是基于用户设定的条件及预先设置的格式更改单元格区域的外观。使用条件格式可帮助用户直观地表达特定数据，突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值。

第6章　数据有效性

本章包括3个小节——数据有效性，顾名思义，就是用来判断用户输入到单元格的数据是否有效，以限制输入数据的类型或范围，还可以用来圈释已输入的无效数据。

第7章　名称

本章包括3个小节——名称，是一种由用户自己设计的，能够进行数据处理的计算式。使用名称可以增强公式的可读性，便于理解，还可以以简化公式且便于公式修改。从Excel 2007开始，微软对“名称管理器”做了很大的改进。

第8章　数据透视表

本章包括7个小节——数据透视表是一种交互式的报表，可以轻松地从庞大的数据列表统计出想要的数据来，较好地解决了公式在计算大量数据时占用时间、计算机资源较多的瓶颈。

第9章　数据分析工具

本章包括4个小节——介绍如何在Excel中使用数据分析工具进行数据分析与提取。主要内容包括：分析工具库、Microsoft Query、单变量求解等。

第10章　综合应用

本章包括3个小节——介绍在Excel中如何使用SQL来操作中小型数据库级别的数据表，如从工作表中提取有用的信息、更新工作表数据等；还有如何巧用XML编辑器进行批量操作等。

本书约定

为了熟悉本书对鼠标操作、键盘指令等描述方式，从而更顺畅地阅读本书，您有必要了解以下内容：

Excel 2010版本使用功能区集成了Excel 2003及早期版本的“菜单”中的各种功能，非常方便用户操作。本书在第1章中对操作界面进行了介绍。

●　菜单

本书中表示连续多个菜单指令时，使用右箭头“→”进行连接，例如：单击“文件”选项卡→“选项”→“公式”，表示依次单击“文件”选项卡的“选项”按钮，在弹出的“Excel选项”对话框中单击“公式”选项卡。

●　鼠标

本书中表示鼠标操作时，均使用标准的表示方法。其中“指向”表示将鼠标指针移到对象之上，且不单击任何按钮；而“单击”特指利用鼠标左键单击目标；“右键单击”表示利用鼠标的右键单击对象；“双击”表示快速按下鼠标左键两次；“拖放”则表示按下鼠标左键不松开的状态下拖动鼠标，拖到目标区域后再放开鼠标左键。

●　键盘

本书中表示按键时使用尖括号“【】”号包含，例如“按【Ctrl+Shift+Enter】组合键”表示同时按下键盘上的Ctrl键、Shift键和Enter键。其他按键的表示方法相同，如果需要特殊操作方法，会在相关内容中详细说明。

●　公式

本书中函数名称和单元格地址全部使用大写，例如：SUM(A1:A10)。在讲解函数语法时，参数使用小写，例如IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])。在表示数组公式时，在公式两端使用一对大括号包含，实际编辑公式时不需要输入大括号，而是在输入公式后按下【Ctrl+Shift+Enter】组合键完成编辑，Excel会自动加上大括号。

本书特点

本书与市场上其他Excel书籍有很大的不同，文体结构新颖，案例贴近实际，讲解深入透彻，表现为以下几个方面：

●　场景式提问

本书从成千上万网友提问中精心归纳、提炼出各类问题，并还原为贴近真实的求助语言及案例，方便读者搜寻与实际工作相似问题。

●　增强式目录

本书按Excel 2010的各项操作功能划分章节，将操作中必知必会的知识点和经典解决方案设计到每个疑难的案例中，并采用“疑难”加“知识点”的特色目录索引，方便读者根据需要翻阅和查找。

●　开创式结构

本书案例中的“解决方案”环节是对问题的思路解说，结合“操作方法”环节中的步骤让人更容易理解。“原理分析”环节则主要解释所使用方法或技巧的理论依据。“知识扩展”环节包括与案例相关的知识点补充，可拓展读者的视野，同时也有利于理解案例本身的解决思路。

学习方法

本书是Excel 2010操作技巧方面的疑难案例集粹，旨在为读者解决实际工作的疑难，以及对同类的问题提供解决思路。

书中各章节基本按由易到难的方式组织，但章节之间独立性较强，可以从任意章节开始学习，不需要遵照由前而后的顺序阅读。

本书配套有示例文件光盘，读者可以边看书边操作，只有通过实践和不断尝试，才能真正地掌握和灵活地运用本书中的各项操作技巧，或许还能有所创新。

售后服务

本书由Excel技巧网（ExcelTip.Net技术社区）出品，读者在阅读中有任何疑难或者建议、BUG反馈等都可以到社区发贴，包括求助、交流，也可以在社区下载与本书相关的文档。社区为本丛书开辟了一个专门的版面用于编读往来，地址如下：

http://www.exceltip.net/forum-75-1.html

同时本书也配备了专属的QQ群作为售后服务的联系方式，群号公布于上述网址，读者可以申请到群中与作者面对面交流。

致谢与作者

丛书从策划到出版，倾注了电子工业出版社计算机图书分社张慧敏、石倩、安娜等多位编辑近一年的心血，特在此表示衷心地感谢！

为保证丛书的质量，使其更贴近读者，我们组织了ExcelTip.Net的多位版主和高级会员参与了本书的预读工作，他们是卞志宏、陈泽祥、董学良、杜凯、付振强、高大伟、黄成武、黄神旺、黎仁和、李国、李秋才、李锐、李懿、李云龙、刘冠、毛力、孟祥鹏、钱林俊、宋玉梅、汪结章、王建辉、王士刚、王洋、翁嘉辰、吴锦申、徐光明、许有标、叶帆、张丽、张敏、张瑞芳、张永强和周峥。感谢各位预读员的辛勤、耐心与细致，使得本丛书能以更加完善的面目与各位读者见面。同时还需要特别感谢陈树青完满地组织了本次预读工作。

感谢兄弟网站Excelpx.com与Officefans.net对本书的宣传工作给予的支持与帮助。

本书由黄朝阳策划，王建发和李术彬负责编写。其中第1、2、5、6、7、9章由王建发编写；第3、4、8、10章由李术彬编写，最后由王建发、黄朝阳完成统稿。

尽管作者对书中的案例精益求精，但疏漏仍然在所难免，如果您发现书中的错误或某个案例有更好的解决方案，敬请登录售后服务的网址向作者反馈。我们将尽快在社区回复，且在本书再次印刷时予以修正。

再次感谢您的支持！

编著者

2010年8月28日

申明：本书的所有案例和讲解都允许作为视频或面授培训的教材，但使用者必须遵循约定，在培训教材的明显处注明“全部（或部分）案例出自‘Excel疑难千寻千解’丛书之《Excel 2010操作与技巧》”的字样，以确保作者著作权不受侵犯。

自序

寻，是一种尺度。古时八尺为一寻，王安石诗云“飞来峰上千寻塔，闻说鸡鸣见日升”，形容飞来峰上塔之极高。

寻，是一种技巧。今日网络为自学者提供了非常巨大的资源平台，但缺乏技巧的查询和求助，往往“众里寻他千百度”却难有“蓦然回首”的顿悟。而善用关键词搜索，则常可使人体会到“灯火阑珊”之美景。

寻，是一种追求。网络上活跃着这么一群人，他们曾经也是懵懂的菜鸟，在寻解获助时心存感激，在寻师问道时心怀崇敬。渐渐地，他们因互助的理念而聚集，相互扶持，坚持不懈地学习、实践与创新。面对一个个技术的据高点，他们是睿智而无私的“寻者”，壁立千寻敢登攀，寻根究底解疑难！

寻，是一种心境。求知探秘当志存华山论剑之高远，解决问题应意守无剑无招之寻常，这便是“寻者”修炼的心境。来者是客，有问必答，不慕华丽的招式，但求直击问题之根源，用简单的方法完成复杂的事情。

本丛书的作者就是这样的一群“寻者”。在长期的线上答疑和线下交流、培训活动中，他们接触过针对同一类问题千奇百怪的提问，深知许多人苦寻而不得的要害，甚至练就了一手仅根据含混不清的提问进行猜题、解题的本领。通过不断地积累与整理，Excel技巧网（ExcelTip.Net技术社区）的版主们推出了“Excel疑难千寻千解”丛书，这些“疑难”都是许多人曾经搜索和提问过的，也是大多数用户在工作中可能会遇到的一些寻常问题。书中案例涉及行政办公、人力资源、金融财务、经济统计、学校教育、工程技术、医疗卫生、质量管理、生产管理等多个领域，并根据Excel的主要功能分册地整理成书。

在丛书编著过程中，“实用为主”的原则贯彻始终，所有案例都遵循实际工作场景和知识点解说紧密结合的主线，抛开一些华而不实、艰难晦涩的高深解法，而将基础理论和解决方案寓于寻常技巧之中，让读者能得其用、明其理，以期实现为更多的人解决更多问题的简单愿景。

寻者

序一

在用Excel的人很多，会用Excel的人很少。类似的情况也同样出现在Excel图书上：介绍Excel的图书很多，真正对读者有用的书很少。

在浏览过琳琅满目、各种类型的Excel图书之后，在领略过百科全书式的详细解析和武功秘籍般的招式演绎之后，依然有这样一本“Excel疑难千寻千解”能够让人眼前一亮。令人刮目相看的原因在于，这部书真正把立场和视角建立在了读者的基础上——每一个问题都来源于Excel用户可能真实面对的疑惑和困扰，每一个解答可能正是许多坐在计算机前束手无策的朋友正在搜寻的目标。这样一部图书真正做到了理解读者在想些什么，体会到了读者正在面对怎样的困境，从而引领我们从四处碰壁的电子迷宫中轻松突围。而本书的作者，这些技术超群的Excel专家们，这些被称为电子世界的罗宾汉们，用他们的专业精神和实用技术，给众多受困于Excel无边苦海中的数据工作者们奉献了一部真正意义上的Excel生存手册。

如果你也正准备踏上征服Excel的旅程，不妨就把这本书也放进你的背包行囊里吧！

微软全球最有价值专家MVP　方骥

序二

Excel 2010具有强大的运算与分析能力。从Excel 2007开始，改进的功能区使操作更直观、更快捷，有了质的飞跃。本书主要介绍Excel 2010新功能区的操作方法和应用技巧，可助您在日常办公中获得更高的工作效率。

与黄朝阳站长和Excel技巧网（http://www.exceltip.net）是在年初通过微软社区精英计划而结识的。微软社区精英计划是微软为了协助国内在技术社区上有一定影响力的社区或个人，或是愿意为国内信息技术做出贡献的社区或个人而设立的培训与支持计划，同时也是配合国家培育人才的政策而成立的。很高兴能看到黄朝阳与Excel技巧网能将这些有用的信息集结成书，让更多的人受惠。也很开心看到微软社区精英计划里的社区组织与意见领袖们能有此成就。

下面有四个如果，如果您正好符合其中一个，您可以考虑在书店里找个安静的角落享受一下，或者是带回家仔细品尝。

如果您还认为Excel只是一个试算表或是办公室软件，那么我会建议您阅读此书，让您将Excel的使用价值提升到另一个高度。

如果您是长期使用Excel的老手，应该不难发现Excel已不再是试算表的概念。经过微软研发团队多年来不断地收集与汇整用户反馈后，集成了中小型企业及大型企业乃至于个人用户的不同需求，并将商业智能（Business Intelligence）巧妙地结合进来，通过此书，希望您能发现更多Excel的应用技巧，提高您的使用技能。

如果您是使用Excel的专家，也许这些通用型功能还不足以满足您的需求，您还可以通过使用VBA（Visual Basic for Application）定制自定义函数、自动化流程等特定功能来满足不同的需求，通过VBA分册，您能发现更多VBA的秘密，让VBA成为您得力的助手。

如果您在寻找不同场景或是实际工作中Excel所扮演的角色，我希望这本书中的案例与实践能帮到您，您能将这些案例与实践具体应用于您的场景或工作中。

开卷有益，开卷有得，每个人读书所获得的都不一样，只要打开书本读书，总是有好处的。读书即未成名，终究人品高雅——与君共勉之。

微软（中国）市场经理　廖浩志

第1章　文件管理与个性化设置

本章主要介绍Excel 2010的基本功能和操作方法，包括文件的管理和个性化设置。通过本章的学习，使用户能够灵活掌握Excel文件，了解Excel文件的各种属性设置，并根据自身需求进行各种个性化的设置。

1.1　文件管理

本节主要介绍Excel文件的管理，包括对文档的保护措施、清除文件的隐私信息，以及保存为较低版本的Excel文件的方法等，通过本节的学习，使用户掌握诸多实用的功能。

疑难1　如何防止他人对工作簿内工作表的增删

某用户制作了工作簿文件，如图1-1所示，其中“汇总表”引用了“明细表”的数据，并进行汇总，为了防止他人删除工作表，使“汇总表”数据错乱，想通过设置Excel的某种功能，防止他人对工作表进行增加或删除操作。

■图1-1　工作簿中的两个工作表

解决方案

保护工作簿结构，使工作簿不能插入或删除工作表。

操作方法

※保护工作簿“结构”※

步骤1　选择“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“保护工作簿”按钮，如图1-2所示。

■图1-2　单击保护工作簿按钮

步骤2　弹出“保护结构和窗口”对话框。选中“结构”复选框，并在“密码”文本框中输入密码，再单击“确定”按钮，如图1-3所示。

■图1-3　保护工作簿结构

步骤3　弹出“确认密码”对话框。在“重新输入密码”文本框中重新输入一次密码，再单击“确定”按钮，如图1-4所示。

■图1-4　重新输入一次以确认密码

保护工作簿结构后，当用户在工作表标签处单击鼠标右键时，弹出的快捷菜单中的“插入”和“删除”命令将变成灰色，达到不能插入或删除工作表的目的，如图1-5所示。

■图1-5　保护工作簿结构后，“插入”和“删除”命令不可使用

注意

本章光盘源文件中所使用的密码均为“123”。

原理分析

工作簿由一个或多个工作表构成，因此，保护工作簿的结构后，将不能插入新工作表或删除原有的工作表。

知识扩展

※保护工作簿“窗口”※

如果在步骤2的图1-3中同时选中“窗口”复选框，则工作簿的“最大化”和“最小化”按钮将不可见，该工作簿的窗口将不能被移动和改变大小，如图1-6所示。

■图1-6　保护工作簿窗口后窗口将不能被移动和改变大小

如果要取消工作簿的保护，可选择“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“保护工作簿”按钮，在“撤销工作簿保护”对话框的“密码”文本框中输入保护工作簿时的密码，再单击“确定”按钮，如图1-7所示。

■图1-7　撤销工作簿保护

疑难2　如何加密文档

公司人力资源部员工张三做了一个Excel工作簿文件，因文件中涉及公司内部机密，不想让别人打开文件查看内容，想对文件进行加密，设置打开权限密码。

解决方案一

在“文件”选项卡的“信息”菜单中，用密码进行加密。

操作方法

※在“信息”菜单中加密文档※

步骤1　选择“文件”→“信息”命令，在“保护工作簿”下拉菜单中选择“用密码进行加密”选项，如图1-8所示。

■图1-8　用密码进行加密

步骤2　在“密码”文本框中输入密码，再单击“确定”按钮，如图1-9所示。

■图1-9　设置密码

步骤3　弹出“确认密码”对话框。在“重新输入密码”文本框中再次输入密码确认，再单击“确定”按钮，如图1-10所示。

■图1-10　确认密码

解决方案二

在“另存为”对话框的“工具”→“常规选项”中，设置“打开权限密码”。

操作方法

“另存为”对话框中“工具”→“常规选项”的设置。

步骤1　文件制作好后，单击快速访问工具栏（QAT）中的“保存”按钮，或按下功能键【F12】，打开“另存为”对话框。

步骤2　在“工具”下拉菜单中选择“常规选项”选项，如图1-11所示。

■图1-11　“另存为”对话框的“常规选项”

步骤3　此时弹出“常规选项”对话框。在“打开权限密码”文本框中输入密码，再单击“确定”按钮，如图1-12所示。

■图1-12　设置打开权限密码

步骤4　在弹出的“密码确认”对话框中重新输入一次密码，再单击“确定”按钮，关闭“密码确认”对话框。

知识扩展

文档加密后，再次打开文件时，Excel将弹出“密码”对话框。用户必须输入正确的密码，再单击“确定”按钮，才能打开文件，如图1-13所示。如果输入错误的密码（包括未输入密码），Excel将弹出如图1-14所示的对话框，并禁止文件打开。

■图1-13　打开文件前必须先输入密码

■图1-14　密码输入错误提示

疑难3　工作簿可能有哪些个人信息，如何清除

某用户要把一份Excel工作簿传给客户，但又不想让客户知道某些信息，想在发出之前检查一下工作簿到底有哪些可能泄密的信息并将之删除。

解决方案一

使用文档检查器进行检查和删除。

操作方法

※“文档检查器”的使用※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“信任中心”选项，再单击右侧的“信任中心设置”按钮，如图1-15所示。

■图1-15　“Excel选项”对话框

步骤3　在弹出“信任中心”对话框中，选择左侧的“个人信息选项”选项，再单击“文档检查器”按钮，如图1-16所示，弹出“文档检查器”对话框。

■图1-16　信任中心对话框

步骤4　在弹出“文档检查器”对话框选中“文档属性和个人信息”复选框，再单击“检查”按钮，如图1-17所示。

■图1-17　文档检查器

步骤5　单击“全部删除”按钮，再单击“关闭”按钮，关闭“文档检查器”，如图1-18所示。

■图1-18　检查文档属性和个人信息

步骤6　单击两次“确定”按钮，关闭“信任中心”和“Excel选项”对话框。

知识扩展

※在“文件属性”中删除信息※

在Windows 7环境下，可以在“文件属性”对话框中进行删除，操作方法如下：

步骤1　在Windows资源管理器中用鼠标右键单击文件图标，在弹出的快捷菜单中选择“属性”选项。

步骤2　在弹出的对话框中选择“详细信息”选项卡，再单击“删除属性和个人信息”链接，如图1-19所示。

■图1-19　Windows 7的文件属性对话框

步骤3　在弹出的“删除属性”对话框的“从此文件中删除以下属性”下拉列表框中，选中要删除的信息或单击“全选”按钮选中全部信息，再单击“确定”按钮，如图1-20所示。

■图1-20　删除文档属性

步骤4　在返回的对话框中单击“确定”按钮，关闭“文件属性”对话框。

疑难4　如何取消保存时的兼容性检查

某用户用Excel 2010制作一个文件，为了与其他低版本用户兼容，想保存为Excel 97-2003工作簿格式，但在保存时，每次都出现兼容性检查的对话框，如图1-21所示，很是麻烦，想取消保存时出现的该对话框。

■图1-21　保存文件时的兼容性检查

解决方案

取消工作簿的兼容性检查。

操作方法

※兼容性检查的取消※

步骤1　单击快速访问工具栏（QAT）中的“保存”按钮，或按下功能键【F12】，打开“另存为”对话框。

步骤2　在“兼容性检查器”对话框中，取消勾选“保存此工作簿时不检查兼容性”复选框，再单击“继续”按钮。下次保存该工作簿便不会再提示。

原理分析

Excel 2010在保存为Excel 97-2003工作簿格式时，因为Excel 2010的某些格式是Excel 97-2003所不支持的格式，因此默认在保存时对工作簿进行兼容性检查，但允许用户修改该设置。

知识扩展

※兼容性检查的恢复※

如果要恢复保存工作簿时的兼容性检查，可按以下步骤操作：

步骤1　选择“文件”→“信息”命令。

步骤2　在显示的界面中单击“检查问题”按钮，再选择快捷菜单中的“检查兼容性”选项，如图1-22所示。

■图1-22　恢复兼容性检查设置

疑难5　为什么文件无法保存为Excel 97-2003工作簿格式

某Excel 2010用户，为了与其他低版本用户兼容，要把文件保存为Excel 97-2003工作簿格式，但在保存时，提示“您试图保存的文件类型（Excel 97-2003工作簿和模板）被信任中心的文件阻止设置阻止”，而无法保存，如图1-23所示。

■图1-23　文件无法保存为Excel 97-2003工作簿格式

解决方案

依次选择“Excel选项”→“信任中心”→“信任中心设置”→“文件阻止设置”，在弹出的对话框中取消对“Excel 97-2003工作簿和模板”文件类型的保存阻止设置。

操作方法

※在“文件阻止设置”中设置阻止“保存”※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“信任中心”选项，再单击右侧的“信任中心设置”按钮，弹出“信任中心”对话框。

步骤3　选择对话框左侧的“文件阻止设置”选项，再取消勾选“Excel 97-2003工作簿和模板”选项右侧的“保存”复选框，如图1-24所示。

■图1-24　文件阻止设置

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“信任中心”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

原理分析

Excel 2010提供了“文件阻止设置”功能，对于每个文件类型，可以选中“保存”和“打开”复选框。选中“打开”复选框，Excel将阻止此文件类型，或在“受保护的视图”中打开。选中“保存”复选框，Excel将阻止此文件类型的保存。

知识扩展

※在“文件阻止设置”中设置阻止“打开”※

如果对某种文件类型设置了“打开”的阻止设置，则用户可根据需要，设置打开选定文件类型的行为，方法是在图1-24中，选择对话框下方“打开选定文件类型的行为”选项区域下的某个单选按钮，再单击“确定”按钮即可。

疑难6　最近使用的文档列表数如何更改

在“文件”→“最近”命令中显示着若干用户最近使用的工作簿文件名及其绝对路径，单击文件名就可以快速打开指定的工作簿，某用户想根据自身需求更改“最近使用的工作簿”的显示数目。

解决方案：

在“Excel选项”对话框的“高级”选项卡中，将“显示”区域的“显示此数目的‘最近使用的文档’”选项设置为想要的数目。

操作方法

※修改“最近使用的文档”数目※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“高级”选项，将“显示”选项区域下的“显示此数目的‘最近使用的文档’”选项设置为想要的数值，如“10”，如图1-25所示。

■图1-25　更改“最近使用的文档”数目

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

更改为“10”后，“最近使用的工作簿”显示如图1-26所示；如果改为“5”，则“最近使用的工作簿”将只显示5个，如图1-27所示。

■图1-26　最近使用的10个工作簿

■图1-27　最近使用的5个工作簿

知识扩展

※最近使用的文档数目的范围※

最近使用的文档数目必须是小于或等于50的正整数，不能显示多于50个的工作簿。

疑难7　如何将某些文档固定在最近使用的文档列表中

用户在使用Excel编辑或查看工作簿时，经常需要打开几个常用的工作簿，但如果打开多个工作簿后，往往在希望打开某个工作簿时，该工作簿已经不在“最近使用的工作簿”列表中。因此，某用户想把“人员花名册.xlsm”文件固定在“最近使用的工作簿”列表中，使得不管用户打开多少个工作簿，该文件始终在列表中。

解决方案

单击文件名右侧的图钉图标，可把文件固定在列表中。

操作方法

※图钉图标的使用※

步骤1　打开文件“人员花名册.xlsm”（如果未打开该文件时，该文件名已在列表中，则可省略此步骤）。

步骤2　选择“文件”→“最近”命令，再单击文件名“人员花名册.xlsm”右侧的图钉图标，如图1-28所示。

■图1-28　单击图钉图标

通过上述操作后，文件名“人员花名册.xlsm”将固定在“最近使用的工作簿”列表上方，且图钉图标高亮显示，针尾被形象地隐藏，好像钉入到什么地方去了，使用户看不到针尾，如图1-29所示。

■图1-29　文件名被固定在“最近使用的工作簿”列表中

知识扩展

※取消文档的固定※

若要解除固定在文档列表中的文档，可再单击一次高亮的图钉图标，即可解除该文档固定在列表中的功能。

疑难8　如何隐藏最近使用过的文档列表

用户在使用Excel编辑或查看工作簿后，有时候出于某些隐私或保密问题考虑，不想让他人知道自己最近使用了哪些工作簿，因此，想清除“最近使用过的工作簿”列表。

解决方案

在“Excel选项”对话框中的“高级”选项卡中，将“显示”区域的“显示此数目的‘最近使用的文档’”设置为“0”。

操作方法

※隐藏最近使用过的文档列表※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“高级”选项，将“显示”选项区域中“显示此数目的‘最近使用的文档’”选项设置为“0”，如图1-30所示。

■图1-30　设置最近使用的文档数目为0

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

通过上述设置后，在最近使用的工作簿列表中，将不显示任何文件名，如图1-31所示。

■图1-31　清除了最近使用的工作簿列表中的文件名

知识扩展

※“最近使用过的文档列表”的相关注册表信息※

设置为“0”后，将自动删除注册表相应的键值HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\1 4.0\Excel\File MRU\。例如原来设置的显示数目为“5”，则注册表如图1-32所示，其中，“Item 1”～“Item 5”分别保存着最近打开的5个工作簿信息。设置为“0”后，注册表如图1-33所示，最近打开的工作簿信息已被删除，不可恢复。因此，在设置为“0”前，应慎重考虑清楚。

■图1-32　注册表存储的最近打开的5个工作簿信息

■图1-33　最近打开的工作簿信息被删除

注意

打开注册表的方法如下：

选择“开始”→“运行”命令，弹出“运行”对话框。在其中输入“regedit.exe”后单击“确定”按钮。

1.2　个性化设置Excel

本节以个性化为主线，通过对Excel选项的各项设置，使用户自己的工作簿更具特色，操作更方便，并通过必要的设置提高工作效率。通过本节的学习，使用户明白Excel虽是一个通用软件，但仍然可以根据用户的不同需求，定制许多个性化的设置。

疑难9　如何设置新建工作簿的初始字体

某用户对Excel默认的字体不满意，每次新建工作簿都要重新设置字体，想让新建的工作簿默认使用“仿宋”字体。

解决方案

在“Excel选项”对话框的“常规”选项中设置字体，再重新启动Excel，使设置生效。

操作方法

※设置新建工作簿的初始字体※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“常规”选项，在“使用的字体”下拉列表框中选择“仿宋”选项，再单击“确定”按钮，如图1-34所示。

■图1-34　设置新建工作簿的默认字体

步骤3　在弹出的重新启动Excel提示对话框中单击“确定”按钮，如图1-35所示。

■图1-35　重新启动Excel使更改的默认字体生效

步骤4　重新启动Excel，使设置生效，结果如图1-36所示，选定任意单元格，都使用了“仿宋”字体。

■图1-36　新建的工作簿使用了更改后的字体

知识扩展

※设置新建工作簿的默认字号※

同样可以更改新建工作簿的默认字号大小，方法是：

在“Excel选项”对话框的“常规”选项中，设置字号后，单击“确定”按钮，再重新启动Excel，使设置生效，如图1-37所示。

■图1-37　更改新建工作簿的默认字号

疑难10　为什么公式下拉复制后计算结果都一样

某用户制作了产品销售表，D3单元格的公式为“=B3*C3”，公式下拉复制后，所有“金额”的计算结果都与D3单元格一样为“700”，如图1-38所示，这样的结果显然是不对的。

■图1-38　产品销售表

解决方案

在“Excel选项”对话框的“公式”选项中，把工作簿计算选项设置为“自动重算”。

操作方法

※自动重算※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“公式”选项，在“计算选项”选项区域下的“工作簿计算”区域中，选择“自动重算”单选按钮，如图1-39所示。

■图1-39　设置工作簿为自动重算

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。设置为“自动重算”后的计算结果如图1-40所示。

■图1-40　自动重算结果

原理分析

※手动重算※

如果用户把“工作簿计算”设置为“手动重算”后，公式下拉复制后，Excel并没有进行计算，因此显示的结果与复制的单元格一样。必须设置为“自动重算”后，才能立即进行计算并显示正确的计算结果。

知识扩展

※在“手动重算”模式下进行计算※

当用户工作簿中公式单元格较多，公式又比较复杂、计算需要较长时间的时候，可以选择“手动重算”单选按钮，以减少等待公式计算的时间。若要计算结果时，可按下功能键【F2】进行计算。

疑难11　如何取消某种单元格错误检查提示

某用户用Excel制作了一份人员名单，其中C列为身份证号码，因为身份证号码超过15位数字，因此设置为文本格式再输入数据，但输入数据后，单元格左上角出现了一个绿色小三角，有碍表格美观，如图1-41所示。现在想取消绿色小三角，以美化表格。

■图1-41　身份证号码单元格出现绿色小三角

解决方案一

打开错误检查选项，并选择“忽略错误”命令。

操作方法

※忽略公式错误检查※

步骤1　选定C2:C10单元格区域，在C2单元格左侧自动出现“错误检查”选项按钮。

步骤2　单击“错误检查”选项按钮，并在弹出的下拉菜单中选择“忽略错误”选项，如图1-42所示，结果如图1-43所示，绿色小三角已经消失了。

■图1-42　在错误检查选项中选择忽略错误

■图1-43　忽略错误后绿色小三角消失了

解决方案二

修改“错误检查规则”，取消对“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”的检查。

操作方法

※“错误检查”选项的设置※

步骤1　单击任意一个含有绿色小三角的单元格。

步骤2　单击“错误检查”选项按钮，并在下拉菜单中选择“错误检查选项”，Excel将自动打开“Excel选项”对话框并定位到“公式”选项。

步骤3　在“错误检查规则”选项区域中，取消勾选“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”复选框，如图1-44所示。

■图1-44　取消对“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”的检查

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

解决方案三

取消后台错误检查。

操作方法

※取消后台错误检查※

步骤1　重复解决方案二的步骤1和步骤2。

步骤2　在“错误检查”选项区域中，取消勾选“允许后台错误检查”复选框。

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

原理分析

在工作表单元格中输入数据后，Excel会自动在后台根据“错误检查规则”进行检查，并对检查出的错误用带颜色小三角进行标识，以达到提醒用户的目的，避免不必要的错误产生。

解决方案一使用的方法，可以暂时取消错误检查标识，但当用户再次编辑单元格后，错误检查标识会再次出现，是治标不治本的方法。

解决方案二是取消了对“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”的检查，影响的是工作簿中所有工作表的单元格，Excel在后台检查时不对“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”进行标识，因此，绿色小三角自动消失。

解决方案三是取消了后台的错误检查，因此，对于任何错误都不知道，也将无法进行标识。

知识扩展

※更改“错误检查”中标识错误的颜色※

用户可根据自身喜好更改标识错误的颜色，操作方法如下：

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“公式”选项，在“错误检查”选项区域的“使用此颜色标识错误”下拉列表中选择一种颜色，如图1-45所示。

■图1-45　更改标识错误的颜色

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

疑难12　如何设置文件默认的保存类型

某Excel 2010用户为使自己制作的文件能够方便地与其他Excel 2003用户进行文件交互，需要把文件都保存为Excel 97-2003工作簿格式，希望每次保存时，“保存类型”下拉列表框中都能自动使用“Excel 97-2003工作簿(*.xls)”，而不用每次都需要用户手动选择“保存类型”。

解决方案

在“Excel选项”对话框的“保存”选项中设置文件的保存类型。

操作方法

※设置文件默认的保存类型※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“保存”选项，在“将文件保存为此格式”下拉列表框中，选择“Excel 97-2003工作簿(*.xls)”选项，如图1-46所示。

■图1-46　设置文件默认的保存类型

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

通过上述设置后，当用户新建工作簿保存时，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中，会自动选择“Excel97-2003工作簿(*.xls)”选项，如图1-47所示。

■图1-47　自动选择的保存类型

疑难13　如何设置文件默认的保存位置

某用户在制作Excel文件后，大部分文件都需要保存在“D:\MyFiles”目录下，但每次打开“另存为”对话框时，都定位到“我的文档”文件夹，如何在每次打开“另存为”对话框时，都能定位到“D:\MyFiles”文件夹，节省用户更改保存目录的时间呢？

解决方案

在“Excel选项”对话框的“保存”选项中设置“默认文件位置”。

操作方法

※设置文件默认的保存位置※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“保存”选项，在“默认文件位置”文本框中输入文件夹的完整路径“D:\MyFiles”，如图1-48所示。

■图1-48　设置文件默认的保存位置

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

通过上述设置后，当用户保存新建工作簿时，“另存为”对话框的保存路径将自动定位到“D:\MyFiles”目录下，如图1-49所示。

■图1-49　文件自动保存到指定的目录下

知识扩展

如果在“默认文件位置”文本框中输入文件夹的完整路径，单击“确定”按钮后，Excel弹出如图1-50所示的对话框，则说明该文件夹不存在，用户应该先建立对应的文件夹再设置。

■图1-50　提示找不到用户设置的默认保存目录

设置“文件默认的保存位置”后，如果用户单击快速访问工具栏（QAT）中的打开按钮，“打开”对话框也能自动定位到指定的目录下，如图1-51所示。

■图1-51　打开对话框也定位到指定的文件夹

疑难14　如何修改按下【Enter】键后活动单元格的移动方向

某仓库管理员制作了“材料出库表”，如图1-52所示。在输入记录时必须逐条完整输入，即逐列输入每条记录，如A2单元格输入后，接着输入B2单元格，依次类推。但在输入A2单元格数据后按下【Enter】键时，活动单元格就下移到A3单元格，而用户想要的结果是，输入A2单元格数据按下【Enter】键后，活动单元格就右移到B2单元格，方便数据录入。

■图1-52　材料出库表

解决方案

在“Excel选项”对话框的“高级”选项中，设置按【Enter】键移动方向为“向右”。

操作方法

※设置按下【Enter】键后活动单元格移动的方向※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“高级”选项，在“编辑选项”选项区域的“方向”下拉列表中，选择“向右”选项，如图1-53所示。

■图1-53　设置按下【Enter】键后单元格的移动方向

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

知识扩展

※【Shift】键在移动单元格中的作用※

不论【Enter】键的移动方向设置为哪个方向，按【Shift+Enter】组合键总是与【Enter】键的移动方向相反。而按下【Tab】键总是向右移动一个单元格，【Shift+Tab】组合键总是向左移动一个单元格。

疑难15　如何添加自定义序列列表

张三在工作中经常要用英文字母A～Z序列，每次都要手动输入26个字母，想实现像在单元格输入“星期一”后，单元格下拉就可以填充“星期二……星期日”序列，即在单元格输入“A”后，下拉就可以填充“A～Z”序列。

解决方案

编辑自定义列表，添加英文字母自定义序列。

操作方法

※添加“自定义列表”※。

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“高级”选项，再单击“常规”选项区域下的“编辑自定义列表”按钮，如图1-54所示。

■图1-54　编辑自定义列表

步骤3　在弹出的“自定义序列”对话框中，选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，在“输入序列”文本框中输入“A,B,C,D,E,F,G,H, I,J,K,L,M,N,O,P, Q,R,S,T,U,V,W,X,Y,Z”，单击“确定”按钮，如图1-55所示。

■图1-55　添加自定义序列

注意

字母间应用半角逗号隔开。

步骤4　在返回的“Excel选项”对话框中单击“确定”按钮，关闭对话框。

添加自定义序列后，用户在A1单元格输入“A”，选定A1单元格，按住鼠标左键，拖动填充柄下拉，单元格将自动填充26个英文字母的循环序列，如图1-56所示。

■图1-56　填充A～Z的循环序列

原理分析

添加自定义序列后，用户就可以像使用Excel内置的序列一样，进行下拉填充序列。

知识扩展

※删除添加的“自定义序列”※

自定义序列列表保存在本地电脑中，而不是该Excel文件中，因此，在本地电脑编辑任何Excel文件，都可以使用该序列。

Excel内置的序列不可以删除，但自定义序列如果不再使用，可以删除，删除步骤如下：

步骤1　重复本疑难步骤1和步骤2，打开“自定义序列”对话框。

步骤2　在“自定义序列”列表框中选定自定义的序列，单击“删除”按钮，如图1-57所示。

■图1-57　删除自定义的序列

步骤3　在弹出的删除自定义序列警告对话框中，单击“确定”按钮，完成自定义序列的删除，如图1-58所示。

■图1-58　删除自定义序列警告对话框

步骤4　之后在返回的“自定义序列”对话框中单击“确定”按钮，返回到“Excel选项”对话框中，再单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

疑难16　如何在输入数据后自动添加小数点

某采购员制作了蔬菜价格表如图1-59所示，单价一般都带有2位小数点，为了使数据输入更快捷和方便，想设置为不输入小数点，而使输入数字按【Enter】键后，数字自动缩小100倍，即插入2位小数点，如输入“45”，结果为“0.45”。

■图1-59　蔬菜价格表

解决方案

在“Excel选项”对话框的“高级”选项中，设置自动插入2位小数点。

操作方法

※自动插入小数点※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“高级”选项，选中“编辑选项”选项区域下的“自动插入小数点”复选框，并将“位数”设置为“2”，如图1-60所示。

■图1-60　设置自动插入2位小数点

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

原理分析

设置为自动插入2位小数点后，输入的数据将自动缩小为10的2次方，即100倍，因此就自动插入了2位小数点。

知识扩展

位数也可以设置为负数，正数为小数点向左移动的位数，负数为小数点向右移动的位数，如设置为“-3”，则小数点向右移动3位，输入“12”，结果为“12000”。

疑难17　如何显示或隐藏所有批注

总公司制作了2009年度人员机构报表（部分），如图1-61所示，对每个项目使用批注进行填报说明。分公司人员接到报表后，想在填报时隐藏所有批注，不清楚的地方再显示所有批注查看说明，如果逐个批注进行隐藏或显示，显然费时又费力，想用一种方法可以一次性隐藏或显示所有批注。

■图1-61　2009年度人员机构报表

解决方案

选择“开始”→“编辑”命令，在“查找和选择”下拉菜单中选择“选择窗格”选项，然后在弹出的面板中单击“全部显示”或“全部隐藏”按钮。

操作方法

※批量显示或隐藏批注※

步骤1　选择“开始”→“编辑”命令，在“查找和选择”下拉菜单中选择“选择窗格”选项，如图1-62所示。

■图1-62　打开选择窗格

步骤2　在弹出的“选择和可见性”面板中单击“全部显示”或“全部隐藏”按钮，可全部显示或隐藏所有批注，效果如图1-63和图1-64所示。

■图1-63　全部显示所有批注

■图1-64　全部隐藏所有批注

原理分析

Excel 2010支持用户一次性显示或隐藏所有批注，只需单击一下相应的命令按钮即可，方便用户操作。

知识扩展

※批注的排序※

选定某个批注（Comment 1～Comment N），再单击选择窗格中“重新排序”的上升按钮或下降按钮，可对选定的批注进行相应的排序。

疑难18　如何使Excel不输入“=”号也能计算

许多Excel用户在进行简单的四则运算时，不喜欢使用传统的计算器，而使用Excel单元格作为计算器。输入“=”号+计算式进行计算，比使用计算器方便，而且不用随身携带。但有些“懒人”还想拥有更简便的方法，不想输入“=”，直接输入计算式进行计算。

解决方案

转换Lotus 1-2-3公式，在单元格中不输入“=”号也可以计算。

操作方法

※转换Lotus 1-2-3公式※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“高级”选项，再选中“Lotus兼容性设置”选项区域的“转换Lotus 1-2-3公式”复选框，如图1-65所示。

■图1-65　转换Lotus 1-2-3公式

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

通过上述设置后，当用户在C1单元格中输入计算式“99*99”，按下【Enter】键，单元格将显示出计算结果“9801”，编辑栏中可以看到Excel自动在计算式前添加了“=”号，如图1-66所示。

■图1-66　输入计算式后自动在前面添加“=”号

原理分析

Lotus 1-2-3是莲花发展有限公司（Lotus Development Corp.）开发的电子表格软件，直到Excel 2010，微软始终没有忘记做到与Lotus 1-2-3的兼容，保留着Lotus 1-2-3的某些功能和Lotus 1-2-3用户的输入习惯，不用输入“=”号，就是Lotus 1-2-3的功能。

知识扩展

Lotus 1-2-3出现于1983年，由Lotus（莲花公司）出品，可以将表格计算、绘图、数据库分析等功能集于一身，因此获得了巨大的成功，曾经风行一时。直到微软公司推出Excel 7.0以后，Lotus 1-2-3终于承认兵败，目前该公司已被IBM收购。

疑难19　如何在自定义快速访问工具栏中添加只属于某工作簿的按钮

某银行业务部门职员李四，每月都要汇总各基层营业所报送的不良借款扣罚清单，汇总时要求所有营业所报送的表格结构格式必须一致，否则无法汇总，但有的营业所报送的表格结构不相同，如图1-67所示。由于列数（标题项目）较多，难于频繁切换工作表进行核对，因此，想在快速访问工具栏（QAT）中添加“照相机”命令进行照相再核对，但不想影响其他工作簿的QAT，所以“照相机”只能在该工作簿中显示命令。

■图1-67　营业所报送的不良借款扣罚清单

解决方案

在快速访问工具栏中添加用于该工作簿的“照相机”命令。

操作方法

※添加特定工作簿的按钮※

步骤1　单击“自定义快速访问工具栏”图标，打开“自定义快速访问工具栏”下拉菜单。选择“其他命令”选项，如图1-68所示，将自动打开“Excel选项”对话框，并定位到“快速访问工具栏”选项。

■图1-68　自定义快速访问工具栏命令

步骤2　在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”选项，在“命令”列表框中找到并选择“照相机”选项。

步骤3　在“自定义快速访问工具栏”下拉列表框中，选择“用于‘如何在自定义快速访问工具栏添加只属于某工作簿的按钮？.xlsx’”选项（假设本工作簿名为“如何在自定义快速访问工具栏添加只属于某工作簿的按钮？.xlsx”）。

步骤4　单击“添加”按钮，把“照相机”命令添加到右侧列表框中，如图1-69所示。

■图1-69　在自定义快速访问工具栏中添加只属于某工作簿的按钮

步骤5　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。“照相机”命令就添加到该工作簿的QAT，中，如图1-70所示，而其他工作簿中并没有该命令，新建一个工作簿，QAT如图1-71所示，没有“照相机”命令。

■图1-70　“照相机”命令已添加至QAT中

■图1-71　其他工作簿的QAT没有“照相机”命令

步骤6　选定工作表“Sheet1”的标题行A2:M2单元格区域，再单击QAT的“照相机”命令。

步骤7　单击“Sheet2”工作表标签，在A3单元格下方单击，工作表“Sheet1”的标题行A2:M2单元格区域，将被照相为图片粘贴到“Sheet2”工作表A3单元格下方，用户可以很方便地进行核对，如图1-72所示。

■图1-72　把标题行照相到其他工作表中

知识扩展

1．“快速访问工具栏”英文全称为“QuickAccess Toolbar”，简称为“QAT”。

2．如果不能确定某个命令在哪个选项卡，可以在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“所有命令”选项。“所有命令”列表框中的命令按拼音排序，方便用户查找。

3．使用“照相机”命令生成图片的颜色和内容，能自动随被照相的单元格区域的改变而改变。

1.3　练习与思考

如何使用户输入单元格的数字自动扩大100倍，如输入15，结果为1500？

第2章　打印

使用Excel的用户都知道，制作的表格一般都需要打印出来，如人事报表、统计报表、工资表等，因此，打印是学习Excel必须掌握的知识，本章主要介绍Excel中页面页脚的设置、缩放打印及如何插入和取消分页符。通过本章的学习，用户可以轻松自如地进行打印设置。

2.1　分页

在打印时，有时候需要在某个行或列处强行分页，这就需要用到Excel的分页功能，本节将主要介绍如何在Excel中进行插入或删除分页符。

疑难20　如何强制在某个单元格处重新开始分页打印

某Excel用户制作了4个人的简历表，如图2-1所示。在打印时，4个人的简历表都挤在了同1个页面上，但用户要求每个人必须分开打印，即每个人各占用一页打印。

■图2-1　未分页前的简历表

解决方案

在要分页的左上角单元格中插入分页符后再打印。

操作方法

※手动分页打印※

步骤1　选定要分页的左上角单元格E5。

步骤2　选择“页面布局”选项卡，在“页面设置”组的“分隔符”下拉菜单中，选择“插入分页符”选项，如图2-2所示。

■图2-2　插入分页符

插入分页符后，工作表中以E5单元格的左边框和上边框为分隔线，把单元格区域划分为4个区域，用分隔符显示，如图2-3所示。在打印预览中，可以看到，每个人的简历表各分为一页显示，如图2-4所示。

■图2-3　在工作表中显示插入的分页符

■图2-4　插入分页符后的打印预览

原理分析

插入分页符后，Excel将自动按选定单元格的左边框和上边框，将工作表划分为多个打印区域。

疑难21　如何删除某行或某列的手动分页符

某市政府统计机构在统计全市各区、镇的数据时，使用分页符把各区的数据分页打印下发给各区核对，在存档时，不必按区分页打印，因此要删除各区间的分页符，如图2-5所示，要删除第6行和第7行中间的分页符。

■图2-5　各区分页显示的工作表

解决方案

选定单元格区域，再删除分页符。

操作方法

※删除指定的分页符※

步骤1　选择第7行的行号以选定第7行。

步骤2　选择“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在下拉菜单中选择“删除分页符”选项，如图2-6所示。

■图2-6　删除特定的分页符

通过选定行再执行“删除分页符”操作后，该分页符就被删除了，各区间的数据连接在一起，打印预览如图2-7所示。

■图2-7　删除分页符后的打印预览

原理分析

选定单元格后再执行“删除分页符”操作，可删除选定单元格的分页符。

知识扩展

使用此方法删除分页符，只删除活动单元格（ActiveCell）所在的分页符，工作表中的其他分页符不会被删除。

疑难22　如何删除所有的分页符

某公司在发放2009年度年底奖金时，制作了奖金发放表，使用“分类汇总”功能对数据按办事处进行汇总求和，并使用了“每组数据分页”功能使每个办事处结尾处自动插入了分页符，以方便打印给每个办事处发放，如图2-8所示。但财务处转账时要求只要各办事处的汇总数据，而不要明细，因此经办人员单击了分类汇总符号的，以显示各办事处的汇总行进行打印，如图2-9所示。但由于每个办事处都有分页符，无法把汇总行打印在连续的页面上。

■图2-8　年底奖金发放分类汇总表

■图2-9　显示2级分类汇总行

解决方案

使用“重设所有分页符”命令，可删除工作表中所有手动分页符。

操作方法

※删除工作表中所有的手动分页符※

步骤1　选择“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“分隔符”按钮。

步骤2　在下拉菜单中选择“删除分页符”选项，如图2-10所示。

■图2-10　重设所有分页符

通过上述操作后，打印预览的效果如图2-11所示，所有办事处汇总行在同一个页面中显示。

■图2-11　删除所有分页符后的打印预览

原理分析

“重设所有分页符”后，工作表中所有手动分页符（包括分类汇总自动插入的分页符）都将被删除。

2.2　页面设置的详细设定

本节主要介绍“页面设置”对话框中的功能及设置，通过本节的学习，让用户能够熟练掌握如何在“页面设置”对话框中使用打印设置。

疑难23　如何打印每页的标题行

图2-12是某公司的职员花名册，在打印时，只有第1页有标题行，第2页以后都没有标题行，如图2-13所示，不但不美观，也显得制表人不够专业。如果在每页的第1行前插入标题行，不但工作烦琐，而且如果中间有插入或删除行的操作，必须要删除原来的标题行，重新插入一次，用户不知道是否有简便的方法，使得每页打印出来都有标题行。

■图2-12　花名册

■图2-13　花名册打印预览

解决方案

在“页面设置”对话框的“工作表”标签中设置顶端标题行。

操作方法

※设置打印标题行※

步骤1　选择“页面布局”选项卡，单击“工作表选项”组中右下角的对话框启动器按钮，如图2-14所示，以自动打开“页面设置”对话框并定位到“工作表”选项卡。

■图2-14　“页面布局”选项卡

步骤2　在“顶端标题行”文本框中输入“1:1”，如图2-15所示。或在文本框内单击，再选定第1行，文本框中将自动输入“$1:$1”。

■图2-15　设置顶端标题行

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“页面设置”对话框。

通过设置“顶端标题行”后，每页都将自动添加第1行（标题行）进行打印，打印预览效果如图2-16所示。

■图2-16　设置顶端标题行的打印预览

原理分析

工作表打印时，自动将“顶端标题行”编辑框中设置的行添加到每页进行打印，“1:1”表示第1行，如果标题行为第2至第3行，则表示为“2:3”。

知识扩展

※使用名称设置“顶端标题行”※。

也可以使用定义名称的方法添加顶端标题行，如本示例中，可以定义名称“Print_Titles”，公式如下：

定义名称后，Excel也会自动将“顶端标题行”设置为“$1:$1”。同理，在“顶端标题行”输入行号后，Excel也将自动定义名称“Print_Titles”。

有关定义名称的方法请参考第7章。

疑难24　如何只打印工作表中某部分的单元格区域

图2-17是某用户在测试数据时制作的Excel工作簿文件，其中E列和F列是用于辅助计算的单元格，平时打印时不打印辅助区域，只需要打印A1:D10单元格区域。

■图2-17　测试数据表

解决方案一

在“页面设置”对话框中设置“打印区域”。

操作方法

※设置工作表打印区域※

步骤1　选择“页面布局”选项卡，单击“工作表选项”组中右下角的对话框启动器按钮，以自动打开“页面设置”对话框并定位到“工作表”选项卡。

步骤2　在“打印区域”文本框中输入“A1:D10”，如图2-18所示；或在文本框内单击，再选定A1:D10单元格区域，文本框将自动输入“$A1:$D10”。

■图2-18　设置打印区域

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“页面设置”对话框。

原理分析

如果“打印区域”文本框中输入单元格地址（不区分相对引用和绝对引用），则打印时只打印工作表的该部分单元格区域，如果置空，则打印整个工作表。

解决方案二

利用视图管理器隐藏不打印的行和列再进行打印操作。

操作方法

※视图管理器※

步骤1　选择“视图”选项卡，在“工作簿视图”选项组中单击“自定义视图”按钮，如图2-19所示，打开“视图管理器”对话框。

■图2-19　单击“自定义视图”按钮

步骤2　单击“添加”按钮，打开“添加视图”对话框，如图2-20所示。

■图2-20　添加视图

步骤3　在“名称”文本框中输入名称，如“普通”，再单击“确定”按钮。

步骤4　选定E:F列用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”选项，以隐藏E:F列，如图2-21所示。

■图2-21　用右键快捷菜单隐藏列

步骤5　重复步骤1～步骤3，添加名称为“打印”的视图。

步骤6　要打印时，使用步骤1的方法打开“视图管理器”对话框，在“视图”列表框中选择“打印”选项，再单击“显示”按钮，如图2-22所示。在“打印”视图下，工作表的E:F列为隐藏状态，如图2-23所示。

■图2-22　显示某个视图

■图2-23　打印视图下的工作表

步骤7　按【Ctrl+P】组合键或选择“文件”→“打印”命令，再单击“打印”按钮。

注意

平时不打印时，可使用步骤6的方法显示“普通”视图，以显示所有行、列。

使用解决方案一和解决方案二的方法，均只打印A1:D10，打印预览如图2-24所示。

■图2-24　设置打印区域后的打印预览效果

解决方案三

选定要打印的区域后，再使用“打印选定区域”功能进行打印。

操作方法

※打印选定区域※

步骤1　选定A1:D10单元格区域。

步骤2　选择“文件”→“打印”命令，在“打印活动工作表”下拉菜单中选择“打印区域”选项，再单击“打印”按钮，如图2-25所示。

■图2-25　打印选定区域

注意

解决方案仅适用于当次打印，下次再打印时，需使用同样的步骤进行打印，而不能直接单击“快速打印”命令进行打印。

知识扩展

※使用名称设置打印区域※

与疑难23相同的是，可以使用定义名称的方法设置打印区域，定义名称“Print_Area=打印区域! $A$1:$D$10”，与在“页面设置”对话框中设置打印区域的效果一样。

疑难25　如何在页眉或页脚中插入图片

图2-26是Excel技巧网（www.exceltip.net）2009年12月优秀会员、优秀版主评比表，现在想把图2-27所示的图片插入到工作表页眉中，使打印出的表格更加美观和专业。

■图2-26　优秀会员、优秀版主评比表

■图2-27　要插入页眉中的图片

解决方案

在自定义页眉中，插入已保存在电脑里的图片。

操作方法

※在页眉或页脚中插入图片※

步骤1　选择“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中右下角的对话框启动器按钮，以自动打开“页面设置”对话框。

步骤2　选择“页眉／页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”按钮，如图2-28所示。

■图2-28　“页面设置”对话框

步骤3　将鼠标指针放在“中”列表框上单击，再单击插入图片按钮，如图2-29所示。

■图2-29　页眉对话框

步骤4　在弹出的“插入图片”对话框中，找到要插入的图片（本示例为Hedar.png），再单击“插入”按钮，如图2-30所示。插入图片后，“页眉”对话框的“中”列表框中将显示“&[图片]”，如图2-31所示。

■图2-30　选择要插入到页眉的图片

■图2-31　插入图片后的页眉对话框

步骤5　单击“确定”按钮，关闭“页眉”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“页面设置”对话框。

通过上述操作后，图片Hedar.png就插入到页眉中，图2-32所示的是插入后的打印预览。

■图2-32　页眉中插入图片后的打印预览效果

原理分析

Excel 2010允许用户在页眉和页脚中插入电脑中已存储的图片。

知识扩展

※解决页眉或页脚中的说明文字太多的问题※

如果页眉或页脚中的说明文字太多，可以把说明文字复制为图片，再插入到页眉或页脚中。

疑难26　如何能不打开页面设置而快速设置页眉或页脚

某公司在发放2009年奖金时制作了如图2-33所示的发放清单，为了使表格打印出来更加美观，想在每页添加“2009年奖金发放清单”的页眉，为提高办事效率，在不打开“页面设置”对话框的情况下，能否快速设置？

■图2-33　奖金发放清单

解决方案

在“页面布局”视图下，可以不打开“页面设置”对话框而快速设置页眉和页脚。

操作方法

※“页面布局”视图的使用※

步骤1　选择“视图”选项卡，单击“工作簿视图”组中的“页面布局”按钮，如图2-34所示。

■图2-34　使用页面布局视图

步骤2　再单击“单击可添加页眉”文本框，如图2-35所示。

■图2-35　在页面视图中添加页眉

步骤3　在文本框中直接输入要添加的页眉内容“2009年奖金发放清单”，结果如图2-36所示。

■图2-36　添加页眉后的奖金发放清单

原理分析

Excel 2010允许用户在“页面布局”视图下，直接添加页眉和页脚，而不用打开“页面设置”对话框，方便了用户的操作，提高了工作效率。

知识扩展

当用户单击激活“页眉”或“页脚”文本框后，功能区域将增加“页眉和页脚工具”菜单，单击显示该菜单命令后，可对页眉和页脚进行更详细的设置，如图2-37所示。

■图2-37　“页眉和页脚工具”菜单

疑难27　如何在Excel中取消首页的页眉页脚

图2-38所示是某公司的材料出库清单，为了让打印出来的效果每页都有“材料出库清单”字样，用户设置页眉，但打印出来后，首页就出现了两行“材料出库清单”，如图2-39所示，看起来很不雅观。用户不知道如何取消首页的页眉，而保留其他页的页眉。

■图2-38　材料出库清单

■图2-39　设置页眉后首页出现两行相同文字

解决方案

在“页面设置”对话框中的“页眉／页脚”选项卡中设置“首页不同”，可取消首页的页眉和页脚。

操作方法

※取消首页的页眉页脚※

步骤1　选择“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中右下角的对话框启动器按钮，打开“页面设置”对话框。

步骤2　选择“页眉／页脚”选项卡，在其中选中“首页不同”复选框，单击“确定”按钮，如图2-40所示。

■图2-40　设置页眉“首页不同”

通过上述设置后，首页不显示页眉，而保留了其他页的页眉，打印预览效果如图2-41所示。

■图2-41　首页不显示页眉的效果

疑难28　如何设置起始页码不是1

图2-42所示是球宇有限公司2009年度的职员花名册，其中，第1行和第2行要打印为封面，已在第3行前插入分页符，在页脚中插入页码，并使用疑难27的方法设置为首页不显示页码，但第1页的花名册显示为“第2页，共3页”，如图2-43所示。这样不符合用户的需求，用户要求花名册显示的页码和页码总数应不包含封面，即页码和总页数必须都减1显示。

■图2-42　职员花名册

■图2-43　页码显示不符合用户需求

解决方案

在自定义页眉时，把页眉代码“&[页码]”和“&[总页数]”改为“&[页码]－1”和“&[总页数]－1”，可使页码和总页数都减1。

操作方法

※设置起始页码不是1※

步骤1　选择“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中右下角的对话框启动器按钮，打开“页面设置”对话框。

步骤2　选择“页眉／页脚“选项卡，在“页眉”下拉列表框中，选择“第1页，共?页”选项，再选中“首页不同”复选框，如图2-44所示。

■图2-44　设置页眉

步骤3　单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框。选择“页眉”选项卡，在“中”文本列表框中把“第&[页码]页，共&[总页数]页”改为“第&[页码]-1页，共&[总页数]-1页”，如图2-45所示。

■图2-45　设置页码减1

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“页眉”对话框，再“确定”按钮，关闭“页面设置”对话框。

图2-46所示的是通过上述设置后的打印预览效果，页码和总页数不包含封面页。

■图2-46　页码减1后的打印预览效果

注意

“&[页码]－1”和“&[总页数]－1”中，数字“1”后面都有一个空格，不可缺少。

原理分析

在页眉代码中，“&[页码]”和“&[总页数]”后面添加“－1”后，Excel将自动把页码和总页数减去数字“1”，并将结果显示出来。

知识扩展

※设置首页的不同页眉※

若要设置首页的不同页眉，可在图2-45中的“首页页眉”选项卡中进行设置。

疑难29　如何把页面设置复制到其他工作表中

某公司将各分公司职员2009年防暑降温费制作了如图2-47所示的发放清单，其中“南京”工作表已设置了页眉和页脚，如图2-48所示，现在需要把“南京”工作表设置的页眉和页脚复制到其他分公司的工作表。

■图2-47　各分公司2009年防暑降温费发放清单

■图2-48　南京分公司发放清单设置了页眉和页脚

解决方案

选定组合工作表（工作组），再进行页面设置，可以把活动工作表的页面设置复制到工作组中的其他工作表。

操作方法

※使用工作组复制页面设置※

步骤1　用鼠标右键单击“南京”工作表，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”选项以选定所有工作表，如图2-49所示。

■图2-49　选定全部工作表

步骤2　选择“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中右下角的对话框启动器按钮，打开“页面设置”对话框。

步骤3　不做任何操作，直接单击“确定”按钮，关闭“页面设置”对话框，结果如图2-50所示。

■图2-50　复制页面设置后的打印预览效果

原理分析

在工作组中进行页面设置，可以设置工作组中的所有工作表有相同的页面设置。本示例中，由于活动工作表（即“南京”工作表）已设置了页眉和页脚，因此，打开“页面设置”对话框时，页眉和页脚已设置，用户可以直接单击“确定”按钮，使工作组中所有工作表都具有相同的页眉和页脚。

知识扩展

若要把“页面设置”复制到其中的几个工作表中，可按住【Ctrl】键或【Shift】键，以选定不连续或连续的多个工作表，再打开“页面设置”对话框。

疑难30　如何在每页打印粗外边框线

某单位从系统导出某月份加班工资表，如图2-51所示。为使表格打印出来更加美观，设置了粗外边框线和细内边框线，但打印出来后，第1页下边框和第2页上边框没有加粗，和内框线一样细，不知道如何设置可以打印每页比内框线粗的页边框。

■图2-51　系统导出的加班工资表

解决方案

在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中，设置打印“网格线”。

操作方法

※打印“网格线”※

步骤1　单击“全选”按钮（行号和列标交叉的左上角区域）以全选工作表。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“字体”组中的“边框”下三角按钮，再单击“无框线”按钮，取消工作表中的所有边框线，如图2-52所示。

■图2-52　取消工作表中所有单元格的边框线

步骤3　选择“页面布局”选项卡，单击“工作表选项”组中右下角的对话框启动器按钮，以自动打开“页面设置”对话框并定位到“工作表”选项卡。

步骤4　选中“打印”组中的“网格线”复选框，再单击“确定”按钮，如图2-53所示。

■图2-53　设置打印网格线

通过取消边框线，再设置打印网格线后，打印出来的效果每页都有比内边框线粗的外边框线，结果如图2-54所示。

■图2-54　每页的外边框线都比内边框线粗

原理分析

设置打印“网格线”后，Excel将把网格线打印出来，并在每页打印比较粗的页边框。

疑难31　如何能不打印工作表中的图层对象

图2-55所示是一份用Excel制作的员工简历表，在某些特定时间段的特殊需求下，不想照片被打印出来，只打印单元格的数据内容。

■图2-55　员工简历表

解决方案一

在“页面设置”对话框中，设置使用“草稿品质”打印。

操作方法

※“草稿品质”打印※

步骤1　选择“页面布局”选项卡单击“工作表选项”组中右下角的对话框启动器按钮，以自动打开“页面设置”对话框并定位到“工作表”选项卡。

步骤2　选中“打印”选项区域的“草稿品质”复选框，再单击“确定”按钮，如图2-56所示。

■图2-56　草稿品质打印

“草稿品质”打印的的效果如图2-57所示，工作表中的照片和边框都不会被打印出来。

■图2-57　草稿品质打印效果

原理分析

在“草稿品质”设置下，工作表中的图层对象、边框、填充颜色都会被忽略打印。

解决方案二

设置图片属性为非打印对象（PrintObject=False）。

操作方法

※设置图片的PrintObject属性※

步骤1　用鼠标右键单击图片，在弹出的快捷菜单中选择“大小和属性”选项，如图2-58所示。

■图2-58　设置图片的大小和属性

步骤2　在左侧窗格中选择“属性”选项，取消勾选“打印对象”复选框，再单击“关闭”按钮，如图2-59所示。

■图2-59　设置打印对象属性

设置图片为非打印对象的效果如图2-60所示，图片没有打印出来，但边框依然可以打印。

■图2-60　设置图片打印属性的效果

原理分析

图形对象都有个“打印对象”属性，用户可以根据需要设置是否打印。

知识扩展

※“草稿品质”打印的效果※

使用解决方案二的方法，是更改了图片的“打印对象”属性，只作用于该图片，不影响其他对象的打印效果；而使用解决方案一的方法，是设置了工作表的“草稿品质”打印效果，工作表中所有的单元格填充颜色、边框、图层对象，包括数据透视图、图表、SmarArt图形等都将忽略打印。

疑难32　如何不打印单元格底纹颜色

图2-61所示的表格中，标题行设置了字体颜色和底纹填充颜色，第4和第6行用户也使用了黄色底纹填充进行标识，在打印时，用户不想打印出字体颜色和底纹填充颜色。

■图2-61　添加了单元格底纹颜色的表格

解决方案

在“页面设置”中设置“单色打印”功能，可以解决打印颜色问题。

操作方法

※单色打印※

步骤1　选择“页面布局”选项卡，单击“工作表选项”组中右下角的对话框启动器按钮，以自动打开“页面设置”对话框并定位到“工作表”选项卡中。

步骤2　选中“打印”组中的“单色打印”复选框，再单击“确定”按钮，如图2-62所示。

■图2-62　设置单色打印

单色打印的效果如图2-63所示，单元格底纹不会被打印出来，字体颜色也都是黑色。

■图2-63　设置单色打印后单元格底纹不会被打印

原理分析

在“单色打印”设置下，字体颜色全部使用黑色打印，单元格底纹填充颜色不会被打印出来。

疑难33　如何一次打印工作簿中的所有工作表

某公司2010年第1季度各级别人员每个月工资总额如图2-64所示，用户要把所有工作表都打印出来，不知道如何设置可以一次性把工作簿中的所有工作表都打印出来。

■图2-64　各级别人员工资总额

解决方案

在打印设置中设置为“打印整个工作簿”。

操作方法

※打印整个工作簿※

步骤1　在“文件”选项卡中选择“打印”选项，在“设置”组的第一个下拉列表框中，选择“打印整个工作簿”选项。

步骤2　单击“打印”按钮进行打印，如图2-65所示。

■图2-65　设置打印整个工作簿

从图2-65中可以看出，设置为“打印整个工作簿”后，总页数就变成“共3页”了。

原理分析

设置为“打印整个工作簿”后，可以一次性把工作簿中的所有工作表都打印出来。

知识扩展

※在设置“打印区域”的工作表中打印所有内容※

如果用户设置了打印区域，而又想打印“打印区域”以外的内容，可以在图2-65中选择“忽略打印区域”选项，再单击“打印”按钮。

有关设置打印区域的技巧，请参考疑难24。

疑难34　如何把A4纸页面的内容缩放打印到16K纸中

图2-66所示是“工作人员年度考核登记表”，纸张使用的是A4纸，必须打印出来并装入档案袋，由于档案袋比较小，装不下A4纸，只能装入16K纸，因此，必须把用A4纸制作的“工作人员年度考核登记表”用16K纸打印出来。

■图2-66　用A4纸制作的年度考核登记表

解决方案

改为16K纸，再使用缩放打印功能，“将所有列调整为一页”进行打印。

操作方法

※缩放打印※

步骤1　在“文件”选项卡中选择“打印”选项。

步骤2　在“纸张”下拉列表框中选择“16K”选项（原来为“A4”选项）；在“缩放”下拉列表框中选择“将所有列调整为一页”选项（默认为“无缩放”选项），如图2-67所示。

■图2-67　缩放为16K纸打印

步骤3　单击“打印”按钮。

通过设置后，在图2-67所示的打印预览中，已缩放为两页了，可以用16K纸双面打印装入个人档案袋中。

2.3　练习与思考

图2-68所示是Excel制作的收支表，在“页面设置”对话框中设置了打印区域为“A1:D11”，在不取消打印区域的情况下，如何把E1:F11的“收入累计”和“支出累计”也打印出来？打印预览如图2-69所示。

■图2-68　设置了打印区域的收支表

■图2-69　打印非打印区域内容

第3章　单元格和工作表操作

本章将介绍Excel单元格和工作表的一些常用操作。在进行数据分析处理之前必须将最基础的原始数据的输入、格式化等工作做好，这样才能使后续的分析工作得以顺利进行。在完成数据分析汇总以后，进一步对工作表进行格式美化、排版也是提交报告前的重要步骤。通过本章58个案例演示，读者可以快速入门并学会基本的数据输入、编辑、格式美化等方法。

3.1　复制和粘贴

在平常的实际工作中，复制和粘贴是最为频繁的操作之一，如何提高复制和粘贴的效率是非常重要的。

疑难35　如何多次复制、粘贴相同的文件和图片

某项工作任务中需要多次复制多个文本和图片，而文本和图片放在不同的文件中（或文件夹中），若每次都到不同的文件中去复制则花费很多时间，导致效率不高。

解决方案

使用剪贴板。

操作方法

※剪贴板的使用※

选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的扩展按钮，如图3-1所示，即可显示“Office剪贴板”任务窗格。复制工作表（或其他文档编辑程序）中的目标单元格和图片，可得到如图3-2所示效果。在工作表选择要粘贴的位置后，单击要粘贴的相应项目即可。

■图3-1　调出“剪贴板”

■图3-2　“Office剪贴板”任务窗格

原理分析

※Office剪贴板简介※

Office剪贴板能够暂存Office文档或其他程序复制的多个文本和图形项目，并将其粘贴到另一个Office文档中。如可以复制电子邮件中的文本、工作簿或数据表中的数据、演示文稿中的图形，然后将其全部粘贴到一个文档中。通过使用Office剪贴板，可以在文档中根据需要排列所复制的项目。

Office剪贴板使用标准的“复制”和“粘贴”命令。只需将项目复制到Office剪贴板将其添加到项目集合中，然后就可以随时将其从Office剪贴板粘贴到任何Office文档中。收集的项目将保留在Office剪贴板中，直到退出所有Office程序或者从“剪贴板”任务窗格中将其删除。

知识扩展

※剪贴板可容纳的项目数※

从图3-3所示中可以看出：

■图3-3　剪贴板选项

1．剪贴板可容纳的项目数最多为24个，若超出此限制，则按复制时间的先后次序依次为后来的项目所替换。

2．单击“选项”下三角按钮可以看到，若选择“按Ctrl+C两次后显示Office剪贴板”选项，则下次可以在选择单元格区域或图片等对象后，连续按两次【Ctrl+C】组合键调出Office剪贴板。

疑难36　复制时弹出“不能清除剪贴板”对话框，如何解决

某用户在复制时弹出“不能清除剪贴板”的对话框，如图3-4所示，而无法进行复制和粘贴操作。

■图3-4　不能清除剪贴板提示对话框

解决方案一

重启计算机。

操作方法

※重启计算机以清除剪贴板※

选择Windows“开始”命令单击“关机”右侧的扩展按钮，在菜单中选择“重新启动”选项，重启计算机即可。

原理分析

在退出所有Office程序之后，只有复制的最后一个项目保留在Office剪贴板中。退出所有Office程序并重新启动计算机时，会清除Office剪贴板中的所有项目。

解决方案二

在“命令提示符”窗口中输入相关命令对剪贴板内容进行清除。

操作方法

选择Windows“开始”→“所有程序”→“附件”→“命令提示符”命令，如图3-5所示，打开“命令提示符”窗口。直接输入echo off | clip，按下【Enter】键结束即可。

■图3-5　“命令提示符”窗口

知识扩展

Excel“不能清除剪贴板”的错误，主要是在剪贴板上有大量的内容。不能清除剪贴板对于用户来说，是很不方便的事情。如果需要大量复制的话，不能清除剪贴板就造成无法向剪贴板里写入新的内容。因为剪贴板是用本次复制的内容替换上次复制的内容，如不能清除剪贴板，就无法实现替换的过程，也就无法正常地复制和粘贴了。

疑难37　如何将自定义格式的显示结果转换为真实数据

某生产车间生产编号前缀名为“ABZ2010”的一系列产品，输入时为了方便，将单元格格式自定义为"ABZ2010"000，输入“13”则显示为“ABZ2010013”，显示结果如图3-6所示，现在出于统计产品数量方面的需要，需将该自定义格式的显示结果转换为真实数据。

■图3-6　“ABZ”产品

解决方案

使用剪贴板强大的粘贴功能实现。

操作方法

※将自定义格式的显示结果转换为真实数据※

步骤1　选定A2:A13单元格区域，按下【Ctrl+C】组合键，复制A2:A13单元格区域。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的扩展按钮，在“剪贴板”对话框的“单击要粘贴的项目”列表框中，选择步骤1中复制的项目，如图3-7所示，按图中所示的顺序操作。

■图3-7　“剪贴板”对话框

疑难38　如何将单元格区域复制为图片

如图3-8所示，某单位因工作性质原因在录取人员时遵循以下要求：

■图3-8　身高体重对照表

1．男性身高要求168厘米以上，身高168厘米者，体重不低于49.3公斤；女性身高要求158厘米以上，身高158厘米者，体重不低于40.8公斤。

2．过于肥胖或瘦弱者不能录用。实际体重超过标准体重25％以上者为过于肥胖，实际体重低于标准体重15％以上者为过于瘦弱。

注：标准体重（公斤）＝身高（厘米）－110

为防止他人随意修改表格数据，但又可对其进行修饰美化，需对此表格做进一步处理。

解决方案

将表格复制为图片。

操作方法

※“复制为图片”功能※

步骤1　选定A1:D30单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“复制”按钮，选择下拉菜单中的“复制为图片”选项，弹出“复制图片”对话框。单击“确定”按钮，关闭对话框，如图3-9所示。

■图3-9　复制为图片

步骤2　选定工作表的任意单元格，按下【Ctrl+V】组合键，即可粘贴出如图3-10所示的图片。

■图3-10　复制出的效果

知识扩展

1．除了可以将单元格区域复制为图片外，也可以将工作表中的任意对象（如图片、控件按钮等）复制为图片。

2．如图3-11所示，在复制图片时，“外观”可选择“如屏幕所示”或“如打印效果”选项。

■图3-11　“复制图片”对话框

●当选择“如屏幕所示”单选按钮时，选定的单元格区域范围内所有可见的内容、对象均会复制为图片。“格式”还可从“图片”和“位图”中选择其一，“图片”的质量要比“位图”质量高，一般选择“图片”格式。

●当选择“如打印效果”单选按钮时，因为要复制的效果如打印预览中看到的一样，所以此时“格式”列表中不再区分“图片”和“位图”（“图片”和“位图”选项变为灰色）。

疑难39　如何可以不用照相机实现相同的链接图片效果

在Excel中使用照相机功能可实现图片与单元格区域链接的效果（即单元格区域内容或格式变化时，图片也会相应地改变），但是在使用照相机不频繁的情况下，如何使用其他方法实现图片也能链接到单元格区域的效果呢？

解决方案

使用“粘贴图片链接”实现。

操作方法

※粘贴图片链接※

步骤1　复制需要设置“照相”的区域。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，在其下拉列表中单击“链接的图片”按钮，如图3-12所示，即可插入一张链接到选择区域的图片。该图片的内容及格式会随着单元格区域的改变而改变。

■图3-12　“链接的图片”

3.2　丰富的单元格格式

利用Excel中丰富的单元格格式，可以使相同单元格的内容显示出不一样的“效果”，从而节省大量重复性的文字输入工作，也可利用单元格格式对特定范围的数值、文本进行颜色强调。同时，应用单元格格式时应该注意区分不同的场合。

疑难40　如何将文字颠倒顺序显示

如图3-13所示，在一个名为“反斗星”的游戏中，游戏者需“倒背如流”，将听到的词语或名字颠倒顺序地说出来。为了在裁判时更容易且不出错，要另做一个对照结果（即B列所示效果）。

■图3-13　“反斗星”游戏

解决方案

设置单元格内容的字体及方向。

操作方法

※“@宋体”的设置※

步骤1　复制A2:A6单元格区域内容至B2:B6单元格区域。

步骤2　选择B2:B6单元格区域，如图3-14所示，在“开始”选项卡的“字体”组中的字体文本框中输入“@宋体”，按【Enter】键结束。

■图3-14　字体设置

步骤3　选择“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“方向”按钮，从下拉菜单中选择“向下旋转文字”选项，如图3-15。

■图3-15　设置文字方向

步骤4　调整第2行至第6行刚好为一个文字的高度，选择“开始”选项卡单击“对齐方式”选项区域下的“自动换行”按钮（必要时还要调整列宽）。

原理分析

本例中，关键之处有3点。

1．字体“@宋体”的设置：在字体名称前加“@”是把该单元格中的双字节字符逐个逆时针旋转90度显示的结果（单字节字符不变），因中文属于双字节字符，所以本例中进行步骤2设置后的效果如图3-16所示。

■图3-16　设置“@宋体”后的效果

2．“向下旋转文字”：“向下旋转文字”是指将单元格内容整体（而不是单独对单元格内的每一个字符）顺时针旋转90度，如图3-13所示的A2单元格内容“电脑”若只设置“向下旋转文字”，效果为。本例中，经步骤2和步骤3设置后的效果如图3-17所示。

■图3-17　“向下旋转文字”

3．将图3-17所示结果调整行高使其刚好为一个文字的高度，并在此基础上设置“自动换行”则可达到图3-13中B列所示的效果。

疑难41　如何在Excel中制作打钩的方框

如图3-18所示，某公司人力资源部门在填写表时需要对“学历”项目进行勾选。

■图3-18　员工基本情况表

解决方案

使用Wingdings字体来制作打钩和不打钩的方框。

操作方法

※“Wingdings”字体的使用※

步骤1　将鼠标指针定位到“硕士”右侧，单击“插入”选项卡单击“符号”组中的“符号”按钮，如图3-19所示，弹出“符号”对话框。在其中选择“符号”选项卡，在“字体”下拉列表框中选择“Wingdings”字体；在符号列表中找到“”，单击“插入”按钮。

■图3-19　插入打钩方框

步骤2　将鼠标定位到“本科”右侧，按步骤1的方法，在符号列表中找到“”，单击“插入”按钮并关闭“符号”对话框。

步骤3　选中方框符号“”与“”，调整其字体大小即可。

原理分析

在插入符号时，若选择不同的字体，则会有不同的符号显示，如在“Wingdings”、“Wingdings 2”等字体中能找到多个“奇异”且实用的符号效果。

对于同一个字符，如以“字符代码”为254、“来自”为“符号（十进制）”为例，当选择不同的字体（“Wingdings”和“Webdings”）时，显示效果对比如图3-20所示。

■图3-20　不同字体下的显示效果

知识扩展

实际上，除本例中提及的“Wingdings”字体可以显示打钩方框外，“Wingdings 2”字体也能找到类似的打钩与不打钩的方框符号，如图3-21所示。

■图3-21　“Wingdings 2”字体中的打钩方框

疑难42　如何给汉字标注拼音

某幼儿园老师要教小朋友认识简单的汉字，想对如图3-22所示的几个汉字加上拼音标注以便为以后的学习打下基础，结果如图3-23所示。

■图3-22　没标注“拼音”的汉字

■图3-23　标注“拼音”的汉字

解决方案

使用“拼音指南”对每个汉字进行拼音标注。

操作方法

※拼音指南※

步骤1　单击选中汉字所在单元格区域（即A1:G1），选择“开始”选项卡，单击“字体”组的“拼音指南”按钮。在右侧下拉列表框中选择“拼音设置”选项，弹出“拼音属性”对话框。按如图3-24所示的顺序，设置拼音的“对齐“方式为“居中”，“字形”为“加粗”，“字号”为9，“颜色”为“红色”，单击“确定”按钮，关闭对话框，如图3-24所示。

■图3-24　“拼音属性”对话框

步骤2　单击选中A1:G1单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“字体”组中的“拼音指南”按钮。

步骤3　单击A1单元格（即汉字“我”所在单元格），选择“开始”选项卡，单击“字体”组中的“拼音指南”按钮。在右侧下拉列表框中选择“编辑拼音”命令，在出现的文本框中输入“我”的拼音“wo”，按下【Enter】键完成对汉字“我”的拼音标注。同样的方法设置其他汉字的拼音。

疑难43　如何在Excel中输入带音调的拼音

对于汉字而言，正确的拼音还离不开音调，即带声调的韵母（阴平、阳平、上声、去声），如图3-25所示，要对词语“我们”进行带声调的拼音标注。

■图3-25　带声调的拼音

解决方案

插入“拉丁语扩充-A”和“拉丁语扩充-B”符号。

操作方法

※输入带音调的拼音※

步骤1　在A1单元格输入“w”后，选择“插入”选项卡，单击“符号”组中的“符号”按钮，在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡。在“子集”下拉列表框中选择“拉丁语扩充-B”字体，在符号列表中找到“ǒ”选项，单击“插入”按钮，完成对“我”的注音，如图3-26所示。

■图3-26　带声调的韵母

步骤2　同步骤1，在B1单元格中输入“m”后，插入字符“ē”再输入“n”，完成对“们”的注音。

疑难44　如何设置表格中表头的倾斜程度

图3-27所示的是某单位几个项目的完成情况，填写的表格只经过简单的排版，显示效果一般。现需对表格的表现形式美化，效果如图3-28所示。

■图3-27　排版前的一般效果

■图3-28　排版后的特殊效果

解决方案

设置文字显示的方向，来实现不同效果的文字排版。

操作方法

※字体对齐方向设置※

步骤1　选中B2:F2单元格区域，用鼠标右键单击该数据区域内的任意单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，弹出“设置单元格格式”对话框。选择“对齐”选项卡，设置“文字”方向为某个角度，如图3-29所示，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图3-29　设置文字方向

步骤2　先调整第2行的行高至合适高度，然后调整B列到F列的列宽至满意为止。

疑难45　如何隐藏不需要显示的区域

如图3-30所示，在统计各地区销售人员的订单金额时，因美观等原因需将原始的订单记录表（E1:I8单元格区域）部分隐藏起来。

■图3-30　订单金额统计表

解决方案

使用自定义数字格式隐藏单元格内容。

操作方法

※自定义数字格式隐藏单元格内容※

步骤1　选定E1:I8单元格区域，按下【Ctrl+1】组合键，弹出“设置单元格格式”对话框。选择“数字”选项卡，再选择“分类”列表框中的“自定义”选项，在“类型”文本框中输入格式代码“;;;”（3个英文分号），如图3-31所示。

■图3-31　隐藏单元格内容

步骤2　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

原理分析

※自定义格式代码分析※

自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。

如图3-32所示，在格式代码中最多可以指定4个部分。这些格式代码是以英文分号分隔的，它们顺序定义了格式中的正数、负数、0和文本。如果只指定两个部分，则第一部分用于表示正数和0，第二部分用于表示负数。如果只指定一个部分，则该部分可用于所有数字。如果要跳过某一部分，则使用分号代替该部分即可。

■图3-32　格式代码的4个部分

本例中，格式代码连续使用3个分号（;;;）则表示跳过了任何一部分，所以文本、数字（正数、负数、0）都将不显示。

知识扩展

1．并不是对于任何值，使用本例中介绍的格式代码均可对其进行隐藏。例如对于由公式产生的#REF!、VALUE!、#NAME?等错误，格式代码（;;;）不能对其进行隐藏。

2．Excel本身已内置了不少的格式代码，可在已有格式代码的基础上进行修改从而可自定义出不同的格式代码以适合特殊需求。如图3-33所示，在“设置单元格格式”对话框中的“数字”选项卡中，选择“分类”列表框中的“日期”选项，在“类型”列表框中选择第一种格式“*2001/3/14”。再选择“分类”列表框中的“自定义”选项，此时从“类型”文本框中可看到格式“*2001/3/14”表示为“yyyy/m/d”。

■图3-33　在已有的格式代码上进行修改

疑难46　如何对手机号码进行分段显示

如图3-34所示，手机号码由11位数字组成，为了增强手机号码的易读性，需将手机号码按3、4、4的位数进行分段隔开，得到如图3-35所示结果。

■图3-34　联系簿

■图3-35　手机号码分段显示

解决方案

使用含有分隔符的自定义数字格式对数字进行分段显示。

操作方法

※自定义数字格式※

步骤1　选择B2:B6单元格区域，按下【Ctrl+1】组合键，在弹出的“设置单元格格式”对话框（见图3-36）中，选择“数字”选项卡，选择“分类”列表框中的“自定义”选项，在“类型”文本框中输入000-0000-0000。

■图3-36　分段显示格式代码

步骤2　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

疑难47　如何让输入的数据以万为单位显示

某大型公司在制作财务报表时，由于数量级别较大，故通常以万为单位来显示数据，如12345显示为1.2345。

解决方案

使用自定义数字格式代码“0!.0000”。

操作方法

※“!”在自定义数字格式中的使用※

步骤1　选中要设置格式的单元格区域，按下【Ctrl+1】组合键，弹出“设置单元格格式”对话框（见图3-37）。选择“数字”选项卡，选择“分类”列表框中的“自定义”选项，在“类型”文本框中输入格式代码：

■图3-37　以“万”为单位显示数据

步骤2　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

原理分析

本例的关键在于格式代码

的使用。此代码的作用在于可使数字显示为原来的万分之一。

在此格式代码中，点号（.）并不是真正的小数点，只是一个特定符号，所以要用英文状态下的感叹号（!）来强制显示这个点。

知识扩展

本例中使用的格式代码也可写成：

其中，句点（.）两边的双引号与感叹号（!）类似，也有强制显示的作用。

若以万为单位显示时只显示一位小数，可以使用格式代码：

或

两个格式代码的原理类似，均表示：

显示2位（2个0），其中点号（.）后面1位，其余的放在点号前面，最后一个逗号（,）强制把数字缩小1000倍。如1234567显示123.5，先把数字缩小1000倍为1234.567，四舍五入后为1235，点号后面一位是5，其余的放点号前面，结果就为123.5了。

疑难48　如何对不同范围的数值使用不同颜色进行区别

在某项统计工作中，需要对正数、负数、0使用不同的颜色加以区别（如指定正数显示为蓝色，负数显示为红色，0显示为黄色），以便更好地对数据进行整理分析。

解决方案

在自定义数字格式中使用颜色。

操作方法

※在自定义数字格式中使用颜色※

步骤1　选择要设置颜色的单元格区域，按下【Ctrl+1】组合键，弹出“设置单元格格式”对话框（见图3-38）。选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本输入框中输入格式代码：

■图3-38　在格式代码中使用颜色

步骤2　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

原理分析

※自定义单元格格式颜色代码※

在自定义单元格格式颜色的应用中，颜色的表示方式有两种。

1．直接采用颜色名称。[颜色名称]如本例中，指定正数显示为蓝色，负数显示为红色，0显示为黄色，应用到了格式代码：

Excel能够识别的颜色名称有以下8种：[黑色]、[蓝色]、[青色]、[绿色]、[洋红]、[红色]、[白色]、[黄色]。

2．采用颜色代码。[颜色N]，其中N为1～56的整数，代表56种颜色。如本例的格式代码还可定成：

知识扩展

图3-39为1～56种颜色与代码的对应表。

■图3-39　颜色代码1～56对应表

疑难49　如何快速输入性别

图3-40所示为在录入员工档案信息时如何快速在性别列输入“男”或“女”（只要单元格显示为“男”或“女”即可）。

■图3-40　员工档案信息表

解决方案

在格式代码中使用条件判断，根据单元格的内容显示不同的性别。

操作方法

※设置特定数字显示为特定字符※

步骤1　选定“性别”列单元格区域（如I2:I500），按下【Ctrl+1】组合键，弹出“设置单元格格式”对话框（见图3-41）。选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本输入框中输入格式代码：

■图3-41　自定义“性别”格式代码

步骤2　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

原理分析

在Excel中，可以对单元格内容判断后再设置格式代码，但需注意几点：

1．由于自定义格式中最多只有3个数字字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。

2．条件要放到方括号中，必须进行简单的比较。

3．创建条件格式可以使用6种逻辑符号来设计一个条件格式，分别是＞（大于）、＞＝（大于等于）、＜（小于）、＜＝（小于等于）、＝（等于）、＜＞（不等于）。

如本例中，代码

表示若单元格的值为1时，则显示“男”；若单元格的值为0时，则单元格显示为“女”。

借助此格式，在“性别”列输入1或0即可显示“男”或“女”，在数据录入速度方面会有所提高。

疑难50　如何输入身份证号码

某公司刚入职秘书在录入员工信息时，发现当录入18位纯数字的身份证号码会出现后面3位数字均为0的情况。经查证，Excel支持的有效数值型数字长度为15位，超过15位的数字会被0代替，那么，如何在Excel中输入18位身份证号码呢？

解决方案一

在输入18位身份证号码前，先输入一个英文状态下的单引号（'）即可。

原理分析

本方案中，单引号（'）的作用是强制将数值型数据转化为文本格式。

解决方案二

在输入18位身份证号码前，先设置单元格格式为“文本”。

操作方法

※超过15位数字的输入方法※

步骤1　选中要输入身份证号码的单元格区域，按下【Ctrl+1】组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，如图3-42所示。选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“文本”选项。

■图3-42　设置单元格为“文本”格式

步骤2　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

疑难51　如何快速录入标段里程

DK常用于铁路、公路标段里程。DK表示施工设计时采用的里程，是Distance Kilometer的简写，区别于竣工里程（建设项目竣工后统一丈量的里程一般用K表示）。如：2010年在建时速200km/h汉宜（汉口—宜昌）铁路客运专线标段中，DK93+350.26表示自起始点汉口开始93350.26m处的里程。那么，如何快速录入类似“DK93+350.26”形式的里程数据呢？如实现如图3-43所示的效果，输入A列数据，即可显示为对应C列中的显示效果。

■图3-43　快速录入标段里程

解决方案

设置数字自定义格式。

操作方法

※自定义格式添加特定字符※

步骤1　选中A2:A11单元格区域，按下【Ctrl+1】组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，如图3-44所示选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本输入框中输入"DK"0+000.00。

■图3-44　自定义以“DK”开头的数字格式

步骤2　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

原理分析

本例关键在于数字自定义格式"DK"0+000.00的运用。首先，DK是前缀，需使用英文状态下的双引号引起来，即写"DK"；再者，以千米为界限将录入的数据用加号（+）隔开，即千米以上为0+000.00的前半部分（0），不足一千米则是后半部分（000.00）。合起来写即为"DK"0+000.00。

3.3　快速美化单元格

在对Excel工作表进行排版工作时，美化单元格是一项常见任务，如何快速完成此项任务，答案是使用格式刷、单元格样式等工具。

疑难52　如何对不连续区域使用格式刷

在通常情况下，单击“格式刷”按钮只能刷一个连续区域，对于多个不连续区域，应用“格式刷”按钮时则不能使用单击“格式刷”的方法了。

解决方案

双击“格式刷”按钮可以对不连续区域使用格式刷。

操作方法

※连续使用格式刷※

步骤1　选中要复制格式至其他位置的单元格区域。

步骤2　选择“开始”选项卡，双击“剪贴板”组中的格式刷按钮，当鼠标指针变成形状时，在要应用该格式的位置上单击即可。

知识扩展

若要退出连续使用格式刷的状态，只需再次单击“格式刷”按钮或按【Esc】键即可。

疑难53　如何批量修改应用了某一单元格样式的单元格样式

图3-45所示为在某次测验中对于成绩差的分数，任课老师应用了单元格样式“差”对其标识。但该老师认为粉红背景色的强调力不突出，改为红色及有渐变填充效果更好。

■图3-45　测验成绩

解决方案

修改单元格样式。

操作方法

※单元格样式的修改※

步骤1　选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“单元格样式”按钮，在下拉菜单中用鼠标右键单击样式“差”，在弹出的快捷菜单中选择“修改”选项，如图3-46所示。

■图3-46　修改样式

步骤2　在弹出的“样式”对话框中，单击“格式”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框。切换至“填充”选项卡，单击“填充效果”按钮，弹出“填充效果”对话框。在“颜色2”下拉列表框中选择红色，在“底纹样式”选项区域中选择“水平”单选按钮，在“变形”列表框中选择第2行第1个。如图3-47所示，按图示的顺序操作，依次单击“确定”按钮，关闭所有对话框。

■图3-47　设置红色渐变填充效果

最终的效果如图3-48所示。

■图3-48　修改样式后的效果

原理分析

使用单元格样式可以快速完成对单元格区域样式的统一，应用了某一单元格样式的单元格区域也会随着该单元格样式改变而改变。

知识扩展

1．Excel已内置了40多种单元格样式（见图3-49），除了可以修改现有的单元格样式，还可复制、删除已存在的单元格样式（其中，“常规”样式是无法删除的）。

■图3-49　Excel内置的40多种单元格样式

2．工作簿之间的单元格样式相对独立，如删除一个工作簿的内置单元格样式，另外一个工作簿的单元格样式不会因此找不到对应的单元格样式。

疑难54　如何将单元格样式应用到其他工作簿

图3-50所示为由于误操作将某工作簿单元格样式中的样式“好”删除了（与图3-49对比可知），如何将该样式找回？

■图3-50　样式“好”被删除

解决方案

新建工作簿，将新工作簿中的单元格样式“好”复制过来。

操作方法

※合并样式※

步骤1　打开单元格样式不全的工作簿后，按下【Ctrl+N】组合键新建一个工作簿（假设该新工作簿名为“工作簿1”）。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“单元格样式”按钮，在下拉菜单中选择“合并样式”选项，弹出“合并样式”对话框（见图3-51）。在“合并样式来源”列表框中选中“工作簿1”选项，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图3-51　“合并样式”对话框

完成的效果如图3-52所示。

■图3-52　复制其他工作簿样式后的效果

原理分析

由图3-52所示可以看出，“合并样式”是将两个工作簿的单元格样式合并起来，活动工作簿中原有的样式不会被覆盖，没有的则加入到活动工作簿中。

具体到本例，自定义样式“样式1”是不会被覆盖的，原来误删的样式“好”则重新复制到活动工作簿中。

3.4　编辑单元格

本节主要介绍如何根据特殊要求对单元格进行编辑，如几个连续相同内容单元格的批量合并，单元格内如何强制换行，如何正确编辑超链接单元格及批注的一些美化处理等。

疑难55　如何批量合并相同内容的单元格

如图3-53所示，左侧的汇总表需要做进一步整理，即将“地区”列中具有相同内容的单元格合并，做成图3-53所示右侧的报告形式。

■图3-53　分类合并单元格

解决方案

使用分类汇总，然后定位辅助列的空值位置再合并单元格，最后用格式刷刷“地区”列。

操作方法

※分类汇总、格式刷、定位※

步骤1　单击选中表格区域的任意一个单元格，选择“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，如图3-54所示。

■图3-54　“分类汇总”按钮

步骤2　图3-55所示为弹出“分类汇总”对话框。在“分类字段”下拉列表中选择“地区”选项，“汇总方式”任选其一（这里默认为“求和”方式）。在“选定汇总项”列表中，只选中“地区”复选框，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图3-55　“分类汇总”对话框

步骤3　选中B列，选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，单击选择A列，将A列应用格式刷设置为与B列一样。

步骤4　在如图3-56所示（步骤1～步骤3）的结果中，选中A2:A35单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“定位条件”选项，弹出“定位条件”对话框。选择“空值”单选按钮，单击“确定”按钮，如图3-57所示。

■图3-56　前3步骤得到的结果

■图3-57　定位“空值”单元格

步骤5　选择“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮。选中A列，单击格式刷按钮，再选中B列。

步骤6　选中表格区域的任意一个单元格，选择“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框，如图3-58所示。单击“全部删除”按钮，右键单击A列，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项，单击“确定”按钮删除A列。

■图3-58　删除分类汇总

原理分析

本例中关键之处在于：

1．以“地区”为依据对数据列表进行分类汇总，并将“地区”列格式刷至分类汇总后生成的A列汇总列，得到如图3-56所示的结果。

2．利用汇总行将各个不同地区隔开，用“定位空值”的方法定位至汇总行隔开的结果是A2:A4，A6:A11，A13:A16，A18:A25，A27:A30，A32:A35几个区域，然后“合并后居中”。

3．将A列格式刷回至B列后，删除分类汇总以删除汇总行，最后删除多余的A列即达到预定目标。

疑难56　如何根据需要在单元格内强制换行

在制作如图3-59所示的表格时，表头A2单元格“季度／品种”要求为在输入“季度”后输入一个回车符，然后在第二行输入“品种”。和在Word里按下【Enter】键不同，Excel里直接按下【Enter】键会跳至下一个单元格。

■图3-59　制作“换行”表头

解决方案

使用【Alt+Enter】组合键强制换行。

操作方法

※单元格内强制换行※

步骤1　在A2单元格输入“季度”之后，按下【Alt+Enter】组合键强制输入换行符，鼠标定位至第二行，此时输入“品种”。

步骤2　按下【Enter】键确认输入。

原理分析

按下【Alt+Enter】组合键可在单元格输入换行符，以达到单元格内强制换行的目的。

疑难57　如何把单元格内容和格式填充到其他工作表的相同位置中

图3-60所示为在设计好工作表“一车间”的表格（未填写数据）后，需将该表格的内容及格式应用至其他工作表（“二车间”和“三车间”）中去。

■图3-60　生产月报表

解决方案

选定多个工作表后再使用“填充”命令。

操作方法

※操作工作组※

步骤1　选中“一车间”工作表A1:D12单元格区域，右键单击“一车间”工作表，在弹出的快捷菜单中，选择“选定全部工作表”选项。

步骤2　图3-61所示为选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“填充”按钮，在下拉菜单中选择“成组工作表”选项，弹出“填充成组工作表”对话框。选择“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图3-61　填充工作组

原理分析

对于工作表中已存在的单元格内容及格式，可以使用“填充成组工作表”命令将其填充至其他工作表中。

填充时可以只选择“内容”或“格式”，其中“内容”包括单元格公式、数值等，“格式”是指除行高列宽以外的格式，批注在Excel中可看做对象的一种，不在“内容”的范围内。

疑难58　怎样在Excel中输入千分号（‰）

千分号（‰）是平时常用的符号之一，如银行的存、贷款利率，财务报表的各种财务指标等方面都可能精确到千分位，那么如何在Excel中输入千分号（‰）呢？

解决方案

通过插入特殊符号来输入。

操作方法

※输入千分号（‰）※

步骤1　光标定位到要插入千分号（‰）的位置。

步骤2　选择“插入”选项卡，单击“符号”组中的“符号”按钮，弹出“符号”对话框，如图3-62所示。在“子集”下拉列表框中选择“广义标点”选项，在下面的列表框中找到并单击“‰”，再单击“插入”按钮，关闭对话框。

■图3-62　“符号”对话框的“广义标点”子集

知识扩展

1．除了使用插入“符号”的方法插入千分号外，还可使用【Alt】键加数字键的方法，即按住【Alt】键，，同时在数字键盘中依次输入“137”，之后，松开【Alt】键，即可快速输入千分号（‰）。

2．插入的千分号只用于显示，不可用于计算。如输入公式=1000*5‰，则会弹出如图3-63所示的对话框，提示公式有误。

■图3-63　不能使用千分号进行运算

疑难59　在Excel中如何使用带圈数字

在进行项目细分时需要用到带圈数字，如1～10的带圈数字：①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩。

解决方案

通过插入特殊符号来输入。

操作方法

※输入带圈数字※

以输入带圈数字1（①）为例，选择“插入”选项卡，单击“符号”组中的“符号”按钮，弹出“符号”对话框，如图3-64所示。在“子集”下拉列表框中选择“带括号的字母数字”选项，在下面列表框中找到带圈数字1（①），单击“插入”按钮，关闭对话框。

■图3-64　带圈数字的输入

知识扩展

在Word中，可以使用“带圈字符”输入带圈的数字0～99，而Excel中带圈数字的范围为1～20。其中1～10的带圈数字可用插入“符号”的方法直接找到对应项。

11～20的带圈数字可通过输入Unicode代码切换的方法，在“符号”对话框中实现。以输入⑪为例，其关键之处可参照图3-65所示做法，在“字符代码”文本框中输入“246a”，按下【Alt+X】组合键转换为⑪，将此带圈数字复制出来，然后在Excel表格中粘贴即可。

■图3-65　输入带圈数字11

11～23带圈数字的Unicode代码对应表，如图3-66所示。

■图3-66　带圈数字11～20的Unicode代码

疑难60　如何取消多个单元格中的超链接

如图3-67所示为某一公司的员工电子邮箱地址清单，“电子邮箱”列的邮箱地址为超链接，若不经意单击其中任意一个单元格，则会启动Outlook程序，所以需将列邮箱地址转换为纯文本格式（即单击邮箱地址所在单元格不会启动Outlook程序）。

■图3-67　员工邮箱地址

解决方案一

利用选择性粘贴取消超链接。

操作方法

※取消超链接※

步骤1　复制一个空白单元格（如C1单元格）。

注意

此处“空白单元格”最好是没有输入任何内容，单元格格式为默认状态下的单元格。

步骤2　选中超链接所在的单元格区域（B2:B10），右键单击该数据区域内的任意单元格，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”选项，如图3-68所示，弹出“选择性粘贴”对话框，在“运算”选项区域选中“加”单选按钮，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图3-68　选择性粘贴之“加”

步骤3　对邮箱地址所在单元格区域重新设置边框格式，得到最终结果，如图3-69所示。

■图3-69　去除“超链接”的效果

原理分析

本解决方案的关键在于，利用“选择性粘贴”的“加”运算，将不带有“超链接”功能的空白单元格，对超链接所在单元格区域进行“破坏”格式的方法强制去除超链接，之后再根据需要将已“破坏”的格式修复即可。

解决方案二

使用“清除超链接”命令直接去除超链接。

操作方法

步骤1　选定B2:B13单元格区域。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“清除”按钮，在下拉菜单中选择“清除超链接”选项。

原理分析

图3-70所示为“清除”下拉菜单中的“清除超链接”选项，是Excel 2010新增的功能，执行该命令后，显示的结果如图3-67所示，但实际上已去除超链接的特性，只是没有像方案一那样把格式也清除掉而已。若要连同超链接格式一并清除，则可以选择“删除超链接”选项。

■图3-70　“清除”列表

疑难61　怎样阻止Excel自动创建超链接

在默认情况下，在单元格中输入网址或邮箱地址后，会自动产生一个超链接。在联网情况下，一不小心单击该超链接则会自动启动网页浏览器或Outlook之类的邮件客户端软件，造成不必要的麻烦。

解决方案一

输入网址或邮箱地址后，单击撤销按钮或按下【Ctrl+Z】组合键即可。

原理分析

输入网址或邮箱地址，再按下【Enter】键后，Excel实际上已经进行了两步操作，即输入内容、再插入超链接，因此按下“撤销”按钮后，就撤销了最后插入超链接的步骤。

解决方案二

先输入一个单引号（'）作为引导符，然后输入网址或邮箱。

原理分析

输入单引号（'）后，接着输入的数据被Excel判定为文本，而不是网址或邮箱地址，因此就无法自动生成超链接了。

解决方案三

在“自动更正选项”中进行相关设置。

操作方法

※自动更正设置※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。选择“校对”选项卡，单击“自动更正选项”按钮，弹出“自动更正”对话框。选择“键入时自动套用格式”选项卡，取消勾选“Internet及网络路径替换为超链接”复选框，如图3-71所示。

■图3-71　禁止输入的网址或邮箱转换为超链接

步骤2　单击“确定”按钮，关闭对话框。

疑难62　如何编辑有超链接的单元格

图3-72所示为由于数据录入人员的粗心大意，导致搜索引擎“百度”对应的网址“www.baidu.ocm”拼写有误，正确的网址应为“www.baidu.com”。

■图3-72　修改前的网址

解决方案一

定位到要编辑单元格邻近不含超链接的单元格，然后用方向键选择要编辑的单元格。

操作方法

※编辑超链接单元格※

单击A2单元格，按向右方向键【→】定位至B2单元格，按下【F2】键进入编辑状态，将“ocm”改为“com”即可。

原理分析

在Excel中，按下【F2】功能键即可将光标定位至活动单元格内容的最右侧。本例中，按下【F2】键进入B2单元格后，光标将定位在www.baidu.ocm的右侧，如图3-73所示。

■图3-73　【F2】键定位

解决方案二

单击超链接所在单元格的空白处，再对单元格内容进行编辑。

操作方法

将鼠标指针移至B2单元格空白处（本例中为B2单元格的右侧），当鼠标形状变为时单击B2单元格，定位至编辑栏，将“ocm”改为“com”。

解决方案三

鼠标指针指向超链接所在单元格，单击并按住几秒钟。

操作方法

鼠标指针指向B2单元格超链接处（此时鼠标形状为），单击B2单元格，并按住两三秒至鼠标形状变为，此时按下【F2】键或定位至编辑栏，将“ocm”改为“com”。

疑难63　如何改变批注框的形状

图3-74所示为某公司对2008年销售份额在本行业中的一个分析，B3单元格的批注框形状为默认的矩形，现要改变批注框的形状为椭圆形（或其他形状）。

■图3-74　默认的批注框形状

解决方案

在“快速访问工具栏”中添加“更改形状”命令按钮。

操作方法

※改变批注形状※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。选择“快速访问工具栏”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“绘图工具｜格式选项卡”选项。找到“更改形状”选项，单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，关闭对话框。如图3-75所示，按图示的顺序将“更改形状”按钮添加至快速访问工具栏中。添加成功后，效果如图3-76所示。

■图3-75　添加“更改形状“按钮

■图3-76　“更改形状”按钮

步骤2　选中B3单元格的批注框，使其处于编辑状态，再单击“快速访问工具栏”的“更改形状”按钮，如图3-77所示。在弹出的形状列表框中，单击“基本形状”中的“椭圆”，调整“椭圆”批注框的大小及位置至满意为止。最终效果如图3-78所示。

■图3-77　“更改形状”列表

■图3-78　“椭圆”批注框

疑难64　如何在批注中添加背景图片

仍以疑难63为例，若图3-77所示列表中的形状还不尽人意，可考虑在批注中添加背景图片以增加阅读的趣味性。

解决方案

在“设置批注格式”的“填充效果”中进行相关设置。

操作方法

※在批注中添加背景图片※

步骤1　单击选中B3单元格的批注框，使其处于编辑状态，如图3-79所示。用鼠标右键单击批注框，在弹出的快捷菜单中选择“设置批注格式”选项。

■图3-79　设置批注格式

步骤2　图3-80所示为弹出的“设置批注格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，在“填充”的“颜色”下拉列表框中选择“填充效果”选项，弹出“填充效果”对话框。切换至“图片”选项卡，再单击“选择图片”按钮，弹出“选择图片”对话框。选择一张图片，然后依次单击“确定”按钮关闭所有对话框。

■图3-80　选择图片

最终效果如图3-81所示。

■图3-81　添加图片背景的批注效果

3.5　快速查找与定位

在进行编辑数据与格式化单元格时，常常需使用“查找”、“替换”、“定位条件”等手段对数据进行快速定位，内容清除、替换，突出显示等操作以更好地整理工作表数据。

疑难65　如何清除某特定格式的单元格内容

某实验小组在进行某项实验3次后得到如所图3-82所示的原始数据，但有一些数据存在瑕疵（已用黄色背景色标注），需剔除以进一步分析。

■图3-82　实验的原始数据

解决方案

以黄色背景色为条件查找相关单元格并清除其内容。

操作方法

※按格式查找※

步骤1　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“查找”选项，弹出“查找和替换”对话框，如图3-83所示。单击“选项”、“格式”按钮，弹出“查找格式”对话框。选择“填充”选项卡，在背景色列表中选择“黄色”，单击“确定”按钮。

■图3-83　查找黄色背景色单元格

步骤2　返回“查找和替换”对话框后，单击“查找全部”按钮，按下【Ctrl+A】组合键选中查找到的全部单元格，按下【Delete】键，清除单元格内容。得到如图3-84所示的结果。

■图3-84　剔除瑕疵数据的结果

原理分析

本例中并没有通过查找特定内容来查找相关数据，因为存在瑕疵的数据只是通过人工手动筛选出来并作一定标记，且数值之间并没有共同的查找内容，而以黄色背景色为查找条件则可快速定位到相关的单元格。

如图3-85所示，在“查找和替换”对话框中，单击“选项”按钮后，出现了隐藏的“格式”按钮，在此按钮的下拉列表框中可以看到有“格式”、“从单元格选择格式”、“清除查找格式”3个选项。其中在未选择任何格式前此“清除查找格式”选项为灰色，不可选中。

■图3-85　“查找和替换”对话框的“格式”下拉列表

“格式”选项：相当于本例中直接单击“格式”按钮的操作，不再赘述。

“从单元格选择格式”选项：选中此选项时，鼠标指针会变成形状（类似吸管），此时可以用此“吸管”去选择要查找的格式。如本例中，可将形状鼠标指针移至A3单元格，单击即可“吸取”A3单元格格式。当查找的单元格格式较为复杂（如查找字体为粗体且背景色为红色），或按本例介绍的操作方法进行背景色查找却查找无效时，使用此法查找相应的格式则更方便快捷、奏效。

“清除查找格式”：利用特定格式查找完后，如无其他特殊要求，在进行另外一项查找前清除查找格式显得十分必要。

知识扩展

除使用菜单命令，还可使用【Ctrl+F】组合键快速调出“查找和替换”对话框。

疑难66　如何查找某位用户的所有批注

如图3-86所示，销售人员对各产品的销量情况以批注的形式做出不同级别的评级，现要找出销售人员“赵宏”所有的评级批注。

■图3-86　产品销售情况

解决方案

查找时，在“查找范围”选项中选择“批注”选项。

操作方法

※查找批注※

步骤1　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“查找”选项。

步骤2　弹出“查找和替换”对话框，如图3-87所示。在“查找内容”文本框中输入“赵宏”，单击“选项”按钮。在“查找范围”下拉列表框中选择“批注”选项，单击“查找全部”按钮，即可查找到用户名为“赵宏”的批注，在B4和B11单元格出现。

■图3-87　在“批注”中查找

疑难67　如何查找自定义格式单元格中的内容

如图3-88所示，用自定义格式为辅助，以更方便快捷地输入学号，现需查找学号为“201009004”的单元格。

■图3-88　使用自定义格式输入的学号

解决方案一

在“查找内容”中输入“4”，“查找范围”选择“公式”。

操作方法

步骤1　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“查找”选项。

步骤2　弹出“查找和替换”对话框，如图3-89所示。在“查找内容”文本输入框中“4”，单击“选项”按钮。在“查找范围”下拉列表框中选择“公式”选项。选中“单元格匹配”复选框，单击“查找全部”按钮，即可查找到学号为“201009004”的单元格为A5单元格。

■图3-89　直接通过查找数值查找

解决方案二

在“查找内容”中输入“201009004”，“查找范围”选择“值”。

操作方法

※查找自定义格式的内容※

步骤1　选择“开始”选项卡。单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“查找”.

步骤2　弹出“查找和替换”对话框，如图3-90所示。在“查找内容”文本框中输入“201009004，单击“选项”按钮。在“查找范围”下拉列表框中选择“值”选项。选中“单元格匹配”复选框，单击“查找全部”按钮，即可查找到学号为“201009004”的单元格为A5单元格。

■图3-90　通过自定义格式的显示内容进行查找

原理分析

从本例中可以看出，当“查找范围”为“公式”时，通过“查找和替换”查找得到的是与“编辑栏”里相符的内容；当“查找范围”为“值”时，则查找到的是单元格表面上所显示的“内容”。两者要严格区分，即必须保证两种查询方式中“查找内容”与“查找范围”的对应关系，否则将得不到查询结果。

当选中“单元格匹配”复选框时，查找得到的结果是严格与“查找内容”相符的单元格；若取消勾选此项，则为模糊查找。如本例中“查找内容”为4并选中了“单元格匹配”复选框，则只能查找到“201009004”，而不能查找到“201009044”或“201009444”等。

疑难68　如何在整个工作簿中进行查找

如图3-91所示，某工作簿存放着各车间生产工人的入职信息，现需找到姓名为“丙”的信息，但不知该工人在哪一个车间。

■图3-91　各车间生产工人信息表

解决方案

把“范围”扩至整个工作簿进行查找。

操作方法

※查找范围※

步骤1　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“查找”选项。

步骤2　弹出“查找和替换”对话框，如图3-92所示。在“查找内容”文本框中输入“丙”，单击“选项”按钮。在“范围”下拉列表中选择“工作簿”选项。单击“查找全部”按钮，即可查找到姓名为“丙”的相关信息，在工作表“二车间”的A3:C3单元格区域，如图3-93所示。

■图3-92　在整个工作簿中进行查找

■图3-93　工人“丙”信息所在的工作簿位置

疑难69　如何一次性取消Excel表中的换行符

某财务软件导出数据到Excel表格中后，发现Excel表格中存在许多换行符，并且不可见。为不影响对数据的正常分析处理，需将换行符全部删除。

解决方案

使用替换操作批量删除换行符。

操作方法

※替换换行符※

选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中按【Ctrl+Enter】组合键，“替换为”文本框留空（什么也不用输入）。单击“替换全部”按钮，即可删除全部换行符。

原理分析

在单元格内要强制输入换行符，可以按下【Alt+Enter】组合键（有关此部分内容，请参考疑难56）；而在“查找和替换”对话框中此法行不通，正确的方法是输入【Ctrl+Enter】组合键。两者需要区分开。

知识扩展

若使用台式电脑，“查找和替换”对话框中的换行符还可以按以下方法输入，先按住【Alt】键，再依次按数字小键盘的1、0键，最后松开【Alt】键即可。

注意

一定要使用数字小键盘输入数字，不能使用主键盘的数字键。

疑难70　如何删除单元格中的通配符

某税审软件由于在设计上存在BUG，在导出的某张Excel格式的申报表中有一些单元格出现了英文状态下的“?”，出于美观方面的考虑，需将此“?”删除再打印出来。

解决方案

使用替换操作将“?”删除。

操作方法

※通配符的替换※

步骤1　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“替换”选项。

步骤2　弹出“查找和替换”对话框，如图3-94所示。在“查找内容”文本框中输入“~?”，单击“全部替换”按钮，即可删除工作表中所有的“?”。

■图3-94　替换“?”号

原理分析

在Excel表格的查找和替换操作中，“*”代表所有的字符，“?”代表任意一个字符，通配符前加波浪号“~”，表示查找通配符本身。直接在“查找内容”文本框中输入“*”、“?”是无法实现查找／替换这两个特殊符号的。为此，需要在“*”、“?”前加上“~”，即通过在“查找内容”文本框中输入“~*”和“~?”来分别实现查找／替换“*”和“?”。

知识扩展

由本例可以看出，，因为“~”其本身具有解除通配符的通配性的特殊功能，所以在查找／替换“~”时，在“查找内容”文本框中需输入“~~”，而不能输入“~”。

疑难71　如何批量删除特定字符

某公司人事部工作人员从本公司系统导出人事资料到Excel表格时，发现有多个不明字符（该字符均属同一类型，但既不是换行符，也不是通配符类的符号），可以人工一个一个删除，但效率非常低。

解决方案

复制该不明字符，通过替换为空将其删除。

操作方法

※不明字符的替换※

步骤1　复制该不明字符。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中粘贴步骤1中复制的不明字符，单击“替换全部”按钮，即可删除工作表中所有特定字符。

疑难72　如何指定区域进行替换

如图3-95所示的欠费清单中，“用户姓名”列的两字姓名中间多了一个空格字符，需将其删除，但考虑到“停机时间”列也有空格字符存在，不能在整个工作表中进行空格替换。最终效果如图3-96所示。

■图3-95　用户欠费清单

■图3-96　替换“用户姓名”列空格后的效果

解决方案

选定指定区域后再进行替换操作。

操作方法

※替换指定区域※

步骤1　选中A2:A15单元格区域。

步骤2　按【Ctrl+H】组合键，调出“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入一个空格字符，在“替换为”文本框中不输入任何内容，单击“全部替换”按钮。

原理分析

在Excel中，若只需对某指定区域进查找或替换时，可先选定该区域再进行查找和替换的操作即可。同时需要注意的是，该指定区域是指两个单元格以上的区域，若指定区域为1个单元格，则默认进行工作表全表的查找或替换。

知识扩展

值得注意的是，在查找或替换时，有时会出现图3-97所示或图3-98的警告提示框。此时，考虑一下可能是因为已选定了某个区域而造成查找不到或替换不成功。

■图3-97　查找不到数据

■图3-98　不能替换数据

疑难73　如何快速定位到当前的活动单元格

因需查看工作表下方数据再对某单元格做修改变动，所以拖动垂直滚动条至工作表几百行处，但如此一来使得本来需编辑的活动单元格不可见了。

解决方案一

使用键盘组合键快速定位。

操作方法

※定位活动单元格※

按下【Ctrl+BackSpace】组合键，快速定位到当前活动单元格。

解决方案二

使用“名称框”快速定位。

操作方法

光标定位到名称框，按下【Enter】键快速定位到当前活动单元格。

如图3-99所示，按此操作方法可快速定位至D11单元格。

■图3-99　快速定位到D11单元格（当前活动单元格）

疑难74　如何巧用双击定位到列表的最后一行

如图3-100所示，为某产品一季度每个工作日的产量，生产部长想定位到该表的最后一行（汇总行）看一下一季度的总产量为多少。

■图3-100　生产日报表

解决方案

双击单元格下边框快速定位至最后一行。

操作方法

※使用双击定位※

单击选中B2单元格，将鼠标指针移至该单元格下边框，等鼠标指针变为如图3-101所示的十字箭头时，双击，即可定位至汇总行，如图3-102所示。

■图3-101　双击定位

■图3-102　定位到达的位置图

疑难75　如何突出显示所有包含公式的单元格

如图3-103所示为某公司对华北、华东、华南三大地区的应收账款分析表。现需对表中包含公式的单元格进行突出显示，即对公式所在单元格填充浅蓝色背景色，最终效果如图3-104所示。

■图3-103　应收账款分析表

■图3-104　突出显示包含公式的单元格

解决方案

定位公式所在单元格并填充浅蓝背景色。

操作方法

※定位公式单元格※

步骤1　选中A1:E5单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“公式”选项，即定位到公式所在的单元格区域。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“字体”组中的“填充颜色”按钮，在“标准色”下拉菜单中选择“浅蓝”选项。

知识扩展

本例中，通过定位的方法找到符合条件的单元格并填充背景色。从图3-105中可以看出，“查找和选择”下拉列表框可直接定位到包含有“公式”、“批注”、“条件格式”、“常量”或“数据验证”等的单元格。此外，通过选择“定位条件”选项还可弹出“定位条件”对话框，在此对话框中可找到所有可定位的类型。

■图3-105　可以定位的类型

其中：“定位条件”对话框还可以通过以下方式调出：

1．选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“转到”选项，弹出“定位”对话框。单击“定位条件”按钮，即可调出“定位条件”对话框。

2．按下【Ctrl+G】组合键（或【F5】键），在弹出的“定位”对话框中，单击“定位条件”按钮，即可调出“定位条件”对话框。

3.6　插入与删除

日常工作中常常会根据实际需要添加或减少工作表、行、列，本节介绍一些插入与删除的基本技巧，以及出现不能正常插入操作时，该如何处理的解决方案。

疑难76　如何快速插入工作表

如图3-106所示，在默认情况下，新建一个空白工作簿后会有3个工作表。现在因项目较多，需增加至6个工作表，最终效果如图3-107所示。

■图3-106　新工作簿含有3个空白工作表

■图3-107　工作表增加至6个

解决方案

单击“插入工作表”按钮增加足够多的工作表。

操作方法

※插入工作表※

新建一个工作簿后，如图3-108所示。单击“插入工作表”即可快速插入一个新的工作表，再单击两次则工作表增加至6个，最后修改工作表名称如图3-107所示。

■图3-108　“插入工作表”按钮

知识扩展

可以按下【Shift+F11】组合键插入工作表。但插入的工作表位置在活动工作表左侧。结合本例来说，若使用【Shift+F11】组合键的方法插入工作表，在未更改工作表名称前，其效果如图3-109所示（假设活动工作表为Sheet1）。

■图3-109　使用【Shift+F11】组合键插入工作表

疑难77　如何制作工资条

每个月人事部都会根据如图3-110所示的工资表，制作出如图3-111所示的工资条。

■图3-110　工资表

■图3-111　工资条

解决方案

将工资表表头复制至工资表下方，添加辅助列并排序。

操作方法

※制作工资条※

步骤1　复制工资表A1:K1单元格区域，选中A17:A30单元格区域，按下【Ctrl+V】组合键。

步骤2　在L2单元格输入1，L3单元格输入2，选中L2:L3单元格区域，待鼠标指针变成实心填充柄时向下填充至L16。

步骤3　复制L2:L16单元格区域，选中L17单元格，按下【Ctrl+V】组合键。

步骤4　用鼠标右键单击L2单元格，在弹出的快捷菜单中选择“排序”→“升序”命令，如图3-112所示。用鼠标右键单击L列，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项，得到如图3-111所示的结果。

■图3-112　选择“升序”选项

原理分析

本例的关键之处在于：

1．因本示例中人数为15个，所以复制工资表的表头到工资表下方的14行空行。

2．构造L列辅助列生成一个序列，即L2:L16、L17:L31均为1～15的重复等差数列（应根据记录的多少确定等差数列的最大数，本示例因为是有15个职工工资记录，所以定为15）。

3．使用“升序”命令对步骤1生成的新工资表（A1:K30）做行与行之间的上下错位。

知识扩展

本示例实质上就是要在每个职工之间插入一个标题行，即每隔1行插入1行。

若要每隔1行插入n行，则应将重复的等差数列连续粘贴n次，再做“升序”操作。

疑难78　如何一次插入多行

如图3-113所示，由于项目增加，需在原来的基础上在项目A、D之间插入B、C两个项目记录，最终效果如图3-114所示。

■图3-113　项目表

■图3-114　项目补充

解决方案

先选择多行，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”选项。

操作方法

※多行插入※

单击第3行的行标签并按住左键向下选中第3、4行（整行），用鼠标右键单击选定区域的其中一行，在弹出的快捷菜单（见图3-115）中，选择“插入”选项，此时已插入两行空行（见图3-116）。在A3:A4单元格中输入项目名称，得到如图3-114所示的结果。

■图3-115　右键快捷菜单

■图3-116　插入空行

知识扩展

插入多列也可参照本例的做法，即先选择多列再选择“插入”选项，再单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。

疑难79　如何在一张列表中插入行数间隔不同的空行

某货运公司需根据如图3-117所示的包装箱表，制作出如图3-118所示的标签号。

■图3-117　包装箱表

■图3-118　制作标签号

解决方案

根据每个箱号的箱数插入空行后，使用公式生成标签号。

操作方法

※填充等差系列※

以下操作均在“包装箱”工作表中进行。

步骤1　在C2单元格中输入公式：=C1+B2-1。并向下填充至C7单元格。

步骤2　选中C7单元格，选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“填充”按钮，在下拉菜单中选择“系列”选项，弹出“序列”对话框，如图3-119所示。选择“序列产生在”选项区域的“列”单选按钮；“类型”选项区域默认选择“等差数列”单选按钮；在“步长值”文本框中输入“-1”，“终止值”文本框中输入“0”。单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图3-119　填充序列

步骤3　用鼠标右键单击C1:C31单元格区域的任意单元格，在弹出的快捷菜单中选择“排序”→“升序”命令。单击选中B列，按下【Ctrl+C】组合键，单击选中C列，按下【Enter】键。

至此，步骤1～步骤3得到的结果如图3-120所示。

■图3-120　步骤1至3得到的结果

步骤4　单击选中A列，按下【Ctrl】键的同时单击选中C列，选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“定位条件”选项。弹出“定位条件”对话框。选择“空值”单选按钮，单击“确定”按钮，关闭对话框。输入等号“=”，再按下向下方向键【↓】，按下【Ctrl+Enter】组合键结束。

步骤5　用同步骤4的方法定位至B列“空值”，输入等号“=”，再按下向下方向键【↓】，输入“-1”，按下【Ctrl+Enter】组合键结束。

步骤6　在D1单元格中输入“标签号”，D2单元格输入公式=B2&"/"&C2。将公式填充至D31单元格，单击选中D列，按下【Ctrl+C】组合键。用鼠标右键单击D列，在弹出的快捷菜单中，单击“粘贴选项”选项区域的值按钮，如图3-121所示，删除B、C列。设置好格式后，得到如图3-118所示的结果。

■图3-121　“粘贴选项”的值按钮

原理分析

本例中关键之处在于。

1．通过步骤1～步骤3在每个箱号前插入适当数量的空行（该数量为箱号对应的箱数减1，如箱号为“BXC331”前插入的行数为4＝5－1），其中用到了较简单的公式、序列填充及排序操作。

1）序列填充：从“序列”对话框（见图3-122）中可以看出，“序列”可产生在行或列，“类型”选项区域包括“等差序列”、“等比序列”、“日期”及“自动填充”4种类型。“日期单位”选项区域的各项只有当“类型”为“日期”型时才可用。“步长值”和“终止值”在取消勾选“预测趋势”复选框时才能使用。

■图3-122　“序列”对话框

2）步骤1的公式主要是计算“空位”数量，并通过步骤3的升序操作将步骤2用于“钻空”的序列，填满步骤1中腾出来的“空位”。

2．步骤4、5将A列（“箱号”列）及B、C辅助列的空值单元格填充完整，为步骤6的公式输入做铺垫。其中A、C列是重复下一个单元格式内容，B列为下一个单元格数值减1，最后步骤6中使用公式将B、C列连接起来即为预定目标中的标签号。

1）【Ctrl+Enter】组合键的使用：该组合键可以在选定的区域内输入同一个数值或公式（公式若使用相对引用，则公式结果不同是正常的）。

2）步骤6中为防止删除B、C列导致D列公式出现“=#REF!”类型的公式错误，所以需将“标签号”列的公式值先以数值的形式固定再删除B、C列。

疑难80　如何将某个区域内容移动并插入到指定位置

某研究小组的一个报告撰写者要根据项目明细对如图3-123所示的编号进行重新调整，得到如图3-124所示的结果。

■图3-123　项目编号（整理前）

■图3-124　项目编号（整理后）

解决方案

选择要移动的单元格区域，同时按住【Shift】键移至其他位置。

操作方法

※移动并插入单元格※

选中A10:A13单元格区域后，将光标移至该区域的选择框边界，使之为四向箭头（见图3-125），按住【Shift】键，按住鼠标左键向上移动选定的单元格区域至A5单元格上方（此时在A4与A5单元格之间会有“工字形”虚形框，及“A5:A8”的屏幕提示，见图3-126），松开鼠标左键，即可插入对应的位置。

■图3-125　光标为“四向箭头”

■图3-126　移动区域时的屏幕提示及“工字型”虚形框

原理分析

在Excel中，【Ctrl】键有“复制”的功能，而【Shift】键则有“移动”的功能，按住【Shift】键的同时并拖动区域相当于先剪切后插入。若本例操作过程中直接拖动区域至A5单元格上方，则会将A5:A8的内容替换为A10:A13的内容。

知识扩展

移动过程中的行“工字型”为移动区域可插入的行位置；同理也可移动列“工字型”在指定位置插入列移动区域。

疑难81　如何在插入或删除行时保持编号连续

如图3-127所示，某任课老师设想在录入学生成绩时若在中间插入或删除一行记录，保持编号连续。

■图3-127　成绩录入表（3条记录）

解决方案

插入表并对“编号”列应用公式进行编号。

操作方法

※表、ROW()函数的使用※

步骤1　在A2单元格输入公式=ROW()-1，并将该公式填充至A4单元格（假设此“成绩录入”初始记录只有3条）。

步骤2　单击选中数据表的任意单元格，选择“插入”选项卡，单击“表格”选项组中的“表格”按钮，在弹出的“创建表”对话框中，单击“确定”按钮，关闭对话框，如图3-128所示。

■图3-128　创建表对话框

原理分析

ROW()函数返回公式所在单元格的行号，再利用“表”可以自动扩展公式的特性，从而保证了编号的连续性，即当插入或删除一行记录时，“编号”列的公式始终为行号数减1（= ROW()-1），不会因插入或删除记录时造成编号的重复或缺失。

疑难82　工作表只使用了一小部分为什么无法插入列

在工作表中只使用一小部分的情况下插入一列时，显示如图3-129所示的提示框，单击“确定”按钮，无法正常插入列。

■图3-129　无法插入列提示

解决方案

查看工作表最后一列是否有数据。

操作方法

※清除工作表最后一列的数据※

按下【Ctrl+End】组合键定位到已经使用的最后一个单元格，选择所有看似空白的区域，选择“开始”选项卡，单击“编辑”选项组中的“清除”按钮，在下拉菜单中选择“全部清除”选项（不是删除），然后再保存即可正常插入列。

原理分析

因为有些区域虽看似空白，但实际上已经使用了，如图3-129所示的提示表明最后一列已有数据。

疑难83　为何在所有工作表中插入行或列时均提示“不能将对象移动到表外”

某股票分析员多次使用同一工作簿后，发现在所有工作表中插入行或列时均提示“不能将对象移动到表外”？

解决方案

选定所有工作表，并建立副本复制到新的工作簿中去。

操作方法

※复制工作表至新工作簿※

用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中，选择“选定所有工作表”选项。再次用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中，选择“移动或复制工作表”选项，在弹出对话框的“工作簿”列表中，选择“新工作簿”选项，并选中“建立副本”复选框，然后单击“确定”按钮。

原理分析

出现此种情况，多数是工作簿已损坏的缘故。为了挽救大部分工作成果，可将原有工作簿的工作表一次复制到新工作簿中，即可解决插入行列时，提示“不能将对象移动到表外”的问题。

3.7　工作表的处理

本节中将介绍涉及工作表的处理技巧，如：

1．如何保持工作表的完整性，如工作表的隐藏、可编辑区域的限定等操作。

2．如何处理工作簿的链接、工作簿外部引用等有关问题。

3．介绍不同工作簿视图的应用场合及其他与工作表相关的操作技巧。

疑难84　如何隐藏工作表

某个工作簿包含两个工作表：一是已经整理好的“汇总表”，二是未经整理的“原始数据表”。其中，“汇总表”是由“原始数据表”进一步加工整理而来的。在向领导递交报告时只需上报“汇总表”，而数据分析人员为防止以后还要做某些修改，所以要保留“原始数据表”，但未修改之前想把“原始数据表”隐藏起来。

解决方案

选中“原始数据表”，找到隐藏命令对其隐藏。

操作方法

※隐藏工作表※

步骤1　选择“原始数据表”的工作表标签，以激活该工作表。

步骤2　选择“开始”选项卡，在“单元格”组中的“格式”下拉菜单中，选择“可见性”→“隐藏和取消隐藏”→“隐藏工作表”命令，如图3-130所示。

■图3-130　隐藏工作表

扩展知识

取消隐藏工作表，操作类似，只是在最后一步选择“取消隐藏工作表”命令，在弹出的“取消隐藏”对话框（见图3-131）中，选择要取消的工作表，单击“确定”按钮，关闭对话框即可。

■图3-131　取消隐藏工作表

隐藏工作表还可以通过用鼠标右键单击要隐藏的工作表的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”选项，实现同样的隐藏效果。

可利用【Ctrl】和【Shift】键，同时选中多个工作表进行隐藏。

疑难85　如何临时性查看隐藏列的数据

如图3-132所示，为某公司第1季度在各地销售业绩汇总（单位为千元），其中B、C、D列为1～3月的销售明细，已被隐藏起来。现在需临时性查看1～3月的明细。

■图3-132　销售业绩汇总

解决方案

启用“Lotus 1-2-3常用键”兼容性选项。

操作方法

※Lotus 1-2-3常用键※

步骤1　选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。选择“高级”选项卡，如图3-133所示，选中“Louts 1-2-3常用键”复选框，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图3-133　Lotus兼容性

步骤2　单击隐藏区域旁边的一个单元格（如A1），输入“=”后按下向左方向键【→】，隐藏列即可全部显示出来，如图3-134所示。

■图3-134　临时显示隐藏列

注意

A1单元格不能直接输入“=B1”，否则不能显示隐藏列。如果查看完毕，按下【Esc】键即可恢复隐藏。

知识扩展

实际上，在步骤2中：

单元格的选择并不限于隐藏区域旁边，选择当前活动工作表的任意一个单元格也是可以的；输入“=”后按上下左右方向键中的任意一个也能实现预定目标。

除了引用单元格的方法外，还可以用按下【Ctrl+F3】组合键调出“名称管理器”（不用再进一步操作）等方法，来临时性显示隐藏区域。

疑难86　如何把其他工作簿的引用转换为数值而保留本工作簿引用的公式

一个工作簿中有许多工作表，互相有引用公式，现在要复制其中的几个工作表给不同单位。如何把原工作簿的引用转换为数值，而复制出来的新工作簿中工作表间的引用公式及各工作表中的公式保留？

解决方案

通过“断开链接”将外部链接值转换为数值。

操作方法

※外部工作簿链接※

步骤1　将需要复制的几个工作表复制到新工作簿后，在新工作簿中选择“数据”选项卡，单击“连接”组中的“编辑链接”按钮，弹出“编辑链接”对话框，如图3-135所示。单击“断开链接”按钮，此时弹出如图3-136所示的警告提示框，再单击“断开链接”按钮。

■图3-135　“编辑链接”对话框

■图3-136　“断开链接”警告提示框

步骤2　单击“关闭”按钮，关闭“编辑链接”对话框。

疑难87　如何处理失去链接的工作簿

在打开某个工作簿时出现了如图3-137所示的不能更新链接的提示框，此时应该如何处理呢？

■图3-137　无法更新链接提示框

解决方案

单击“继续”按钮，使工作簿的链接和数据保持不变。

知识扩展

※更新外部链接※

此时若单击“编辑链接”按钮，则出现如图3-138所示的“编辑连接”对话框。

■图3-138　“编辑链接”对话框

单击“更新值”、“更改源”、“打开源文件”按钮，都会向用户询问被链接的工作簿。也可参照疑难86的做法，断开链接将链接值永久性变为数值，保存并再次打开则不会再出现更新链接询问的对话框。

疑难88　怎样限定用户只能选择可编辑区域

如图3-139所示的销售记录单中，序号、单价、金额栏均设置了公式，只有品名和数量需要输入，可否限定让记录人员只能选择品名和数量两个区域进行编辑？

■图3-139　销售记录单

解决方案一

设置常规的工作表保护来实现。

操作方法

※保护工作表※

步骤1　全选工作表，按下【Ctrl+1】组合键，在弹出的“设置单元格格式”对话框中，选择“保护”选项卡，选中“锁定”复选框。

步骤2　选中B列、D列需要输入的区域（如B3:B100和D3:D100），按下【Ctrl+1】组合键。在弹出的“设置单元格格式”对话框中，选择“保护”选项卡，取消勾选“锁定”复选框。

步骤3　选择“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“保护工作表”按钮。在弹出的“保护工作表”对话框中，取消勾选“选定锁定单元格”复选框，并输入保护密码（可选）。单击“确定”按钮，关闭对话框，如图3-140所示。

■图3-140　“保护工作表”相关设置

原理分析

本解决方案的关键之处在于：先将整张工作表单元格设置为“锁定”状态（步骤1），再设定好可编辑的单元格区域为“未锁定”状态（步骤2）；结合前两个步骤，在步骤3“保护工作表”对话框的“允许此工作表的所有用户进行”的列表框中，只选中“选定未锁定的单元格”复选框，此步决定了只能对选定“品名”和“数量”列进行编辑，其他区域（“锁定”的单元格）则无法选中，当然也无法编辑。

解决方案二

设置允许用户编辑区域。

操作方法

步骤1　选择“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“允许用户编辑区域”按钮。

步骤2　在弹出的“允许用户编辑区域”对话框中，单击“新建”按钮，弹出“新区域”对话框。在“引用单元格”文本框中输入“=$B$3:$B$100, $D$3:$D$100”，输入区域密码（可选），单击“确定”按钮。

步骤3　返回“允许用户编辑区域”对话框后，单击“保护工作表”按钮，弹出“保护工作表”对话框。在“取消工作表保护里使用的密码”文本框输入取消密码（可选），单击“确定”按钮。

如图3-141所示，按图示的顺序操作设置允许用户编辑区域。

■图3-141　设置允许用户编辑区域

原理分析

本方案（设置允许用户编辑区域）与方案一（常规的工作表保护）既有联系又有区别。

联系：两者都需对工作表进行保护操作才能达到预定效果。

区别：

●方案一中除可编辑以外的区域都不可被选定；方案二则可以选定允许编辑区域以外的区域，虽不可以对其进行编辑，但可以进行复制操作。

●在设置“修改区域”时可以看到，方案二对于每个允许编辑区域还可另外设置特定的区域密码，实现了工作表的不同区域分派给不同人员进行分别编辑的功能。

疑难89　如何一次性将全部工作表改成“普通”视图模式

如图3-142所示为某公司各个子公司的年度利润表，其中有若干张工作表（但不知具体为哪几个工作表）的工作簿视图为“分页预览”模式，给输入数据造成不便。

■图3-142　多个“分页预览”模式下的工作表

解决方案

全选工作表，改工作簿视图为“普通”模式。

操作方法

※普通视图※

步骤1　选择一个“分页预览”模式下的工作表（如工作表“B公司”），用鼠标右键单击该工作表工作标签，在弹出的快捷菜单中，选择“选定全部工作表”选项。

步骤2　选择“视图”选项卡，单击“工作簿视图”组中的“普通”按钮，即可更改全部工作表的“工作簿视图”模式为“普通”模式。

注意

不能先选择一个“工作簿视图”模式为“普通”的工作表，必须先选择“分页预览”模式下的工作表，否则不能更改任意一个工作表的“工作簿视图”模式。

知识扩展

若已知“分页预览”模式的工作表有哪几个且数目较少时，可以按住【Ctrl】键的同时选定相关的工作表，然后更改“工作簿视图”模式即可。

疑难90　如何显示“标尺”

在Word中可通过调出标尺栏对文字进行快速排版，而在Excel中，默认情况下“标尺”选项是灰色，如图3-143所示，如何在Excel中显示出标尺呢？

■图3-143　“标尺”选项默认为灰色

解决方案

切换工作簿视图。

操作方法

※切换工作簿视图※

选择“视图”选项卡，单击“工作簿视图”组中的“页面布局”按钮。

知识扩展

如图3-144所示，当活动工作表视图切换至“页面布局”时，在工作表的上方和左侧就会出现“标尺”，单位是“厘米”。

■图3-144　显示“标尺”

疑难91　如何对两个工作表进行并排对比

汇总表1和汇总表2统计同一项目数据，但有差别。两张工作表放在同一个工作簿中，要对两张表进行分析比较，找出不同之处，对比时要达到类似如图3-145所示的效果。

■图3-145　汇总表1、2对比

解决方案

打开工作簿的两个窗口，然后选择“并排查看”即可。

操作方法

※新建窗口、并排查看※

步骤1　选择“视图”选项卡，单击“窗口”组中的“新建窗口”按钮。

步骤2　单击“全部重排”按钮，在弹出的“重排窗口”对话框（见3-146）中，选择“垂直并排”单选按钮，单击“确定”按钮。

■图3-146　重排窗口的排列方式

步骤3　单击“并排查看”按钮，得到最终效果如图3-147所示。

■图3-147　垂直并排查看汇总表1、2

原理分析

因为要进行并排查看对比的两张工作表在同一个工作簿内，所以需通过“新建窗口”的方式另外打开一个新窗口，若要并排查看对比的两张表在不同的工作簿中，则此步可省略。

如图3-148所示，在单击“并排查看”按钮的同时，“同步滚动”按钮也会自动被激活。此时拖动滚动条或按上、下光标键，两个窗口会同步移动相同的行数，此功能用于对比查找差异时十分方便。如果不需要同步滚动，只需再单击“同步滚动”按钮即可。对于本例，因为“同步滚动”未被取消，所以当汇总表1的垂直滚动条向下滚动时，汇总表2也会向下滚动，且两者滚动的步调是一致的。

■图3-148　“并排查看”与“同步滚动”默认同时开启

从图3-146所示可以看出，重排窗口的“排列方式”有“平铺”、“水平并排”、“垂直并排”、“层叠”4种方式，可根据工作表的实际布局情况选择。

疑难92　如何一次性打开多个经常使用的工作簿

如图3-149所示，同一项目下的工作簿1、2、3之间有较为紧密的联系且经常使用，现在希望打开其中任意一个工作簿，其他相关的两个工作簿也会同时打开。

■图3-149　相关联系的的工作簿

解决方案

创建工作区文件。

操作方法

※工作区※

步骤1　打开项目使用的所有文件。

步骤2　按希望的方式排列好各打开文件的窗口。

步骤3　选择“视图”选项卡，单击“窗口”编辑组中的“保存工作区”按钮（见3-150），弹出“保存工作区”对话框。在其中输入文件名，单击“保存”按钮，工作区文件（扩展名为.xlw）创建完成。

■图3-150　“保存工作区”按钮

当用户打开工作区文件后，将自动打开工作区中的所有文件。

原理分析

通过创建工作区，可以将一些相互联系的工作簿打包成一个“公文包”。工作区文件包含有文件名和窗口位置信息，并包括文件名所对应的具体工作簿。所以，如果在保存工作区文件后，若其中指向的具体工作簿的位置发生了改变，则此工作区文件会无法打开位置发生了改变的工作簿。

3.8　练习与思考

思考题1　会议中，经常可以看见桌上摆放的桌签，以便与会人员对号入座。试从文字方向的角度考虑，制作如图3-151所示的桌签（以“陈小明”为例）。

■图3-151　会议桌签

思考题2　根据如图3-152所示的“双表头”工资表制作工资条，得到如图3-153所示的结果。

■图3-152　“双表头”工资表

■图3-153　“双表头”工资条

思考题3　如图3-96所示，如何批量删除“停机时间”列中日期后面的具体时刻，得到如图3-154所示的结果。

■图3-154　简化“停机时间”

第4章　排序与筛选

要对一张杂乱无章的数据表进行有序排列，或按条件提取相关记录，排序和筛选功能是首推的有力工具。在Excel 2010中，排序和筛选功能得到了很大的增强。比如说要对单元格的填充颜色、字体颜色进行排序或筛选，Excel 2003之前的版本一般需借助宏表函数和辅助列才能完成，在Excel 2010中只需单击几下鼠标即可完成。本章将通过20多个案例演示，引导读者熟悉Excel 2010方便快捷的排序与筛选技巧。

4.1　排序的技巧

对Excel数据进行排序是数据分析不可缺少的组成部分。对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据；有助于组织并查找所需数据；有助于最终做出更有效的决策。

疑难93　如何按汉字的笔画排序

随着我国汉字信息处理技术的飞速发展，诸如图书情报检索、文档、办公自动化、出版印刷等许多领域都要求汉字按一定顺序排列，以便于检索处理。但在许多情况下，不仅要求便于检索还要求汉字按笔画顺序排列，如各种重要会议和电话簿的姓名排列就要求按姓氏笔画排序。图4-1所示为某资格考试获证人员名单，排列较无规律，需要重新排列，对此，Excel提供了比较好的解决办法，可以得到如图4-2所示的结果。

■图4-1　人员名单

■图4-2　结果

解决方案

排序时，按“笔画排序”的方法进行排序。

操作方法

※按笔画排序※

步骤1　单击数据区域中的任意单元格，如A2单元格。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。在弹出的“排序”对话框中，选择“主要关键字”为“姓名”，排序依据为“数值”，次序为“升序”。

步骤3　如图4-3所示，单击“选项”按钮，在弹出的“排序选项”对话框中，选择方法选项区域中的“笔画排序”单选按钮。单击“确定”按钮，关闭“排序选项”对话框。

■图4-3　选择“笔画排序”

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。

原理分析

在中国，按姓氏笔画排列的排序规则如下：

在排列姓名顺序时首先按姓的笔画数进行排列，笔画数少的在前，笔画数多的排在后，如王（4）、孙（6）、张（7）。

其次，当姓的笔画数相同时，则按照姓的起笔来排列，一般来说是按照横、竖、撇、点、折的顺序，如王（横起笔）、中（竖起笔）。

再者，当出现同姓的时候，则按照姓后面的第一个字进行排列，规则与姓一样。

依次类推。

在默认情况下，Excel排序的方法是“字母排序”，所以需改为“笔画排序”。

注意

Excel中的按笔画排序并没有完全按照上述规则执行。对于相同笔画数的汉字，Excel按照其内码顺序进行排列，而不是按照笔画顺序进行排列。对于简体中文版用户而言，相应的内码为代码页936（ANSI/OEM - GBK）。

疑难94　如何按行排序

由于表格设计的特殊要求，某公司一段时间的项目信息最终形成的表格如图4-4所示。现需对表格的项目进行升序操作，得到如图4-5所示的结果。因表格标题是以列的方式输入，若按默认的排序方向（即按列排序）排序则不能实现预期的结果。。

■图4-4　项目信息表

■图4-5　排序结果

解决方案

使用排序中的“按行排序”功能。

操作方法

※按行排序※

步骤1　选定B1:H10单元格区域。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组的“排序”按钮。在弹出的“排序”对话框中，单击“选项”按钮，弹出的“排序选项”对话框。选择“方向”选项区域中的“按行排序”单选按钮，再单击“确定”按钮，关闭“排序选项”对话框，如图4-6所示。

■图4-6　按行排序

步骤3　选择“主要关键字”为“行2”，排序依据为“数值”，次序为“升序”，再单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。

原理分析

Excel中有标题行的概念但没有标题列的概念，所以本例中步骤1需先选定要进行排序的数据区域。正因为如此，在执行步骤2之后可以看到“数据包含标题”的选项变成灰色，如图4-7所示。

■图4-7　“数据包含标题”选项

疑难95　如何对多列数据中的某一列数据进行排序

某IT公司有新创意，正月初八开工给员工随机发放100～200元不等的新春红包，该公司领导使用RANDBETWEEN函数得到红包金额并以粘贴值的方法将其固定，如图4-8所示。但又考虑到职称的高低需要与金额大小相对应，得到最终的结果如图4-9所示。

■图4-8　原始表

■图4-9　结果表

解决方案

对表格的某一列单独进行排序操作。

操作方法

※指定区域排序※

步骤1　选中数据区域的“红包”列，即C列。或选定单元格区域C1:C10，如图4-10所示。

■图4-10　选定特定单元格区域

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“降序”按钮。

步骤3　在弹出的“排序提醒”对话框中，选择“以当前选定区域排序”单选按钮，再单击“排序”按钮，关闭“排序提醒”对话框。

知识扩展

若要对排序的列进行较复杂的排序，如只对姓名列进行“笔画”排序，则应在步骤2中，单击“排序和筛选”组的“排序”按钮（有关此方面的内容，请参阅疑难93），其余操作类似本例。

疑难96　分类汇总后如何按照汇总值排序

如图4-11所示，某研究所对本所的几个项目的经费预算分类汇总后，想通过调整分类汇总结果的汇总值顺序，以确定各个项目的重要性且保留各个项目的明细。结果如图4-12所示。

■图4-11　经费预算汇总表

■图4-12　结果表

如果直接对汇总表进行排序，则会出现如图4-13所示的错误提示对话框。

■图4-13　错误提示对话框

解决方案

分类汇总后，选择二级显示（即只显示汇总额），再对汇总值排序即可。

操作方法

※按分类汇总值排序※

步骤1　单击分类汇总表的二级显示按钮以只显示汇总金额。

步骤2　选择C1单元格，再选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“降序”按钮。

步骤3　单击分类汇总表三级显示按钮以显示全部数据。

疑难97　如何对某个合并单元格相邻的数据区域进行排序

如图4-14所示，某公司市场营销部对广告进行调查得到的部分结果。为了美观，部分单元格进行了合并，鉴于调研报告的撰写需求，需对个案百分比进行排序，得到如图4-15所示结果。而当调查人员直接对表格进行排序时却弹出了如图4-16所示的错误提示框，导致排序失败。

■图4-14　调查表

■图4-15　结果表

■图4-16　错误提示

解决方案

排序时先选定相关的数据区域，并取消“数据包含标题”选项。

操作方法

※合并单元格的排序※

步骤1　选定B4:E13单元格区域。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。在弹出的“排序”对话框中，取消勾选“数据包含标题”复选框。

步骤3　选择“主要关键字”为“列E”，排序依据为“数值”，次序为“升序”，单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。

步骤1至步骤3的操作顺序如图4-17所示。

■图4-17　步骤1至步骤3

疑难98　如何按照单元格背景颜色排序

灭火器压力表分三段，第一段是红色区，指针指到红色区，表示灭火器内干粉压力小，不能喷出，已经失效。此时应该到正规的消防器材店重新充装干粉。第二段（较窄）是绿色区，指针指在该区，表示压力正常，可以正常使用。第三段是黄色区，表示灭火器内的干粉压力过大，可以喷出干粉，但存在爆破、爆炸的危险。

某住宅楼物业管理员对楼层的灭火器进行仔细检查并将各灭火器状况以上述颜色标注，得到如图4-18所示数据表。现要求按处理灭火器失效的严重性从高到低作一分析，得到如图4-19所示结果（即状态列按红色、黄色、绿色的顺序排序）。

■图4-18　检查情况表

■图4-19　结果表

解决方案

排序时排序依据选择“单元格颜色”。

操作方法

※按单元格颜色排序※

步骤1　单击数据区域中的任意单元格，如A2单元格。

步骤2　如图4-20所示，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。在弹出的“排序”对话框中，选择“主要关键字”为“状态”，排序依据为“单元格颜色”，次序为“红色”、“在顶端”。

■图4-20　按“单元格颜色“排序

步骤3　如图4-21所示，单击“复制条件”按钮两次，将第1个次要关键字中“次序”的红色改为黄色，第2个次要关键字中“次序”的红色改为绿色。

■图4-21　“复制条件”

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。

知识扩展

Excel 2007版本以后的排序有如下几大改进。

1．排序的条件可添加到最多64个条件，基本上能够满足日常工作的需要。

2．排序依据可支持数值、单元格颜色、字体颜色、单元格图标，而且对由条件格式产生的单元格颜色、字体颜色、单元格图标同样适用。

3．复制条件是将上一个关键字所设定的条件完整地“复制”下来，适用于排序条件改动不大的情况。

疑难99　如何在设置保护的工作表中使用自动筛选和排序功能

图4-22所示为Smile饮料公司的销售表，销售人员对该数据表应用自动筛选后设置了工作表保护，且已选中“排序”和“使用自动筛选”复选框（见图4-23），可是之后在对数据表进行排序时却出现了如图4-24所示的警告提示对话框。

■图4-22　产品销售表

■图4-23　保护工作表

■图4-24　警告提示对话框

解决方案

取消单元格的“锁定”状态，再进行工作表保护。

操作方法

※在受保护的工作表中启用筛选和排序功能※

步骤1　选定A2:G14数据表区域，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

步骤2　按下【Ctrl+1】组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，如图4-25所示。选择“保护”选项卡，取消勾选“锁定”复选框，再单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

■图4-25　取消单元格“锁定”状态

步骤3　选择“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“保护工作表”按钮，弹出“保护工作表”对话框。在其中把垂直滚动条拉至最下方，选中“排序”和“使用自动筛选”复选框，如图4-23所示。再单击“确定”按钮，关闭“保护工作表”对话框。

注意

取消锁定后的单元格区域内容将不受保护，即可以修改。

疑难100　如何将多行内容随机重新排序

某高校一毕业班抽取10个人进行论文答辩，人员名单如图4-26所示。为了体现公平，需对该10名学生进行随机排序以确定答辩顺序。

■图4-26　答辩名单

解决方案

增加一辅助列，使用RAND()函数产生随机序列，并以其为关键字进行排序。

操作方法

※乱序排序※。

步骤1　在B2单元格输入公式：=RAND()。

步骤2　选中B2单元格并将光标指向该单元格右下角，当出现黑色“＋”形状的填充柄时双击，向下填充公式。

步骤3　单击B2:B11单元格区域中任意一个单元格（如B2），选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“升序或降序”按钮。

步骤4　删除B列。

疑难101　如何在排序保存后仍能恢复排序前的状态

排序后可以通过撤销来恢复排序前的状态，但如果工作簿保存过了，则无法撤销。有时候为保持原始的输入顺序，同纸质单据的叠放次序保持一致，有利于必要时的单据查找或数据核实。那么如何能恢复排序前状态，按原来的输入顺序显示工作表的数据呢？如图4-27所示，数据是根据工作进度一行一行录入的，在没有排序之前，不存在明显的规律。

■图4-27　进度表

解决方案

创建一个辅助列，用序号记录每一行原来的位置，然后再进行排序，必要时只需将序号列按升序排序即可恢复排序前的状态。

操作方法

※恢复排序前的顺序※

步骤1　在K2单元格中输入1，K3单元格中输入2，选中K2:K3单元格区域，双击填充柄向下填充。

步骤2　要恢复排序前顺序时，选中该辅助列区域的任意单元格，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“升序”按钮。

疑难102　如何对字母和数字组成的混合文本进行有规律的排序

图4-28所示为某品牌手机部分型号的报价单，型号顺序显得有些乱，需要整理一下，若直接对型号作升序操作，则得到如图4-29所示的结果。但营销人员认为如图4-30所示的效果更好，即手机型号排序应遵循以下规则，一是字母从A至Z的顺序排序，二是数字按1、2、3……递增的顺序排序。

■图4-28　报价单

■图4-29　结果1

■图4-30　结果2

解决方案一

添加公式辅助列，然后对辅助列排序。

操作方法

※对字母和数字组成的混合文本排序※

步骤1　在C2单元格输入以下公式，然后向下填充公式至C11。

步骤2　单击公式区域的任意单元格选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“升序”按钮。

步骤3　删除C列。

解决方案二

对型号列进行分列生成两列辅助列，即字母和数字各一列，然后以两列辅助列为关键字进行排序。

操作方法

步骤1　选定A2:A11单元格区域，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“分列”按钮。

步骤2　如图4-31所示，在弹出的“文本分列向导”对话框中，选择“固定宽度”单选按钮，单击“下一步”按钮，在进入的对话框中在标尺上刻度为1的地方建立分列线。单击“下一步”按钮，在进入的对话框中：在标尺上刻度为1的地方单击建立分列线。把“目标区域”由$A$2改为$C$2。单击“完成”按钮，关闭“文本分列向导”对话框。

■图4-31　“分列”3步

步骤3　单击A1单元格，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。在弹出的“排序”对话框中，选中“数据包含标题”复选框，设置“主要关键字”为“（列C）”。单击“复制条件”按钮，设置“次要关键字”为“（列D）”，单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框。

步骤4　删除C、D列。

原理分析

※Excel排序依据※

在按升序排序时，Excel使用如表4-1所示的排序次序。在按降序排序时，则使用相反的次序。

■表4-1　升序排序的一般规定

由表4-1可以看出，解决方案一的核心思想是将字符长度不等的文本统一为长度相等后，利用“字母数字文本按从左到右的顺序逐字符进行排序”这一特性完成排序而实现预定效果的。

解决方案二则是通过分列的方法将字母和数字分开，然后以纯粹的字母（文本）列和纯粹的数字列联合组成关键字进行排序，同样也达到了预定效果。

4.2　自动筛选

利用自动筛选可以仅显示出满足指定条件的数据行，并隐藏不希望显示的行。筛选数据之后，不需重新排列或移动就可以复制、查找、编辑、设置格式、制作图表和打印。

疑难103　如何对双行标题列表进行筛选

如图4-32所示，工资表由两行标题组成，并且有的单元格作合并处理。若选择数据区域的任意单元格再进行筛选时，则发现筛选的下拉按钮被放置的地方总是不太令人满意如图4-33所示。

■图4-32　工资表

■图4-33　不满意的效果

解决方案

选中整行再进行筛选操作。

操作方法

※双行标题的工作表筛选※

步骤1　单击行标数字2处以选中第2行。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。最终效果如图4-34所示。

■图4-34　最终效果

知识扩展

除了可以整行选取后再筛选，还可以选择某几列再进行筛选。如本例中可先选中单元格区域C2:H2，然后选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，则可以只对应付工资下方的6列数据进行筛选。

但如果只对一列进行筛选时，则需选中标题所在的单元格及其下方的至少一个单元格后再进行相关操作。比如只对“津贴”列进行筛选，则需先选中D2:D3，然后选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

疑难104　如何快速删除系统导出文件中的大量空白行

如图4-35所示，该文件是从地磅系统中导出来的，其中含有大量的空白行，整理报表需将其删除，如果按传统的方法一个个删除，效率较低。

■图4-35　系统导出文件

解决方案

选中某列进行整列筛选，筛出空白行并将其删除。

操作方法

※批量删除空白行※

步骤1　选中A列。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

步骤3　单击A列的自动筛选下拉箭头，取消勾选“全选”复选框，选中“（空白）”复选框，单击“确定”按钮，如图4-36所示。

■图4-36　自动筛选的多项选择

步骤4　选中第4行（本例中第4行是第一个出现的空白行），按下【Ctrl+Shift+↓】组合键，选择“开始”选项卡，单击“单元格”的“删除”按钮。

步骤5　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，取消自动筛选。

原理分析

在数据表出现空白行的情况下进行筛选，一般需选定要进行筛选的区域，否则空白行会隔开数据表，从而使自动筛选对数据表起作用的单元格范围缩小。本例中，为了简便，所以先选取整列再进行自动筛选操作。

疑难105　如何自动筛选奇数行或偶数行的数据

图4-37所示为某班级54名学生的已经排好名次的期中考试成绩表（此处只显示部分数据），班主任需将其整理、美化并打印在一页纸上，如图4-38所示，其中打印表要求名次从左到右，由上而下依次递增。

■图4-37　原始成绩表

■图4-38　打印表

解决方案

借助辅助列分别筛选成绩表中的奇数行记录和偶数行记录，复制到打印表中。

操作方法

※筛选奇数或偶数行※

步骤1　在G2单元格中输入0，G3单元格中输入1，选择G2:G3，双击填充柄，单击右下方的“自动填充选项”按钮，选择“复制单元格”选项。

步骤2　单击成绩表中的任意单元格，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

步骤3　单击G列自动筛选下三角按钮，在下拉菜单中取消勾选“1”复选框。单击“确定”按钮。

步骤4　复制筛选结果（包含标题行，但不包含G列数据），切换至打印工作表，选中A1单元格，按下【Enter】键以完成粘贴。

步骤5　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“清除”按钮。

步骤6　单击G列自动筛选下三角按钮，在下拉菜单中取消“0”复选框的选择。单击“确定”按钮。

步骤7　复制筛选结果（包含标题行，但不包含G列数据），切换至打印工作表，选中G1单元格，按下【Enter】键以完成粘贴。

步骤8　对打印工作表数据区域进行边框美化，最终得到如图4-38所示的结果。

原理分析

1．利用0、1、0、1……这个辅助列对数据表的奇偶数行进行区分，是本例中的关键，也可以使用如下公式：

2．“显示全部”数据的命令：

如本例中步骤5执行的操作是对整个工作表清除筛选状态，也可以单独对某列进行该操作。如本例步骤5还可这样操作：单击G列自动筛选下三角按钮，在下拉菜单中选择从“（第G列）”中清除筛选。

知识扩展

Excel 2007版本以后，部分筛选命令已集成到右键菜单中。如本例中步骤3还可以如此操作：如图4-39所示，右键单击G2单元格，在弹出的快捷菜单中选择“筛选”→“按所选单元格的值筛选”命令。

■图4-39　集成到右键菜单的“筛选”命令

疑难106　如何一次性取消所有工作表的自动筛选状态

如图4-40所示，某一工作簿的多个工作表的表格格式一样，标题都在工作表的第一行，但均处于筛选状态。现在需将该工作簿的工作表的数据全部打印出来，所以先将全部工作表的筛选状态清除。

■图4-40　多工作表筛选状态

解决方案

先选定全部工作表，清除标题行格式从而解除筛选状态，最后对标题行重新设置回原来的格式。

操作方法

※批量取消自动筛选※

步骤1　用鼠标右键单击任意工作表工作标签，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”选项。

步骤2　选中标题行选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“清除”按钮，在下拉菜单中选择“清除”选项。

步骤3　恢复标题行的格式为原来的样式。

步骤4　用鼠标右键单击任意工作表工作标签，在弹出的快捷菜单中，选择“取消组合工作表”选项。

原理分析

使用“选定全部工作表”命令之后，“插入”和“数据”选项卡的所有命令均无法使用，条件格式、套用表格格式、公式审核等其他功能也暂时无法使用。综合考虑，只有“清除格式”命令才对解除筛选状态起作用，且对工作表“损失”较少，而对损失的格式恢复也较为容易。

疑难107　如何使用筛选列表中的搜索功能

如图4-41所示（此处只显示部分数据），某仓库管理员想从数百种产品中找出一种产品的所有记录，但只记得该产品含有“GB”字样，确切的产品代码并不清楚。

■图4-41　部分产品

解决方案

使用自动筛选的搜索功能，将范围缩小再进一步确定。

操作方法

※在自动筛选中使用搜索功能※

步骤1　单击数据区域的任意单元格，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

步骤2　单击“产品代码”列的自动筛选下三角按钮，在搜索框中输入“GB”，如图4-42所示。此时可从搜索结果的十来个选项确定更详细的产品代码，最后单击“确定”按钮即可。

■图4-42　缩小的范围

知识扩展

搜索框是Excel 2010版本新增的功能，可看做一种模糊搜索，其功能类似于筛选条件中的“包含”，但比筛选条件“包含”的应用范围更广，主要体现为两点，第一，在搜索框中输入内容即可实时显示相关的列表；第二，筛选条件“包含”只能对文本起作用，而搜索框则不受此限制。

在对日期格式的数据进行筛选时，还可先在搜索框的右侧下拉列表中选择“年”、“月”、“日期”中的任一种再进行搜索，如图4-43所示。类似地，对时间格式的数据可细致到“小时”、“分钟”、“秒”的搜索。

■图4-43　搜索日期

疑难108　在自动筛选日期时，如何让日期不按年月日分组

某事务所文员在整理法规时发现，在法规发文日期列的自动筛选下拉菜单中，日期是按年、月、日分组显示的，如图4-44所示。该文员认为该显示方式不够直观、方便，2003版本的显示方式则比较好。

■图4-44　分组日期

解决方案

在“Excel选项”中进行相应的设置。

操作方法

※在自动筛选时让日期不按年月日分组※

选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。选择“高级”选项卡，拖动垂直滚动条至“此工作簿的显示选项”区域的位置。取消勾选“使用‘自动筛选’菜单分组日期”复选框，单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。按如图4-45所示的顺序操作。

■图4-45　取消“自动筛选”菜单分组日期选项

注意

此方法仅对当前工作簿适用，不同的工作簿需要单独进行同样的设置。

此时，再次单击法规发文日期列的自动筛选下三角按钮，出现下拉菜单，如图4-46所示。

■图4-46　取消分组日期

以上即为2003的经典筛选模式。

疑难109　如何不增加辅助列对日期按星期筛选

图4-47所示为某企业员工3月份第1、2周的考勤情况表，人力资源部门需要对周六、日上班的日期以浅蓝色标识（如图4-48所示），方便以后评定该员工的绩效。

■图4-47　考勤表

■图4-48　结果

解决方案

将上班时间的数字格式由日期改为星期，使用自动筛选筛选出星期六、日的记录，然后标识颜色，再取消筛选状态并将上班时间的数字格式改回日期格式。

操作方法

※日期按星期筛选※

步骤1　选择B2:B15数据区域，按下【Ctrl+1】组合键，在弹出的“设置单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡。在“分类”列表框中选择“日期”选项，选择“类型”列表框中的“星期三”格式（可拖动垂直滚动条至下方），如图4-49所示。单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。

■图4-49　数字格式

步骤2　单击数据区域的任意单元格，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。单击“上班时间”列的自动筛选按钮，在“日期筛选”下拉列表框中选择“自定义筛选”。

步骤3　在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中，第一个筛选条件选择“等于”，值为“星期六”，选择“或”单选按钮；第二个筛选条件选择“等于”，值为“星期日”。单击“确定”按钮，关闭“自定义自动筛选方式”对话框。

步骤4　对筛选出来的记录填充浅蓝色背景色。

步骤5　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，取消自动筛选。

步骤6　与步骤1类似，将数据区域B2:B15的单元格格式改回日期格式。

原理分析

※自动筛选的筛选方式介绍※

1．自动筛选有3种筛选方式，即“按值筛选”、“按格式筛选”、“按条件筛选”。

其中“按值筛选”的“值”是指单元格所显示出来的“表面内容”，而不是单元格真实的“值”。如本例中完成步骤1后，再按照疑难108的方法切换到“经典筛选模式”下，可以看到“上班时间”列的下拉筛选菜单所显示的内容如图4-50所示

■图4-50　筛选星期图

2．“自定义自动筛选方式”对话框（例如，本例中“上班时间”的筛选条件，如图4-51所示），最多能设置两个筛选条件：

■图4-51　自动筛选中的自定义筛选条件最多两个

（1）筛选的“条件”通常包括“等于”、“不等于”、“开头是”、“开头不是”、“结尾是”、“结尾不是”、“包含”、“不包含”等多个条件。根据筛选列的数据类型不同，还可能有更多的筛选条件。如对于纯粹的数值型数据还会有“大于”、“大于或等于”等，对于日期型数据则会有“在以下日期之前”、“在以下日期之后”等选项。

（2）当设置两个筛选条件时，存在“与”和“或”的选择，“与”表示要筛选同时满足两个筛选条件的记录；“或”表示只要满足两个筛选条件之一，相应的记录都会被筛选出来。

疑难110　如何进行反向选择

图4-52所示为某单位部分人员职称表，现人事部需得到职称为“高级经济师”和“高级会计师”以外的人员列表（“高级工程师”不需剔除）。

■图4-52　职称表

解决方案

在剔除项不多的情况下，使用辅助列对剔除项进行标识，对辅助列进行反向筛选。

操作方法

※反向筛选※

步骤1　在C1单元格中输入“标识”，单击数据区域的任意单元格，选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

步骤2　单击“职称”列的自动筛选按钮，在下拉菜单中取消勾选“（全选）”复选框，选中“高级经济师”和“高级会计师”复选框，单击“确定”按钮。

步骤3　如图4-53所示，选中单元格区域C2:C20，输入1，按下【Ctrl+Enter】组合键结束。

■图4-53　辅助列标识

步骤4　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“清除”按钮。

步骤5　单击“标识”列的自动筛选按钮，在下拉菜单中取消勾选“1”复选框。单击“确定”按钮。

原理分析

Excel 2007版本以后，在自动筛选中允许多项选择，即在筛选条件里任意选择所需的项目。但为了方便在“反向选择”和“正向选择”之间切换，可以添加一个“标识”列作为辅助列（如本例）。

疑难111　如何以字体颜色为条件求和

图4-54所示为某一产品9月份的生产计划（此处只显示部分数据，实际数据到第465行），在“下料完工”列中部分单元格使用了红色字体进行标识，现需以红色字体为条件统计出相应的C列中重量之和。

■图4-54　生产计划

解决方案

以红色字体为条件进行筛选，对筛选结果进行求和。

操作方法

※SUBTOTAL()函数求和※

步骤1　单击数据区域中的任意单元格，选择“数据”选项卡。单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

步骤2　单击“下料完工”列的自动筛选按钮，在“按字体颜色筛选”列表框中选择红色字体，如图4-55所示。

■图4-55　选择红色字体

步骤3　在C466单元格输入以下公式，如图4-56所示。

■图4-56　输入公式

原理分析

与排序类似，自动筛选中的“按格式筛选”可以按字体颜色、单元格颜色和单元格图标进行筛选。

SUBTOTAL()函数可忽略因自动筛选隐藏的行，而直接对筛选结果进行求和、计数等基本计算。本例中，SUBTOTAL()函数第1个参数为9时，计算的是筛选结果之和。

4.3　高级筛选

高级筛选与自动筛选比较，功能更加强大。不但能将筛选结果复制到指定位置，还可以使用公式进行复杂条件的筛选，以及提取数据列表的不重复数据。

疑难112　如何将筛选的结果复制到其他工作表中

如图4-57所示的数据源工作表列出了某公司部分销售合同的销售情况，如何将产品代号为“AB-123”的销售记录直接筛选出来并复制到“结果”工作表，如图4-58所示。

■图4-57　数据源表

■图4-58　结果表

解决方案

先激活目标工作表中，再进行相关的高级筛选操作。

操作方法

※将高级筛选的结果复制到其他工作表中※

步骤1　选中结果工作表，使之处于激活状态。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮。在出现的“高级筛选”对话框中，选择“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮。

步骤3　光标定位到“复制到”文本框，选中“结果”工作表A1单元格。

步骤4　光标定位到“列表区域”文本框，单击“数据源”工作表标签，选定列表区域A2:E11。

步骤5　光标定位到“条件区域”文本框，单击“数据源”工作表标签，选定条件区域G2:G3，单击“确定”按钮，关闭对话框。

注意

如果没有先激活结果工作表，即跳过步骤1，在只进行步骤2至步骤5的情况下，则可能会出现如图4-59所示的错误提示对话框。

■图4-59　错误提示对话框

原理分析

高级筛选对话框介绍。

以本例为示范，结合如图4-60所示的对话框，下面对高级筛选对话框的几个区域作简要说明。

■图4-60　高级筛选对话框

1．筛选结果的显示方式有两种：

●“在原有区域显示筛选结果”，即通过隐藏不符合条件的行在原数据区域进行筛选和显示。

●“将筛选结果复制到其他位置”，即将符合条件的数据筛选出来并复制到工作表的其他位置。本例为了实现效果，需选中该项。

2．“列表区域”文本框是指将要进行数据筛选的单元格区域，此单元格区域必须包含有列标题，否则无法进行高级筛选操作。如本例中的列标题为数据源工作表的A2:E2单元格区域。

3．“条件区域”文本框是用来输入条件区域的引用，由一个或多个列标题及标题下方的匹配条件组成，匹配条件可以是一个列表清单（如本例中条件区域为I1:I2，其中列标题为“产品代号”，匹配条件为“AB-123”），也可以使用比较运算符和公式。

4．“复制到”文本框是用来输入放置筛选结果的单元格区域位置的，一般只需输入其左上角的单元格位置即可。如本例中只输入“结果!$A$1”即可。

疑难113　如何返回指定数据源表中的某几列

图4-61所示为员工工资表的全部信息，现欲将含有敏感信息的“年龄”和“奖金”两个字段隐藏，得到如图4-62所示结果。

■图4-61　职工信息表

■图4-62　结果

解决方案

先将需要返回结果的列标题复制到指定返回结果的区域，再进行高级筛选操作。

操作方法

※筛选指定列的内容※

步骤1　复制“编号”、“姓名”、“工资”、“工龄”等字段名称到H1:K1。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮，弹出的“高级筛选”对话框，选择“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮。

步骤3　光标定位到“复制到”文本框，选中H1:K1单元格区域。

注意

不能只选择H1单元格，否则只返回“编号”列的筛选结果。

步骤4　光标定位到“列表区域”文本框，选定数据列表区域A1:F11。单击“确定”按钮，关闭对话框。

疑难114　如何使用公式作为筛选条件

图4-63所示为员工工资表的部分信息，现在要在其中筛选基本工资大于900且津贴大于等于500的记录，结果如图4-64所示。要想实现如图4-64所示的结果，可以使用公式作为高级筛选的条件（本例中在I2单元格中公式输入）。此外，还可以使用列标题和含有比较运算符的表达式作为筛选条件进行高级筛选，来实现同样的结果（如图4-46中F1:G2即为条件区域）。

■图4-63　员工工资表

■图4-64　结筛选果

解决方案：

将条件区域的字段标题留空，并在下方输入公式。

操作方法

※在高级筛选中使用公式※

步骤1　如图4-63所示，在I2输入以下公式：

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮。在弹出的对话框中，“列表区域”输入或选定A1:D13单元格区域，“条件区域”输入或选定I1:I2单元格区域。单击“确定”按钮，关闭对话框。

原理分析

用公式作为筛选条件时需要遵循下列规则：

1．不能使用源数据的列标题作为条件字段标题，可以将条件字段标题留空或者输入其他文字。即使是在留空的情况下，在设置高级筛选的条件区域时仍需包含标题所在单元格，即条件区域一般是由垂直方向上的两个单元格区域组成。如本例的条件区域为I1:I2，其中字段标题I1单元格做留空处理。

2．在输入条件公式时，对数据区域的数据引用可以直接使用列标题或者第一行数据所在单元格，而且必须使用相对引用方式。比如将本例I2公式中单元格引用方式改为绝对引用方式，公式变成：

则不能得到正确的结果。

3．公式本身的运算结果没有意义，即使返回错误值也不影响筛选操作。

知识扩展

与上述操作方法类似，由原理分析可以看到，公式还可以稍作改变。如图4-63所示，可在K2单元格中输入以下公式：

并使用K1:K2作为条件区域进行高级筛选，同样可以达到想要的结果。

说明

此处公式中的字段名称都是直接引用，没有使用双引号进行包围。可以看到，公式结果返回#NAME?错误，但并不影响筛选。

疑难115　如何获取不重复记录

图4-65所示单元格区域A1:B18为某公司员工职称表，有部分记录是重复的，如“金成安”和“陈立新”各有两条相同的记录，现需剔除相同记录得到唯一数据列表，如单元格区域D1:E16所示效果。

■图4-65　员工职称表

解决方案

进行高级筛选操作时，选中“选择不重复的记录”复选框。

操作方法

※高级筛选不重复记录※

步骤1　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮。在弹出的对话框中，“列表区域”输入或选定A1:B18单元格区域，选中“选择不重复的记录”复选框。

步骤2　单击“确定”按钮，关闭对话框。

知识扩展

“列表区域”选定的单元格区域不一定是整个数据列表，还可以只对单列进行相同操作，本例如果“列表区域”输入或选定的区域为B1:B18，则会得到职称的唯一列表“工程师”、“高工”、“临时工”、“技术员”。

4.4　练习与思考

思考题1　次序除了有“升序”、“降序”之外，还有“自定义排序”。如图4-66所示，试按下列关键字对该数据表进行升序排序，Base/Stretch是主要关键字，Month是次要关键字，Rev $M是第三关键字（注意Month列的数据为文本格式，要按“Jan、Feb、Mar、Apr、May、Jun、Jul、Aug、Sep、Oct、Nov、Dec”这样的顺序进行排序），最终要实现的效果如图4-67所示。

■图4-66　思考题1

■图4-67　升序效果图

思考题2　如图4-52所示，如何在不借助辅助列的情况下，也可达到“反向选择”和“正向选择”能互相切换的效果。本练习中，“反向选择”的效果如图4-68所示。

■图4-68　反向选择效果图

思考题3　图4-69所示为某一住宅楼的租房情况表，现需对该情况表进行筛选，要求如下：

■图4-69　租房情况表

1．4楼的房间（即房间号第1个数字为4）。

2．标准大于0.9。

3．筛选结果只包含“房间号”和“状态”两列。

4．筛选结果放在“结果”工作表。

最终效果如图4-70所示。

■图4-70　筛选结果

第5章　条件格式

条件格式是基于用户设定的条件及预先设置的格式更改单元格区域的外观。使用条件格式可帮助用户直观地解答有关数据的特定问题，突出显示所关注的单元格或单元格区域、强调异常值；使用数据条、色阶和图标集来直观地显示数据。可以对单元格区域、Microsoft Excel工作表或数据透视表应用条件格式。

5.1　基本技巧

本节主要介绍条件格式的基本技巧，如数据条、图标集等。即使用户不具备函数和公式基础，也可以通过本节的学习，简单地设置条件格式，对数据进行标识和美化，使数据更直观地展示出来。

疑难116　如何用数据条表示不同级别人员的工资

图5-1所展示的是某银行2009年度各级别职员工资总额对比表。为了让领导更清楚地了解和分析不同级别职员的工资情况，以便对工资改革方案进行必要修订提供数据参考，人力资源部要求根据B3:B6的“人均工资总额”，在C3:C6单元格区域制作数据条，供领导查阅。

■图5-1　各级职工工资总额表

解决方案

使用条件格式的数据条格式，可以快速地在单元格中设置数据条。

操作方法

※数据条的使用※

步骤1　在C3单元格中输入公式“=B3”，并把公式下拉复制到C4:C6单元格。

步骤2　选定C3:C6单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮。

步骤3　在下拉菜单中选择“数据条”选项，再选择一种数据条，如“渐变填充”列表框中的红色数据条，如图5-2所示。

■图5-2　设置数据条条件格式

设置数据条后的效果如图5-3所示。

■图5-3　数据条效果图

原理分析

Excel 2010的条件格式提供了数据条功能，可查看单元格中的带颜色的数据条，数据条的长度表示单元格中数据值的大小，数据条越长，则表示单元格中的值越大，反之则越小。

知识扩展

单元格中可以仅显示数据条，而不显示单元格中的数值，效果更佳。具体操作如下。

※让数据条不显示单元格数值※

步骤1　选定C3单元格，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“管理规则”选项。

步骤2　在弹出的“条件格式规则管理器”对话框中选定“数据条”规则，再单击“编辑规则”按钮。

步骤3　在“编辑格式规则”对话框的“编辑规则说明”选项区域中选中“仅显示数据条”复选框，如图5-4所示。

■图5-4　编辑规则

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“编辑格式规则”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“条件格式规则管理器”对话框。

步骤5　选定B3:B6单元格，选择“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“文本右对齐”按钮，把B3:B6单元格设置为“文本右对齐”（此步骤仅为美化表格，可省略）。

效果如图5-5所示，查看数据条，各级别职员工资高低一目了然。

■图5-5　不显示数据的数据条效果

※设置数据条的最大值和最小值※

如图5-6所示，第五次人口普查不同性别各年龄段人口数，要在男女人数列中使用数据条，就必须使男女两列中等长的数据条代表相同的人口数，才具有可比性，要使数据条有此效果，可设置数据条相同的“最小值”和“最大值”，具体操作方法如下。

■图5-6　第五次人口普查不同性别各年龄段人口数

步骤1　选定C3:C23单元格区域，单击“开始”选项卡，选择“样式”组中的“条件格式”→“新建规则”。

步骤2　在“选择规则类型”列表框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”，“格式样式”下拉列表框选择“数据条”，并勾选“仅显示数据条”复选框。

步骤3　在“最小值”下方的“类型”下拉列表框中选择“数字”，“值”编辑框中输入数字“0”；在“最大值”下方的“类型”下拉列表框中选择“数字”，“值”编辑框中输入1个不小于B3:C23单元格区域中人数的数字，如“66000000”，如图5-7所示。

■图5-7　设置数据条的最小值和最大值

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框。

步骤5　选定B3:B23单元格区域，单击“开始”选项卡，选择“样式”组中的“条件格式”→“新建规则”。

步骤6　重复步骤2和步骤3的操作。

步骤7　在“条形图方向”下拉列表框中选择“从右到左”，再单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框，如图5-8所示。

■图5-8　设置数据条的条形图方向为从右到左

最后的效果如图5-9所示。

■图5-9　设置使不同区域相同数值的数据条具有相等的长度

如果最大值或最小值数字不固定，可以使用公式设置，方法是在图5-7中，“最大值”下方的“类型”下拉列表框中选择“公式”，“值”编辑框中输入公式：

“最小值”设置方法相同，公式为：

疑难117　如何用图标把考试成绩等级形象地表示出来

如图5-10所示的是某班级学生考试成绩表，教师为方便查看学生成绩结构，需要把不同层次的成绩用某种标识区分开。

■图5-10　考试成绩表

解决方案

使用条件格式的图标集功能，标识不同等级的成绩。

操作方法

※图标集条件格式※

步骤1　选定A2:G20单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮。

步骤2　在下拉菜单中选择“图标集”选项，再单击“标记”组的“三个符号（无圆圈）”图标，如图5-11所示。

■图5-11　设置图标集条件格式

设置后的效果如图5-12所示，成绩分为3个等级，分别各占三分之一。

■图5-12　设置图标集条件格式的效果

原理分析

使用“三个符号（无圆圈）”图标集条件格式后，Excel默认把3种图标按百分比分为3个等分标识出来，每种符号各占三分之一。

知识扩展

在实际应用中，教师往往需要自己根据实际情况定义各级别的分数线，如分别按优秀（85分及以上）、及格（60分至84分）和不及格（60分以下）进行标识，这就需要自己定义分隔的分数线，具体操作如下。

※自定义图标集的分隔数※

步骤1　选定A2:G20中任意单元格，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“管理规则”选项。

步骤2　在“条件格式规则管理器”对话框中选定“图标集”规则，再单击“编辑规则”按钮。

步骤3　在“编辑格式规则”对话框的“类型”的第1个下拉列表框中选择“数字”选项，在“值”的第1个文本框中输入数字“85”。

步骤4　在“类型”的第2个下拉列表框中选择“数字”选项，在“值”的第2个文本框中输入数字“60”，如图5-13所示。

■图5-13　编辑条件格式规则

步骤5　单击“确定”按钮，关闭“编辑格式规则”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“条件格式规则管理器”对话框。

编辑规则后的效果如图5-14所示，D16单元格的分数“84”标识为及格（第2种图标）。

■图5-14　自定义成绩线后的条件格式效果

疑难118　如何复制由条件格式产生的颜色

如图5-15所示为某工厂产品合格率情况表，在B3:G22单元格区域设置了条件格式，条件是当单元格数值小于95％时填充橄榄色底纹，如图5-16所示。现在数据已定，想删除设置的条件格式，但要求保留填充的橄榄色底纹。

■图5-15　产品合格率情况表

■图5-16　查看设置的条件格式

解决方案

复制后，再利用Office剪贴板进行粘贴。

操作方法

※复制条件格式的颜色※

步骤1　选定B3:G22单元格区域，按下【Ctrl+C】组合键两次，以复制并调出Office剪贴板（如未调出Office剪贴板，请参考本疑难的知识扩展）。

步骤2　单击粘贴项目的按钮，在下拉菜单中选择“粘贴”选项，如图5-17所示。

■图5-17　在Office剪贴板粘贴

通过上述操作后，表格看起来没变化，但条件格式已被删除，如图5-18所示，填充颜色也保留了，达到了预定的要求。

■图5-18　在Office剪贴板粘贴后条件格式被自动删除掉

原理分析

2007版本以后的Office剪贴板比早期的版本有所改进，可以复制保留条件格式设置后所显示的格式信息（不包括数据条、图标集等特殊图案），也可以复制保留单元格自定义数字格式后所显示的格式内容。

知识扩展

如果按下【Ctrl+C】组合键两次，没有出现Office剪贴板，可进行以下设置。

※调出Office剪贴板※

步骤1　单击“开始”菜单，再单击“剪贴板”组的斜向箭头，调出Office剪贴板。

步骤2　单击“Office剪贴板”的“选项”按钮，在下拉菜单中选择“按Ctrl+C两次后显示Office剪贴板”选项，如图5-19所示。

■图5-19　设置“按Ctrl+C组合键两次后显示Office剪贴板”

疑难119　如何更改数据条边框的颜色

某商店对其在全国各城市分店2010年1月的销售情况作了数据条条件格式，如图5-20所示。为了使数据条边界更加分明，以便查看，想把数据条边框改为比较显眼的颜色。

■图5-20　2010年1月各分店销售情况表

解决方案

通过编辑条件格式规则，更改数据条边框颜色，达到理想效果。

操作方法

※更改数据条边框颜色※

步骤1　选定B3:B7中任意单元格，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“管理规则”选项。

步骤2　在弹出的“条件格式规则管理器”对话框中选择“数据条”规则，再单击“编辑规则”按钮。

步骤3　在弹出的“编辑格式规则”对话框的“边框颜色”下拉列表中，选择一种颜色，如“深红色”，如图5-21所示。

■图5-21　更改数据条边框颜色

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“编辑格式规则”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“条件格式规则管理器”对话框。

更改边框颜色后的效果，如图5-22所示。

■图5-22　更改数据条边框颜色后的效果

原理分析

Excel 2010允许用户修改数据条边框颜色。

知识扩展

数据条也可以设置为无边框的数据条，方法是在如图5-21所示的“边框”下拉列表框中，选择“无边框”选项，设置“无边框”后的效果如图5-23所示。

■图5-23　设置无边框的数据条效果

疑难120　如何标识出面试成绩中的两个最高分和两个最低分

某公司2010年拟招收几名新职员，由7位评委进行面试评分，评分后的成绩表如图5-24所示。为使评分结果更合理及公平，要去掉两个最高分和两个最低，因此，人力资源部经办人员要在面试成绩表中标识出两个最高分和两个最低分。

■图5-24　面试成绩表

解决方案：

用条件格式中“项目选取规则”的“值最大的10项”和“值最小的10项”，可以快速对面试成绩进行标识。

操作方法

※“项目选择规则”条件格式※

步骤1　选定B3:H3单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“项目选择规则”选项。再选择“值最大的10项”选项，如图5-25所示。

■图5-25　设置值最大的10项条件格式

步骤2　在弹出的“10个最大的项”对话框中，把数字微调按钮的数字“10”改为“2”。在“设置为”下拉列表框中选择“浅红填充色深红色文本”选项，再单击“确定”按钮，如图5-26所示。

■图5-26　为值最大的N项设置格式

步骤3　选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“项目选择规则”选项，再单击“值最小的10项”命令。

步骤4　在“10个最小的项”对话框中，把数字微调按钮的数字“10”改为“2”，“设置为”下拉列表框中选择“黄填充色深黄色文本”选项，再单击“确定”按钮，如图5-27所示。

■图5-27　为值最小的N项设置格式

步骤5　选定B3:H3单元格区域，选择“开始”选项卡，双击“剪贴板”组中的格式刷按钮，鼠标形状成为。

步骤6　依次单击B4、B5…B15单元格后，再单击一次“格式刷”按钮（或按下【Esc】键）退出格式刷。

通过上述设置，标识出两个最高分和两个最低分后的效果，如图5-28所示。

■图5-28　标识出两个最高分和两个最低分的效果

注意

如果最高分或最低分有两个以上的同分，则Excel将会全部标识出来。

知识扩展

可以对“10个最大的项”和“10个最小的项”自定义格式，方法是在如图5-26所示的“设置为”下拉列表框中选择“自定义格式”选项，在“设置单元格格式”对话框中设置格式后单击“确定”按钮，如图5-29所示。

■图5-29　为值最大或最小的N项自定义格式

疑难121　如何标记出招聘报名表中的重复姓名

某银行要招聘一批职员，报名表如图5-30所示。招聘工作人员在统计报名人数前，为防止报名表重复录入，要把重复的姓名标记出来，以便删除后进行统计。

■图5-30　职员招聘报名表

解决方案

利用条件格式中“突出显示单元格规则”的“重复值”进行标记。

操作方法

※标识重复值※

步骤1　选定A3:A23单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中指向“突出显示单元格规则”选项，再选择“重复值”选项。

步骤2　在“值”下拉列表框中选择“重复”选项，在“设置为”下拉列表框中选择“浅红填充色深红色文本”选项，再单击“确定”按钮，如图5-31所示。

■图5-31　设置重复值条件格式

标记重复值后的效果如图5-32所示。第6行和第16行重复录入，可删除其中一条记录再进行统计。

■图5-32　标记重复值效果

知识扩展

如果有同名者（相同姓名的多个人），可以添加一个辅助列，使用“和”符号（&）连接多个字段，再按该辅助列来标记重复值，如以下公式将返回字符串“吴仁|男|24|江苏”。

把多个字段用“|”符号连接，是为了区别字段不同，而连接后相同的字符串。如“"AB＂&＂C＂”与“＂A＂&＂BC＂”结果同为“＂ABC＂”，而使用“|”号连接就可以区分出来，结果分别为“＂AB|C＂”和“＂A|BC＂”。

疑难122　如何设置具有立体感的单元格

某用户创建了一个工作簿，内含12个月和1个目录的工作表。目录工作表使用超链接方法，链接到12个月的工作表，如图5-33所示。为使目录看起来更专业、更美观，想让超链接到12个月工作表的单元格有凸显的效果。

■图5-33　超链接到各工作表的目录表

解决方案

周边区域填充灰色底纹，设置左、上白色边框，右、下黑色边框解决。

操作方法

※单元格边框设置技巧※

步骤1　选定超链接单元格的周边区域B1:H9单元格。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“字体”组中的“填充颜色”按钮。在下拉菜单中，选择“主题颜色”为“白色，背景1，深度15％”，如图5-34所示。

■图5-34　填充底纹

步骤3　选定C2单元格，按住【Ctrl】键，再依次选定超链接到12个月工作表的其他单元格。

步骤4　用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，或按下【Ctrl+1】（大键盘数字“1”）组合键，弹出“设置单元格格式”对话框。

步骤5　选择“边框”选项中，在“样式”列表框中选择实心线条样式，在“颜色”下拉列表框中选择“主题颜色”为“白色”，再单击“边框”组中的左边框和上边框图标按钮，如图5-35所示。

■图5-35　设置左、上白色边框

步骤6　在“颜色”下拉列表框中选择“主题颜色”为“黑色”，再单击“边框”组的右边框和下边框图标按钮，最后单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框，如图5-36所示。

■图5-36　设置右、下黑色边框

通过上述操作后，各个超链接单元格都有凸显的效果，很有专业感，且很美观，如图5-37所示。

■图5-37　凸显单元格效果

原理分析

利用人们视觉上的错觉，产生的立体感。左、上边框设置白色，就好像是左上角有光亮照射，右、下边框设置黑色，就好像是被照射后产生的阴影，因此，具体立体感。

知识扩展

也可以设置单元格有凹陷感，方法是设置左、上边框为黑色，右、下边框为白色，效果如图5-38所示。

■图5-38　设置凹陷的单元格效果

注意

选定带超接的单元格（如C2）时，应把鼠标放在单元格中无字符串的位置，鼠标指针显示空心“十”字型时单击，如果放在文字上方，鼠标指针显示手形时，应按住鼠标左键1秒以上再单击，否则，将选定并激活超链接所指向的单元格。

5.2　在条件格式中使用公式

在条件格式中使用公式，可以根据用户需要，设置更复杂、更个性化的条件对单元格区域或数据进行标识。

疑难123　如何标记特定年龄段的人员

单位要提拔几个科长，要求年龄在25～35岁之间，名单如图5-39所示，经办人员为方便查看，要把符合条件的职员（即年龄在25～35岁之间的人员）标记出来。

■图5-39　职员名单

解决方案

在条件格式中使用AND公式，限制年龄段。

操作方法

※双条件设置条件格式※

步骤1　选定A2:J25单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项，如图5-40所示。

■图5-40　新建规则

步骤2　弹出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入下面的公式，单击“格式”按钮，如图5-41所示。

■图5-41　使用公式设置条件格式

步骤3　弹出“设置单元格格式”对话框。选择“填充”选项卡，在“背景色”列表框中选择一种颜色，如橄榄色，如图5-42所示。

■图5-42　设置单元格格式

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框。再单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框。

设置条件格式后的效果如图5-43所示，所有年龄在25～35岁的职员都用橄榄色填充，可以很清楚地查看这些职员的名单信息。

■图5-43　标识待定年龄段的结果

原理分析

AND()函数用途是用于执行逻辑检验函数，必须所有参数的计算结果为TRUE时，才返回TRUE；只要有一个参数的计算结果为FALSE，即返回FALSE。本示例中要求年龄必须同时满足“大于或等于25”和“小于或等于35”两个条件。

知识扩展

※条件格式规则※

在条件格式规则中，如果公式结果返回数字，则非0数字即为TRUE，数字0为FALSE，而在逻辑值乘法运算中，只要有一个乘数为FALSE，计算结果都为0。因此，步骤2的公式也可以简化如下：

疑难124　如何标识出工资表中的非数字单元格

某公司开发了一个工资查询系统，公司所有职员可以根据用户名和密码在内网上查询自己的工资。公司劳资人员每月把做好的工资表导入到查询系统中，系统要求工资表中，除标题行和“姓名”列以外的所有数据区域单元格，都必须是纯数字型的数字，不能含有空单元格或文本字符串，空单元格必须输入数字“0”，否则不能导入系统。因此，劳资人员要把空单元格和文本字符串的单元格标识出来，以便修改为可以导入系统的数据。工资表结构如图5-44所示。

■图5-44　要导入查询系统的工资表

解决方案

使用公式条件格式，用NOT和ISNUMBER函数进行判断标识。

操作方法

※标识非数字单元格※

步骤1　选定B2:M25单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项。

步骤2　弹出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式，如图5-45所示。

■图5-45　设置条件格式公式

步骤3　单击“格式”按钮，再选择“设置单元格格式”对话框中的“填充”选项卡，在“背景色”列表框中选择一种颜色，如“橄榄色”。

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框。

标识后的结果如图5-46所示。D25单元格是文本串“无”，必须改为数字“0”；H15单元格有1个空格文本，可能是选定单元格时不小心按到空格键，清除了原有数据并输入空格，应改回正确的数据；K25是空单元格，没有所得税必须填上数字“0”。

■图5-46　标识出非数字单元格

原理分析

ISNUMBER()函数判断单元格内容是否为数字，再用NOT求反，即判断是否为非数字。

知识扩展

若导入的数据要求全部用文本格式（许多数据库要求用文本格式，包括数字也用文本格式），而要标记出非文本单元格，公式为：

疑难125　如何利用条件格式凸显双休日

某工作人员每个月把自己的在办事件和待办事件用Excel做备忘录，如图5-47所示。为了方便查看哪几天是双休日，以便于每月申报加班工资，需要把双休日的行用黄色底纹标识出来。

■图5-47　工作备忘录

解决方案

在条件格式中使用WEEKDAY函数，判断日期是否为双休日进行标识。

操作方法

※在条件格式中使用WEEKDAY()函数※

步骤1　选定A3:C22单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项。

步骤2　在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式，如图5-48所示。

■图5-48　设置双休日公式

步骤3　单击“格式”按钮，再选择“设置单元格格式”对话框中的“填充”选项卡，在“背景色”列表框中选择“黄色”。

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框。

凸显双休日后的效果如图5-49所示，所有双休日的行都用黄色底纹填充，非常清楚。

■图5-49　凸显双休日的效果

原理分析

WEEKDAY(日期,2)：返回数字1（星期日）到数字7（星期六），因此，如果函数返回的数字>5，即6或7，表示这个日期为星期六或星期日。

知识扩展

※WEEKDAY()函数参数介绍※

WEEKDAY(serial_number, [return_type])函数中，第2个参数“return_type”不同，函数返回的数字也不同，具体如表5-1所示。

■表5-1　return_type参数与返回的数字对照表

疑难126　如何只在不及格成绩的单元格上显示图标集

某银行组织新参加工作的职员参加了银行业资格考试，考试成绩如图5-50所示。大家都知道，这种考试成绩只要及格就行，60分和100的效果是一样的。因此，人力资源部分管教育培训的人员，要把不及格的职员成绩用打叉的图标集标记出来，及格（60分及以上）成绩不做任何标记。

■图5-50　银行业资格考试成绩表

解决方案

制作两个条件格式，把不及格和及格成绩区分出来，及格成绩不设置格式，不及格成绩设置图标集，再利用条件格式的“如果为真则停止”的功能，使及格成绩停止于图标集条件格式之前。

操作方法

※条件格式中“如果为真则停止”的使用※

步骤1　选定B3:D22单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项。

步骤2　在“选择规则类型”列表框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”选项，在“格式样式”下拉列表框中选择“图标集”，在“图标样式”下拉列表框中选择一种带打叉的样式。

步骤3　在“类型”组第1个下拉列表框中选择“数字”，“值”组的第1个文本框中输入1个大于60的数字，如“100”。

步骤4　在“类型”组第2个下拉框中选择“数字”，“值”组的第2个文本框中输入数字“60”，再单击“确定”按钮，如图5-51所示。

■图5-51　设置图标集条件格式

步骤5　保持B3:D22单元格区域的选定状态，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项。

步骤6　在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式：

步骤7　不设置任何格式，直接单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框，如图5-52所示。

■图5-52　在条件格式中设置公式

上述操作后，考试成绩表的初步效果如图5-53所示。

■图5-53　初步效果

步骤8　选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“管理规则”选项。

步骤9　选中规则“公式:=B3>=60”中“如果为真则停止”复选框，再单击“确定”按钮，关闭“条件格式规则管理器”对话框，如图5-54所示。

■图5-54　设置如果为真则停止

最后的结果如图5-55所示，只有不及格的成绩才有图标集，及格成绩没有图标集，也不改变格式。

■图5-55　只显示不及格成绩图标集

原理分析

规则“公式:=B3>=60”中，当成绩为及格时，则应用该规则设置的格式，而该规则没有设置格式，又因为设置了“如果为真则停止”，所以也不应用图标集条件格式，因此，最后的效果就是只标记出不及格成绩的图标集。

知识扩展

※调整条件格式的优先顺序※

可以调整条件格式的优先顺序，方法是，在如图5-54所示的“条件格式规则管理器”中，选定要调整的条件格式，再单击“删除规则”右侧的三角按钮，单击一次按钮，所选条件格式将上移1条，单击一次按钮，所选条件格式将下移1条。

疑难127　如何突出显示部门总经理名册记录

图5-56所示的是某公司机关各部门的员工名册，为了更清楚地区分每个部门的员工，要把各部门总经理的记录凸出显示出来。有的部门有多个总经理，但主事的只有1人，放在各部门员工的最前面，其他的总经理只是享受该级别工资。

■图5-56　部门员工名册

解决方案

条件格式标记，用MATCH()和ROW()函数判断是否首条记录，以进行标记。

操作方法

※使用MATCH()函数判断首条记录※

步骤1　选定A2:K21单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项。

步骤2　弹出“新建格式规格”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入以下公式，再单击“格式”按钮，如图5-57所示。

■图5-57　设置公式条件格式

步骤3　选择“设置单元格格式”对话框中的“字体”选项卡，在“字形”下拉列表框中选择“加粗倾斜”选项。单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框，如图5-58所示。

■图5-58　为条件格式设置单元格格式

通过上述设置后，各部门首记录（部门总经理）都使用了“加粗倾斜”字形，很清楚地区分开每个部门的员工，如图5-59所示。

■图5-59　标记总经理名册

原理分析

ROW函数返回行号，“MATCH($B2,$B:$B,0)”返回B2在B列的位置，如果列中有多条相同的记录，则返回第1条记录的位置，因此，只有第1条记录才满足条件格式的公式“MATCH($B2,$B:$B,0)=ROW()”。

疑难128　如何在条件格式中使用自定义数字格式

某银行对职员举行银行业务培训后，为了解培训效果，进行测试，测试成绩如图5-60所示。培训部门为查看两科及以上不及格（60分以下为不及格）的职员有哪些，想把这些人的成绩显示为“两科以上不及格：+考试分数”，如“两科以上不及格：55”。

■图5-60　职员考试成绩表

解决方案

在条件格式中使用自定义数字格式。

操作方法

※在条件格式中使用自定义数字格式※

步骤1　选定B2:F21单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项。

步骤2　弹出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入以下公式，再单击“格式”按钮，如图5-61所示。

■图5-61　设置条件格式公式

步骤3　选择“数字”选项卡，在“允许”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中，把“G/通用格式”改为“"两科以上不及格："0”，如图5-62所示。

■图5-62　自定义数字格式

注意

“"两科以上不及格："0”中间的半角引号不要漏掉。

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“设置单元格格式”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“新建格式规则”对话框。结果如图5-63所示。

■图5-63　标识两科及以上不及格成绩

原理分析

使用“COUNTIF($B2:$F2," 60")>1”判断职员考试成绩是否两科及以上不及格；“B2<60”判断该单元格成绩是否不及格；用“*”判断两个条件是否都成立，如果同时符合两个条件，则应用条件格式所设置的自定义数字格式“"两科以上不及格："0”。

知识扩展

自定义数字格式中，两个半角引号中间的内容表示要强行显示在单元格中的文本，数字“0”表示把数值四舍五入到0位小数点（即整数）。如自定义数字格式为“＂成绩＂0.0”，则“83.49”显示为“成绩83.5”，即强行显示“成绩”两字，数字四舍五入到1位小数点。

5.3　练习与思考

在疑难128中添加一个条件，把单科不及格的成绩用“浅红色填充深红色文本”标识出来，两科及以上不及格的成绩不变，结果如图5-64所示。

■图5-64　标识单科不及格成绩

第6章　数据有效性

数据有效性，顾名思义，就是用来判断用户输入到单元格的数据是否有效，以限制输入数据的类型或范围，还可以用来圈释已输入的无效数据。可以配置数据有效性以防止用户输入无效数据。如果愿意，可以允许用户输入无效数据，但当用户尝试在单元格中输入无效数据时会向其发出信息或警告。此外，还可以提供一些消息，以定义期望在单元格中输入的内容，以及帮助用户更正错误的说明。

6.1　基本技巧

本节主要介绍数据有效性的基本技巧，可以通过简单的设置以提示用户某些信息，或限制用户可以输入到单元格的数据类型或范围，以及如何制作可供用户选择的下拉菜单。

疑难129　如何使用户在选定单元格时出现提示信息

某公司要加入养老保险、医疗保险、失业保险等社会保险体系，要求提供所有职员的身份证号码，经办人员制作了“身份证号码采集表”，要求各基层单位输入身份证号码后上报，如图6-1所示。为了让基层单位更明确地知道身份证号码的输入方法和注意事项，应该让用户在选定单元格时有提示信息，告诉用户如何输入身份证号码。

■图6-1　身份证号码采集表

解决方案

在“数据有效性”对话框的”“输入信息”选项卡中输入提示信息。

操作方法

※使用数据有效性的信息※

步骤1　选定B3:B22单元格区域，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，如图6-2所示。

■图6-2　数据有效性图标

步骤2　弹出“数据有效性”对话框。选择“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框。在“标题”文本框中输入“注意：”，在“输入信息”下拉列表框中输入“请把单元格设置为文本格式后输入15或18位身份证号码”，如图6-3所示。

■图6-3　设置数据有效性信息

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框。

设置完成后，当用户选定B3:B22单元格区域中任意单元格时，将出现用户在步骤2中设置的提示信息，如图6-4所示。

■图6-4　设置提示信息后的效果

知识扩展

选定“提示信息”框，按住鼠标左键拖动，可以把“提示信息”框移动到其他位置，按下【Esc】键可以暂时隐藏“提示信息”框，当用户再次选定该单元格时仍会自动出现。

疑难130　如何制作企业评级可选择下拉菜单

某金融机构为了解企业情况，制作了“企业信息调查表”，如图6-5所示。由于“企业评级”有固定的选项，因此，希望在“企业评级”的B4单元格制作下拉菜单，让用户选择输入。

■图6-5　企业信息调查表

解决方案

使用“数据有效性”的“序列”功能，制作可选择下拉菜单。

操作方法

※制作下拉菜单※

步骤1　选定B4单元格，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡。

步骤3　在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，勾选“提供下拉箭头”复选框（默认为勾选），在“来源”文本框中输入“企业评级”的所有选项，每个选项用半角逗号隔开，如图6-6所示。

■图6-6　设置企业评级下拉菜单

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框。

通过上述设置后，当用户选定B4单元格后，单元格右侧出现一个倒三角，单击可以弹出一个下拉列表框，内容是步骤3设置的选项，用户可以选择任意一个选项输入到单元格中，如图6-7所示。

■图6-7　设置下拉菜单效果

知识扩展

在图6-6所示的“数据有效性”对话框中，“忽略空值”复选框是指是否允许用户输入空值（进入编辑状态后什么内容也不输入就按下【Enter】键）。如果用户不选择“忽略空值”复选框，则当用户选定B4单元格后，在“编辑栏”清除内容后按下【Enter】键，将弹出如图6-8所示的“输入值非法”警告框。但用户仍可以在选定单元格后按下【Delete】键清除内容，而不弹出警告框。如果选定单元格后直接按【Enter】键清除内容，则不会弹出警告框。

■图6-8　输入值非法警告

疑难131　如何只复制单元格中的数据有效性设置

某用户制作了一个职称调查表，B3的“职称”单元格使用数据有效性设置了下拉菜单，并填上“张三”的职称，由于“张三”副高级职称还未聘任，因此，用黄填充色和批注进行了标识，如图6-9所示。现在用户需要把B3单元格的数据有效性复制到E3、H3、K3单元格中，但不需要复制其他信息（如填充色、批注），因此不能简单地使用“复制”→“粘贴”功能。

■图6-9　已设置职称数据有效性的表格

解决方案一

使用“选择性粘贴”粘贴数据有效性。

操作方法

※“选择性粘贴”数据有效性※

步骤1　选定B3单元格，按下【Ctrl+C】组合键复制（也可以使用其他方法复制，如选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“复制”图标或使用右键快捷菜单复制）。

步骤2　选定E3单元格后，按住【Ctrl】键，再依次单击H3和K3单元格。

步骤3　选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，在下拉菜单中单击“选择性粘贴”按钮，如图6-10所示，或在右键快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，如图6-11所示。

■图6-10　使用菜单选择性粘贴

■图6-11　使用右键快捷菜单选择性粘贴

步骤4　弹出“选择性粘贴”对话框。选择“有效性验证”单选按钮，再单击“确定”按钮，如图6-12所示。

■图6-12　选择性粘贴数据有效性

通过选择性粘贴数据有效性后，E3、H3和K3单元格都有与B3相同的数据有效性设置，而B3单元格的其他信息并没有被复制，如图6-13所示。

■图6-13　只复制数据有效性效果

解决方案二

利用选定多个单元格中的含有已设置和未设置或设置不相同数据有效性，对Microsoft Excel弹出的对话框进行设置。

操作方法

※在多个不连续的单元格中设置相同的数据有效性※

步骤1　选定已设置数据有效性的B3单元格，按住【Ctrl】键，再依次单击E3、H3和K3单元格。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤3　在弹出的“Microsoft Excel”对话框中，单击“是”按钮，如图6-14所示。

■图6-14　设置数据有效性时弹出的“Microsoft Excel”对话框

步骤4　在弹出的B3单元格的“数据有效性”设置的对话框中，单击“确定”按钮，如图6-15所示。

■图6-15　B3单元格的数据有效性设置

通过上述操作后，结果与解决方案一相同。

在两种解决方案中，可以看出解决方案二更简单方便。

原理分析

在“选择性粘贴”对话框中，可以只粘贴单元格中的某些属性，如“数值”、“公式”、“列宽”等，本示例为“有效性验证”，即“数据有效性”（包括“数据有效性”对话框中所有标签的设置，如在本示例中，选定单元格时的提示信息框）。

知识扩展

Excel 2010还没有选择性粘贴“条件格式”的功能，虽然可以选择性粘贴“格式”，但会把除“条件格式”以外的其他格式（如字体、边框等）也粘贴到目标单元格，期望Microsoft的下一个Excel版本会把条件格式也添加到“选择性粘贴”对话框中。

疑难132　为什么数据有效性不显示下拉箭头

某用户用Excel制作了“自然人客户基本情况档案表”，其中H3单元格设置了数据有效性下拉菜单，如图6-17所示。但选定H3单元格后，却发现没有下拉箭头供用户选择，如图6-16所示。

■图6-16　自然人客户基本情况档案表

■图6-17　已设置的“婚姻状况”下拉菜单

解决方案

检查“数据有效性”对话框中，是否勾选了“提供下拉箭头”复选框，并在“Excel选项”中，设置显示全部对象。

操作方法

※显示对象※

步骤1　检查如图6-17所示的“数据有效性”对话框中，是否勾选了“提供下拉箭头”复选框，本示例为已勾选。

步骤2　选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。

步骤3　选择对话框左侧的“高级”选项，在“此工作簿的显示选项”选项区域中，选中“对于对象，显示：”的“全部”单选按钮，如图6-18所示。

■图6-18　在“Excel选项”对话框中设置显示全部对象

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

通过上述设置后，当选定H3单元格后，就出现了下拉箭头，供用户选择某个选项，如图6-19所示。

■图6-19　出现下拉菜单的数据有效性

原理分析

数据有效性中的“下拉箭头”属于Excel对象集合中的一员，如果在“对于对象，显示：”中设置为“无内容(隐藏对象)”，则对象“下拉箭头”将被隐藏，用户看不到，就无法选择某个选项。

知识扩展

设置了数据有效性下拉菜单后，也可以不在下拉菜单选择某个选项，而手动输入选项中的内容，如本示例中的H3单元格，虽无下拉箭头，但仍可以手动输入选项中的内容。

疑难133　如何在有效性序列来源中使用左右箭头移动光标

图6-20所示为某单位2009年底花名册，要在其中的“文化程度”列设置数据有效性下拉菜单，来源为“研究生,本科,大专,中专,高中,初中”。为了避免频繁切换全、半角输入法，用户想全部输入中文“研究生本科大专中专高中初中”后，再用左右箭头移动光标输入半角逗号，但按下左向箭头后，光标没有移动，却输入了一个单元格引用，如图6-21所示。

■图6-20　花名册

■图6-21　在“点模式”中按下左向箭头的效果

解决方案

使用功能键【F2】切换“点模式”和“输入模式”。

操作方法

※切换数据有效性的“点模式”和“输入模式”※

步骤1　当用户在“来源”文本框中输入中文后按左向箭头时，状态栏左侧显示为“点”字，此时按一下【F2】键，状态栏左侧将显示为“编辑”两字，如图6-22所示。

■图6-22　“点模式”和“编辑模式”下状态栏显示情况

步骤2　选定“+$F$3”，按下【Delete】键，再用左、右向箭头移动光标以输入半角逗号，如图6-23所示。

■图6-23　在编辑模式下用方向箭头移动光标添加半角逗号

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框。

原理分析

功能键【F2】可以在“点模式”和“编辑模式”间切换。

知识扩展

在“新建名称”对话框的“引用位置”文本框中使用公式设置条件格式时，在“新建格式规则”对话框的“为符合此公式的值设置格式”文本框中，也可以按下功能键【F2】后，使用左、右向箭头移动光标。有关名称和条件格式的应用请参考第7章和第5章。

疑难134　如何在多个工作表同时设置相同的有效性验证

某公司为掌握公司职员执照持有及出入境情况，制作了执照持有情况表，在工作表“Sheet1”填写机关人员执证情况，C2:C26单元格设置了数据有效性下拉菜单，如图6-24所示。工作表“Sheet2”、“Sheet3”、“Sheet4”格式相同，要发到各基层填写，如图6-25所示。现在需要把其他工作表的C2:C26单元格设置与“Sheet1”相同的数据有效性下拉菜单。

■图6-24　执照持有情况表

■图6-25　要设置相同的有效性验证的表格

解决方案

在工作组中选择性粘贴有效性验证。

操作方法

※在工作组中设置数据有效性※

步骤1　选定“Sheet1”的C2:C26单元格区域，按【Ctrl+C】组合键复制（也可以使用其他方法复制，如选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“复制”按钮或使用右键快捷菜单复制）。

步骤2　选择“Sheet2”工作表标签，按住【Shift】键，再选择最后一个工作表“Sheet4”的标签，以选定工作表“Sheet2”、“Sheet3”、“Sheet4”。

步骤3　选定C2单元格，选择性粘贴“数据有效性验证”。

结果如图6-26所示，所有工作表的C2:C26单元格区域都与“Sheet1”有相同的数据有效性下拉菜单。

■图6-26　在多个工作表同时设置相同的有效性验证

有关选择性粘贴“数据有效性验证”的详细步骤请参考疑难131。

原理分析

选定多个工作表（工作组）进行操作后，工作组中的所有工作表都将在相同的单元格区域执行相同的操作。

知识扩展

当复制区域是个多行多列的块区域，而只选择一个单元格进行粘贴时，Excel将默认以选定的单元格为左上角单元格，向右和向下扩展到与复制区域相同大小的单元格区域进行粘贴。

疑难135　如何让具有数据有效性的单元格允许输入非法值

图6-27所示为一个蔬菜进购单，A3:A10单元格区域设置了数据有效性下拉菜单，可以选择进购的蔬菜品名。由于无法把所有蔬菜品名都添加到下拉菜单选项中，当进购的蔬菜不在下拉菜单选项中时，单元格拒绝输入，因此，用户想通过某种设置，可以允许用户输入不在下拉菜单选项中的非法值。

■图6-27　蔬菜进购单

解决方案

把数据有效性的“出错警告”设置为“警告”或“信息”。

操作方法

※数据有效性中非法值的输入※

步骤1　选定A3:A10中的任意一个单元格，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　在弹出的“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，并选中“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”复选框，如图6-28所示。

■图6-28　设置对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改

步骤3　选择“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表框中选择“警告”或者“信息”选项。再单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，如图6-29所示。

■图6-29　设置出错警告

通过上述设置后，用户可以有选择地输入不在下拉菜单选项中的内容。

如果步骤3选择“出错警告”为“信息”，在A5单元格输入“红薯”并确认后，则Excel将弹出如图6-30所示的对话框。单击“确定”按钮，可以输入非法值“红薯”，单击“取消”按钮，则取消输入。

■图6-30　出错警告为“信息”输入非法值时的对话框

如果步骤3选择“出错警告”为“警告”，在A5单元格输入“红薯”并确认后，则Excel将弹出如图6-31所示的对话框。单击“是”按钮，可以输入非法值“红薯”，单击“否”按钮，用户可以重新输入内容，单击“取消”按钮，则取消输入。

■图6-31　出错警告为“警告”输入非法值时的对话框

图6-32所示为输入非法值（不在下拉菜单选项中的内容）后的效果。

■图6-32　允许输入的非法值

原理分析

Excel对数据有效性进行了人性化的设置，用户可以根据需要对“出错警告”进行必要的设置，当用户输入非法值进行友好提醒或拒绝输入。

知识扩展

在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中，“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”复选框，表示与选定的单元格（活动单元格ActiveCell）有完全相同的数据有效性设置的所有单元格（同一工作表中，不适用于其他工作表的单元格）都应用此更改，这对于在同一工作表中不连续的多个具有相同数据有效性设置的单元格进行同步更改非常方便。

如果在图6-29中取消选择“输入无效数据时显示出错警告”复选框，当输入不在下拉菜单选项中的内容时，则不弹出警告或信息对话框，用户可直接输入内容。

6.2　应用举例

本节介绍Excel数据有效性的高级应用技巧，可以使用公式更有效地限制用户可以输入到单元格中的数据类型或范围，以及如何跨工作表使用数据有效性，让用户对数据有效性有更深一步的了解和掌握。

疑难136　如何把不符合要求的数据找出来

图6-33所示为某工厂产品编码数据偏离测试表，表中的测试数据标准值为“5”，对于偏离超过0.08的数据为不符合要求的数据，为保证产品符合要求，技术部门要求把这些数据找出来并进行标识。

■图6-33　产品编号数据偏离测试表

解决方案

为数据添加有效性，再使用数据有效性的圈释无效数据功能，用标识圈进行标记。

操作方法

※圈释无效数据※

步骤1　选定B3:F10单元格区域，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　弹出“数据有效性”对话框。单击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项，在“公式”文本框中输入以下公式：

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，如图6-34所示。

■图6-34　设置数据有效性公式

步骤4　选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，在下拉菜单中选择“圈释无效数据”选项，如图6-35所示。

■图6-35　圈释无效数据

圈释无效数据后的效果如图6-36所示，偏离超过0.08的数据都被标识圈标记出来，用户可以非常清楚地看出哪些数据不符合要求。

■图6-36　圈释无效数据后的效果

原理分析

用户事先输入数据，再设置数据有效性（ABS是求绝对值的函数），并使用数据有效性的“圈释无效数据”功能后，Excel将对每个单元格进行计算和判断，根据判断的结果用标识圈对无效数据进行标识。

知识扩展

在“数据工具”组中单击“数据有效性”，在下拉菜单中选择“清除无效数据标识圈”命令或对文件进行保存后，无效数据标识圈将自动被清除。

疑难137　如何避免在一列中输入重复内容

某公司实行公车改革，交通补贴每月按职务分不同档次进行报销，图6-37所示为该公司2010年1月交通补贴报销清册。财务经办人员把已报销交通补贴的人员逐个填入表格中，为了防止有人重复报销，要求设置A3:A14单元格区域不能输入重复姓名。

■图6-37　交通补贴报销清册

解决方案

在数据有效性中，使用计数函数COUNTIF()限制输入重复内容。

操作方法

※禁止输入重复值※

步骤1　选定A3:A14单元格区域，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项，在“公式”编辑框中输入公式：

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，如图6-38所示。

■图6-38　设置禁止重复值数据有效性

通过上述设置后，当财务经办人员在A13单元格输入“吕宏”后（与A4姓名重复），Excel就会弹出警告框，禁止用户输入重复内容，如图6-39所示。

■图6-39　输入重复值的警告框

原理分析

公式“=COUNTIF($A$3:$A$14,A3)＜2”，计算在$A$3:$A$14区域中有几个A3单元格的姓名（A3使用相对引用，当用户在A13单元格输入内容时，则公式为“=COUNTIF($A$3:$A$14,A13)＜2”，即在$A$3:$A$14区域中相同的内容必须小于两个，不能重复，因此，此公式满足了用户的需求。

疑难138　如何在数据有效性序列中引用其他工作表的单元格区域

工作簿中有两个工作表，“Sheet1”存储所有的“水果名称”和“库存数量”，“Sheet2”作为查询表，A3单元格要制作下拉菜单，来源要引用“Sheet1”工作表的A2:A10单元格区域，然后在B3单元格输入公式查询“库存数量”，如图6-40所示。经办人员碰到的问题是：如何引用工作表“Sheet1”的单元格区域作为工作表“Sheet2”的A3单元格数据有效性来源？

■图6-40　水果库存数量查询表

解决方案

使用“序列”数据有效性，使用鼠标指向法或直接输入法在“来源”编辑框中输入引用。

操作方法

※引用其他工作表单元格区域作为数据有效性“来源”※

步骤1　选定工作表“Sheet2“的A3单元格，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，用鼠标在“来源”文本框中单击。

步骤3　单击“Sheet1”工作表标签，再选定A2:A10单元格区域，在“来源”文本框中将自动输入“=Sheet1!$A$2:$A$10”，也可手动直接输入该引用，如图6-41所示。

■图6-41　引用其他工作表的单元格区域作为有效性来源

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框。

步骤5　在工作表“Sheet2”的B3单元格输入下面的公式：

通过设置后，当用户选定工作表“Sheet2”的A3单元格时，将出现下拉菜单，供用户选择。用户选择某个“水果名称”后，“库存数量”也将自动查询出来，如图6-42和图6-43所示。

■图6-42　数据有效性下拉菜单

■图6-43　查询结果

原理分析

Excel 2010允许用户直接引用其他工作表的单元格区域作为数据有效性下拉菜单的“来源”。

知识扩展

※2003版制作方法※

在Excel 2003及以下版本中，必须使用定义名称或INDIRECT()函数，才可以引用其他工作表的单元格区域作为数据有效性下拉菜单的“来源”。

疑难139　为什么单元格禁止输入任何内容，数据有效性中却看不到设置

某用户手中有1个工作簿，在工作表“Sheet1”的B2:B7单元格区域有个奇怪的现象—无法输入任何数据，如图6-44所示。查看该单元格区域的数据有效性，发现虽然在“允许”下拉列表框中选择了“自定义”选项，在“公式”文本框中却没有任何公式，如图6-45所示。

■图6-44　单元格中不能输入任何数据

■图6-45　在“数据有效性”对话框中公式文本框中无公式

解决方案

清除该区域的数据有效性，即可以解决问题。

操作方法

※清除数据有效性※

步骤1　选定B2:B7单元格区域，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　弹出如图6-45所示的对话框。在“允许”下拉列表框中选择“任何值”选项，或者单击“全部清除”按钮。

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框。

通过上述操作后，就清除了B2:B7单元格区域的数据有效性，可以输入数据，如图6-46所示。

■图6-46　清除数据有效性后可以输入数据

原理分析

B2:B7单元格区域被设置了数据有效性，“公式”文本框中的公式为“=''''”，如图6-47所示。当用户设置完成，再打开数据有效性对话框，“公式”文本框中没有显示任何公式，但有效性已经生效。因此，通过清除数据有效性可以解决此问题。

■图6-47　设置不能输入任何数据的数据有效性

知识扩展

※数据有效性规则※

要使得单元格不能输入任何数据，还可以在“公式”文本框中输入数字“0”或任何一个文本，如图6-48所示。因为在数据有效性规则中，只有非0数字与逻辑值TRUE才是有效的，其余的都是无效的，如文本、错误值、0、FALSE摩。

■图6-48　用0设置不能输入任何数据的数据有效性

疑难140　如何设置数据有效性使单元格只能输入汉字

图6-49所示的是用Excel制作的购书发票，其中B7单元格是“大写金额合计”，必须使用中文大写数字填写，不能输入阿拉伯数字。用户遇到的问题是：如何利用数据有效性限制该单元格不能输入数字，只能输入文本。

■图6-49　购书发票

解决方案

利用Excel的数据有效性配合文本函数ISTEXT()进行设置。

操作方法

※只能输入汉字的有效性※

步骤1　选定B7单元格，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项，在“公式”文本框中输入公式：

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，如图6-50所示。

■图6-50　设置只能输入文本数据有效性

通过设置后，当用户在B7单元格中输入阿拉伯数字的合计金额“1060”后，Excel将弹出对话框，禁止用户输入，如图6-51所示。而中文大写的合计金额“壹千零陆拾元整”可以直接输入，如图6-52所示。

■图6-51　禁止输入非文本数据

■图6-52　输入文本型数据

疑难141　如何利用数据有效性实现联想输入

某公司拟进行岗位竞聘，制作了竞聘报名表，为了避免姓名输入错别字，在工作表“Sheet1”的A1:A21输入了所有人员姓名（按姓氏排序），工作表“Sheet2”填写报名表，如图6-53所示。为了方便输入姓名，工作人员要求在工作表“Sheet2”的姓名列“A3:A10”设置数据有效性下拉菜单，当输入姓氏后，下拉菜单就能显示该姓氏的所有人员姓名供用户选择录入。

■图6-53　名单与竞聘报名表

解决方案

用OFFSET()和MATCH()函数及通配符“*”，定义动态名称，作为数据有效性序列的“来源”，并取消数据有效性的“输入无效数据时显示出错警告”功能。

操作方法

※数据有效性联想输入※

步骤1　选定工作表“Sheet2”的A3单元格，再选择“公式”选项卡，单击“定义的名称”组中的“定义名称”按钮，弹出“定义名称”对话框。

步骤2　在“名称”文本框中输入要定义的名称，如“姓名”，在“引用位置”文本框中输入公式：

步骤3　单击“确定”按钮，完成名称的定义，如图6-54所示。

■图6-54　定义名称

步骤4　选定A3:A10单元格区域，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤5　弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入公式“=姓名”。

步骤6　选择“出错警告”选项卡，取消选择“输入无效数据时显示出错警告”复选框，再单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，如图6-55所示。

■图6-55　设置联想输入的数据有效性

设置完成后，当用户在A3:A10的单元格中输入姓氏再单击数据有效性的下拉按钮后，下拉菜单中将显示所有该姓氏的人员姓名，用户可以很方便地选择某个姓名自动输入，如图6-56所示。

■图6-56　输入姓氏后下拉菜单就显示所有该姓氏的人员姓名

注意

使用此方法定义动态名称时，名称引用的源区域（“Sheet1”的A列姓名）必须进行必要的排序，即相同姓氏的姓名必须排在一起。

原理分析

利用动态名称作为数据有效性序列的来源，其中定义的名称公式中的“MATCH(LEFT(Sheet2!$A3)&"*",Sheet1!$A:$A,0)”用来定位输入姓氏的第1个姓名在“Sheet1”A列的位置，如姓“钱”，第1个姓名“钱丹虹”在第5行。“COUNTIF(Sheet1!$A:$A,LEFT(Sheet2!$A3)&"*")”用来计算该姓氏有几个人，如姓“钱”的姓名有4个，然后由OFFSET ()函数返回对该区域（从第5行开始的4行，即A5:A8单元格区域）的引用。

疑难142　怎样限定单元格输入小数不超过2位

用户在输入数据时，经常需要限制输入的数字小数点不能超过2位，在如图6-57所示的表格中，“金额（元）”字段的数字小数点就不能超过2位，因为金额的最小单位是0.01元（即“分”）。

■图6-57　要限制小数点不超过2位的表格

解决方案

在数据有效性中使用TRUNC()函数自定义公式，限制小数点不超过2位。

操作方法

※限制输入小数点的位数※

步骤1　选定B2:B10单元格区域，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”按钮。

步骤2　弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项，在“公式”文本框中输入公式：

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，如图6-58所示。

■图6-58　设置限制小数点不超过2位的公式

设置上述数据有效性后，如果用户输入的数字小数点超过2位，Excel将弹出警告框，禁止用户继续输入，如图6-59所示。

■图6-59　输入超过2位小数点时出现的警告对话框

原理分析

TRUNC()函数的功能是：将数字的小数部分截去，返回整数。语法为TRUNC(number,[num_digits])，“Number”为需要截尾取整的数字，“Num_digits”用于指定取整精度的数字，如果省略，默认值为0。本示例“Num_digits”为2，即表示将数字保留2位小数点（不四舍五入），其余的小数部分截去。如果截去后的数字等于原来的数字，则表示这个数字小数点不超过2位。

6.3　练习与思考

如何根据班组不同，设置姓名动态下拉菜单，以选择该班组人员姓名？

在图6-60中，A:B列存储“班组”和“姓名”，已按“班组”排序，D2单元格已设置各班组的数据有效性下拉菜单。要求在E2设置数据有效性下拉菜单，根据D2选择的不同班组，显示该班组人员姓名的下拉菜单，效果如图6-61所示。

■图6-60　需要设置数据有效性的表格

■图6-61　选择班组后姓名下拉菜单相应改变

第7章　名称

Excel名称（Names），是一种由用户自己设计，能够进行数据处理的计算式。使用名称可以增强公式的可读性，便于理解，还可以简化公式且便于公式修改。从Excel 2007开始的版本，增加了“名称管理器”功能，可以查找有错误的名称，确认名称的值和引用，查看或编辑说明性批注，或者确定适用范围；还可以排序和筛选名称列表，在一个位置轻松地添加、更改或删除定义的名称。

7.1　创建与删除

本节通过介绍定义名称的规范与限制、如何创建与删除定义的名称，让用户了解工作簿级与工作表级名称的差别，以及如何在名称中使用常量和公式，增加名称的使用效果和威力。

疑难143　为什么创建名称时提示输入名称无效

中国农业银行某管理人员把方案中的某个关键数字定义名称为“ABC001”，如图7-1所示。Excel会弹出如图7-2所示的对话框，提醒用户定义的名称不符合规则。

■图7-1　定义的名称不符合规则

■图7-2　输入无效名称提示

解决方案

添加一个下画线（_）或句点（.），将“ABC001”修改为“ABC_001”或“ABC.001”，即可避免类似的问题。

原理分析

※名称使用规则※

名称定义应遵循的规则：

●必须以字母或下划线开头。

●直接定义名称不能包含空格或其他无效字符。如果使用“根据所选内容创建”创建区域名称，并且名称中包含空格，Excel会插入下画线“_”来填充空格。例如，名称Product 1将被创建成Product_1。

●定义的名称，不能与Excel内部名称或工作簿中其他名称冲突。

●Excel不允许使用字母r和c作为区域名称，因为r和c在R1C1引用样式中代表行和列。

●区域名称不能以数字开始并且能是单元格地址，如A1。

●因名称“ABC0001”与单元格地址标识符“ABC1”相同（单元格地址忽略无效0值，如A1输入“=ABC001”，回车后，公式自动改为“=ABC1”）。

如果定义的名称与单元格地址相同，如“ABC1”，那么用户在单元格内容输入公式：

Excel就无法判断究竟是引用ABC1单元格的数据还是引用名称ABC001，因此名称定义对此有限制。而添加一个下画线，改为“ABC_001”，则避免了此问题的发生。

知识扩展

※R1C1样式引用※

R1C1样式引用，是区别于A1样式引用的另一种样式引用。R1C1样式引用对于计算位于宏（宏，可用于自动执行任务的一项或一组操作。在Visual Basic for Applications编程语言录制宏）内的行和列很有用。在R1C1样式中，Excel指出了行号在R后而列号在C后的单元格的位置。如R2C，表示引用第2行同一列单元格的绝对引用，R[3]C[2]表示对在下面3行、右面两列的单元格的相对引用。

疑难144　如何在一个工作簿中定义两个相同的名称

一个工作簿中的两个工作表如图7-3所示，要在每个工作表中各定义名称“金额”＝数据量×单价。先在“Sheet1”定义名称“金额”，公式为：

■图7-3　工作簿中的两个工作表

接着在“Sheet2”定义名称“金额”，公式为：

Excel提示“输入的名称已存在，请输入唯一的名称”，不能定义相同的名称，如图7-4所示。

■图7-4　定义相同名称提示

解决方案

定义工作表级名称，即在定义名称时，在“范围”下拉列表框中选择指定的工作表。

操作方法

※工作表级名称※

步骤1　选择“公式”选项卡，单击“定义的名称”组中的“定义名称”按钮。

步骤2　弹出“新建名称”对话框。在其中输入要定义的名称“金额”，选择“范围”为某个指定的工作表，如“Sheet1”，然后输入“引用位置”文本框的公式，如图7-5所示。

■图7-5　定义工作表级名称

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“新建名称”对话框，即完成“Sheet1”的工作表级名称的定义。

步骤4　重复步骤1～3，完成“Sheet2”的工作表级名称的定义。

步骤5　在“Sheet1”和“Sheet2”的B21单元格中都输入公式：

结果如图7-6所示。

■图7-6　使用工作表级名称进行计算

原理分析

在同一工作簿中，如果要在多个工作表中定义相同的名称，必须使用工作表级名称，否则在公式中引用名称时，Excel无法判断要引用在哪个工作表定义的名称。

知识扩展

※工作表级名称的引用※

根据作用范围不同，名称可分为工作表级名称（又称为局部名称）和工作簿级名称（又称为全局名称）。

当定义了工作表级名称后，如果在其他工作表中引用该名称，则必须输入“工作表名+! +名称”，如在“Sheet2”引用“Sheet1”的名称“金额”，输入方法为：

当用户进行某些操作时，Excel将自动创建工作表级名称。如在“页面设置”中，设置了顶端标题行，Excel将自动创建工作表级名称“Print_Titles”，当设置了打印区域后，将自动创建工作表级名称“Print_Area”。

疑难145　如何批量创建名称

某公司为方便引用并查看全年每个月的工资总额，要在如图7-7所示的表格中创建12个名称，在如图7-8所示的A1单元格输入月份，A2单元格自动计算该月份的工资总额。

■图7-7　2009年每月工资

■图7-8　输入月份求工资总额

解决方案

单击“公式”→“定义名称”组中的“根据所选内容创建”按钮，可批量创建名称，用INDIRECT()函数返回指定的引用，最后用SUM()函数求和。

操作方法

※指定名称※

步骤1　选定单元格区域B2:M22。

步骤2　选择“公式”选项卡，单击“定义名称”组中的“根据所选内容创建”按钮。

步骤3　在弹出的“以选定区域创建名称”对话框中，选择“首行”复选框，如图7-9所示。

■图7-9　批量创建名称

步骤4　单击“确定”按钮，关闭对话框，完成名称的定义。

步骤5　选择“Sheet2”选项卡，切换到“Sheet2”工作表，在A2单元格输入公式：

通过上述操作后，用户在表“Sheet2”的A1单元格输入月份，A2单元格将自动计算该月份的工资总额，结果如图7-10所示。

■图7-10　输入月份后自动计算该月份的工资总额

原理分析：

INDIRECT()函数返回字符串表示的引用，即返回A1单元格月份名称引用的单元格区域，再用SUM()函数对该单元格区域求和。

知识扩展

※查看定义的名称※

单击名称框（位于公式框左侧的下拉控件）下拉按钮，或单击“公式”→“定义名称”组中的“名称管理器”按钮，可查看批量创建的名称，如图7-11和图7-12所示。

■图7-11　从名称框查看批量创建的名称

■图7-12　从名称管理器查看批量创建的名称

疑难146　如何一次性删除所有定义的名称

图7-13所示为某公司2009年度各业务员销售额统计表，其中定义了许多名称，如图7-14所示。因数据已成历史，名称已没用实用价值，为给文件“减肥”，减少不必要的内存占用，要删除所有定义的名称。

■图7-13　2009年度各业务员销售额统计表

■图7-14　在名称管理器中查看名称

解决方案

使用名称管理器，批量删除定义的名称。

操作方法

※批量删除名称※

步骤1　选择“公式”选项卡，单击“定义名称”组中的“名称管理器”按钮，弹出“名称管理器”对话框，如图7-14如示。

步骤2　选定第1个名称，把滚动条拉到最下方（如果名称够多的话），按住【Shift】键，再单击最后一个名称以选定所有名称。

步骤3　单击“删除”按钮，或按下【Delete】键，在弹出的“是否删除所选名称”对话框中，单击“确定”按钮，完成名称的删除，结果如图7-15所示。

■图7-15　删除所有定义的名称后的名称管理器

原理分析

“名称管理器”中，允许用户一次性对多个定义的名称进行删除操作，这是Excel 2007及以后版本新增的功能，Excel 2003及以前版本无此功能。

“表3”不是定义的名称，而是创建列表的表名称，因此不能在“名称管理器”中删除。

知识扩展

※删除表名称※

若要删除表名称“表3”，可单击列表区域（A2:E19）的任意单元格，选择“表工具”的“设计”选项卡，再单击“工具”组中的“转换为区域”按钮，然后在弹出的对话框中单击“是”按钮，即可把列表转换为普通区域（删除表名称），如图7-16所示。

■图7-16　把列表转换为区域

注意

若发现删除有误，可及时单击“自定义快速访问工具栏”中的“撤销”按钮撤销删除操作，恢复定义的名称。

疑难147　如何使工作表内显示定义的名称

在图7-17所示的表格中，已定义了3个名称“方案A”、“方案B”和“方案C”，在“引用位置”文本框的公式分别如下：

■图7-17　定义名称的表格

为了更方便、更直观地查看名称引用的单元格区域，希望在引用的单元格区域显示定义的名称。

解决方案

把显示比例调整为40％以下，可在引用的单元格区域内显示定义的名称。

操作方法

※调整“显示比例”以显示定义的名称※

步骤1　选择“视图”选项卡，单击“显示比例”组中的“显示比例”按钮，弹出“显示比例”对话框。

步骤2　选择“自定义”单选按钮，在右侧文本框中输入一个小于40的整数，如“39”，再单击“确定”按钮，关闭“显示比例”对话框，如图7-18所示。

■图7-18　调整显示比例

步骤3　选定A:C列，把鼠标指针放在列标处，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”选项。

步骤4　在“列宽”文本框中输入“40”，再单击“确定”按钮，如图7-19所示。

■图7-19　设置列宽

步骤5　选定第1:13行，把鼠标指针放在行号处，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“行高”选项。

步骤6　在“行高”文本框中输入“35”，再单击“确定”按钮，如图7-20所示。

■图7-20　设置行高

步骤7　选定A1:C13，选择“开始”选项卡，在“字体”组的“字号”下拉列表框中，设置字号为“28”，结果如图7-21所示。名称以蓝色字体显示在引用的单元格区域中，让人一目了然。

■图7-21　单元格内显示定义的名称

原理分析

Excel中有一个鲜为人知的功能，就是当把显示比例调整为40％以下时，定义的名称将以蓝色字体显示在引用的单元格区域中。

知识扩展

※在状态栏快速调整“显示比例”※

也可以在状态栏的“显示比例”工具栏中调整显示比例，拖动“显示比例”滑块或单击“+”、“-”按钮进行快速调整，如图7-22所示。

■图7-22　状态栏中的显示比例工具栏

疑难148　如何在名称中使用常量

图7-23所示为某公司业务员工资提成计算表。计算方法为：按销售额的1％计算，如果计算结果低于当地最低保障工资（假设为750元／月），则按最低保障工资计算。C3公式为：

■图7-23　工资提成计算表

由于最低保障工资每年都在改变，因此，每年都得频繁改变公式，如何在使保障工资改变时，不用修改公式就得达到正确的计算结果，成了劳资人员的一个问题。

解决方案

把保障工资定义为名称，在“引用位置”文本框中直接输入常量（750）。

操作方法

※在名称中使用常量※

步骤1　选择“公式”选项卡，单击“定义名称”组中的“定义名称”按钮，弹出“新建名称”对话框。

步骤2　在“名称”文本框中输入要定义的名称，如“保障工资”，在“范围”下拉框中选择“工作簿”，在“引用位置”文本框中输入公式：

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“新建名称”对话框，如图7-24所示。

■图7-24　在名称中使用常量

步骤4　把C3单元格的公式更改如下：

步骤5　选定C3单元格，双击填充柄，把公式复制到C4:C20单元格中。

当下一年保障工资改变时，假设为“900”，只需修改名称常量即可，方法如下：

步骤1　选择“公式”选项卡，单击“定义名称”组中的“名称管理器”按钮，弹出“名称管理器”对话框。

步骤2　选定名称为“保障工资”，在“引用位置”文本框中，把“=750”改为“=900”，再单击图标。

步骤3　单击“关闭”按钮，关闭“名称管理器”对话框，如图7-25所示。

■图7-25　修改名称常量

修改后的工资提成计算表如图7-26所示，业务员“华裕”和“孔刚发”在保障工资为750时，工资提成为“751. 18”和“820. 01”，当保障工资提高为900后，由于工资提成不足保障工资，均按保障工资“900”计算。

■图7-26　更改保障工资后的工资提成计算表

原理分析

名称数据不是存储在工作表中，而是存储于Excel内存中，这样可随时调用，减少用户频繁修改公式。

知识扩展

若要把名称“保障工资”更改为“最低保障工资”，则在步骤2选定名称“保障工资”后，可单击“名称管理器”的“编辑”按钮进行编辑。

疑难149　如何使用名称动态查询行、列交叉的单元格

在图7-7所示的2009年度工资总额表中，有时候在工作表“Sheet2”的A2单元格输入职员姓名，B1单元格输入月份后，或只在B2中输入姓名和月份就能查看该职员该月份的工资，如图7-27所示。

■图7-27　工资查询格式

解决方案

批量创建名称后，使用交叉运算符（一个空格）进行计算。

操作方法

※交叉运算符的使用※

步骤1　使用批量创建名称的方法创建多个名称，批量创建名称的方法请参考疑难145，步骤1改为选定A2:M22，步骤3选择“以选定区域创建名称”对话框中的“首行”和“最左列”单选按钮，创建后的名称如表7-1所示。

■表7-1　定义的名称列表

步骤2　在B2单元格输入以下公式：

也可以直接在B2单元格中输入姓名和月份，公式如下：

结果如图7-28所示。

■图7-28　使用名称和交叉运算符计算

注意

两个公式中间都有一个半角空格。

原理分析

交叉运算符（一个半角空格），用于计算两个区域的交集，如“=吕仁忠三月”，计算名称“吕仁忠”和“三月”所代表的区域的交集，即吕仁忠三月份的工资。又如公式“=SUM(A:B A8:C10)”，计算A8:B10单元格区域的和，因为区域“A:B”和“A8:C10”的交叉区域为A8:B10。

知识扩展

※Excel的4种类型的运算符※

Microsoft Excel包含4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

●算术运算符：用于完成基本的数学运算。包括加法运算符、减法运算符、乘法运算符、除法运算符、乘幂运算符及连接数字产生数字结果运算符。

●比较运算符：用于比较两个值的大小。包括大于运算符、大于或等于运算符、小于运算符、小于或等于运算符、等于运算符、不等于运算符，结果返回一个逻辑值，TRUE或FALSE。

●文本运算符：用于连接多个文本，以产生一串新的文本字符串，和号（&）连接。如：公式="Micro"&"soft "&"Excel"="Microsoft Excel"。

●引用运算符：用于把单元格区域合并计算。包括区域运算符、联合运算符、交叉运算符。

疑难150　如何创建引用动态区域的名称

图7-29所示为一份员工名册，人事管理人员要在F2单元格输入部门名称，在G2单元格输入统计选项，自动在H2单元格统计人数。

■图7-29　要创建动态区域名称的表格

解决方案

创建一个动态名称，根据F2单元格输入的部门，引用该部门所在的单元格区域，如在F2单元格输入“人力资源部”，则引用A8:D14单元格区域；在F2单元格输入“办公室”，则引用A2:D7单元格区域。最后用COUNTIF()函数计算人数。

操作方法

※使用组合函数创建动态名称※

步骤1　选择“公式”选项卡，单击“定义名称”组中的“定义名称”按钮，弹出“新建名称”对话框。

步骤2　在“名称”文本框中输入要定义的名称“部门人员”，在“范围”下拉列表框中选择“工作簿”选项，在引用位置文本框中输入公式：

步骤3　单击“确定”按钮，关闭“新建名称”对话框，如图7-30所示。

■图7-30　定义动态区域的名称

步骤4　在F2和G2单元格输入部门如“人力资源部”，统计选项如“性别为男”。

步骤5　在H2单元格输入公式：

结果如图7-31所示。

■图7-31　统计人力资源部性别为男的人数

原理分析

利用OFFSET()、MATCH()和COUNTIF()函数创建动态区域的名称，用INDEX(部门人员,,3)取得名称区域中的第3列，最后用COUNTIF()函数条件计数。

如果要统计财务部年龄35岁（含）以下的人数，因为年龄在区域中的第4列，公式更改如下：

结果如图7-32所示。

■图7-32　统计财务部年龄35岁（含）以下的人数

注意

使用此方法定义动态名称，同一部门的人员必须排序在一起。

知识扩展

INDEX()函数也可以返回区域中的整行或整列，如“=INDEX(部门人员,,4)”，返回“部门人员”区域中的第4列；“=INDEX(部门人员,2,0)”，则返回“部门人员”区域中的第2行。

7.2　名称管理器

Excel 2007开始的版本，新增加了“名称管理器”的功能，在“名称管理器”中，可以新建、编辑、删除、排序、筛选名称。本节主要介绍如何对名称进行排序和筛选，让用户了解名称也可以按自己的意图进行排序，以及如何对名称进行筛选。

疑难151　如何对名称排序

图7-33所示为各分公司的业务数据表，其中定义了多个名称，如图7-34所示。业务员要求按一月、二月……十二月的顺序排序，方便查看。

■图7-33　各分公司业务数据

■图7-34　在“名称管理器”对话框中查看已定义的名称

解决方案

为每个名称添加方便排序的备注信息，再按备注信息进行排序。

操作方法

※排序名称※

步骤1　选择“公式”选项卡，单击“定义名称组”中的“名称管理器”按钮，弹出如图7-34所示的“名称管理器”对话框。

步骤2　选定名称“一月”，再单击“名称管理器”中的“编辑”按钮。

步骤3　在“备注”下拉列表框中输入“01月”，再单击“确定”按钮，关闭“编辑名称”对话框，如图7-35所示。

■图7-35　为名称添加备注信息

步骤4　重复步骤2和步骤3，为名称“二月”、“三月”……“十二月”分别添加“02月”、“03月”……“12月”的备注。

步骤5　单击“名称管理器”中的“备注”标题，名称将按备注的信息进行排序，结果如图7-36所示。

■图7-36　按备注排序名称

原理分析

Excel在文本排序中，是逐位判断的，因为9>1，所以“9月”>“12月”，因此，在添加备注信息时，必须把不足两位数的月份用前导0补足两位。

如果直接按名称“一月、二月……十二月”排序，则按拼音字母进行排序，不能达到用户的目的，因此需要添加备注进行排序。

知识扩展

在“名称管理器”中，可以按“名称”、“数值”、“引用位置”、“范围”和“备注”排序，方法是，单击一次，升序排序，再单击一次，降序排序。

疑难152　如何筛选名称

如图7-37所示为“超级大富翁”中“富翁商会”贡献记录的工作表，其中包含多个名称，如图7-38所示。现在需要仅显示所有工作表级名称。有关工作表级名称的相关知识请参考：疑难144。

■图7-37　原始数据表

■图7-38　所有名称

解决方案

利用“名称管理器”的“筛选”功能实现对工作表级名称的筛选。

操作步骤

※筛选名称※

步骤1　选择“公式”选项卡，单击“定义名称”组中的“名称管理器”按钮，弹出如图7-38所示的“名称管理器”对话框。

步骤2　单击“筛选”按钮，在下拉菜单中选择“名称扩展到工作表范围”选项，如图7-39所示。

■图7-39　筛选工作表级名称

筛选后的结果如图7-40所示，只有范围为工作表级的名称才显示在“名称管理器”对话框中。

■图7-40　筛选结果

原理分析

Excel 2007开始的版本，提供了“名称管理器”功能，Excel终端用户可以很方便地对名称进行必要的筛选。

知识扩展

可同时对名称的3组分类（“名称扩展到工作表范围”与“名称扩展到工作簿范围”、“有错误的名称”与“没有错误的名称”、“定义的名称”与“表名称”）进行多条件筛选。选择“清除筛选”选项可清除对名称的所有筛选。

7.3　练习与思考

如何随着记录的增加，名称引用的区域自动扩展？

如图7-41所示为某银行营业所不良贷款清单，其中定义了一个名称“data”，F1单元格计算名称引用区域的行数，公式为：

■图7-41　不良贷款清单

当表格增加或删除记录后，名称“data”必须随单元格区域的扩大或减小自动扩展区域，如图7-42所示，记录添加到第24行，则F1单元格公式计算结果为“24”。

■图7-42　名称随记录的增加自动增加

第8章　数据透视表

数据透视表具有强大的交互性，可以通过简单的布局改变，全方位、多角度、动态地统计和分析数据，从海量数据中迅速地提取有用信息，同时避免了使用公式计算大量数据时，运算效率较低的问题。

8.1　创建

创建数据透视表是进一步加工处理数据的前提，本节将主要介绍如何根据不同的情况创建静态或动态的数据透视表，以满足不同的需求。

疑难153　如何按多条件进行金额汇总分析

图8-1所示为销售表的部分数据，现对该销售表进行分析，以“销售员”和“产品类别”为依据进行“金额”汇总分析，得到类似如图8-2所示结果。

■图8-1　销售表

■图8-2　按“销售员”和“产品类别”汇总的结果

解决方案

以“销售表”为数据源创建数据透视表。

操作方法

※创建数据透视表※

步骤1　单击数据区域中任意单元格。

步骤2　如图8-3所示，选择“插入”选项卡，单击“表格”组中的“数据透视表”按钮，在弹出的“创建数据透视表”对话框中，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图8-3　“创建数据透视表”对话框

步骤3　如图8-4所示，在出现的“数据透视表字段列表”窗格中，按下左键并拖动字段“销售员”至“行标签”区域，拖动字段“产品类别”至“列标签”区域，拖动字段“金额”至“数值”区域，初步效果如图8-5所示。

■图8-4　拖曳“字段”

■图8-5　添加字段后的初步效果

注意

需选中“数据透视表”报表区域的任意单元格才能显示“数据透视表字段列表”窗格。

步骤4　选定B5:D16单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“数字”组中的“千位分隔样式”按钮，调整B、C、D列宽，最后得到如图8-6所示的结果。

知识扩展

从图8-6可以看出，“数据透视表字段列表”窗格由两个部分组成：

■图8-6　数据透视表字段列表

●　上半部分是字段部分（即“字段节”），用于在数据透视表中添加或删除字段。

●　下半部分是布局部分（即“区域节”），用于重新排列或重新定位字段。

一个完整的数据透视表布局包括4个区域，各个区域说明如表8-1所示。

■表8-1　数据透视表布局的各个区域说明

创建数据透视表时，需将相应的字段添至布局部分的特定区域中。在本例中，使用了拖曳的方法直接将字段名移动至布局部分的特定区域中，比较直接。

除此以外，还有两种方法可供选择：

●选择“字段节”中的字段名前的复选框：在默认情况下，非数值字段会添加到“行标签”区域，数值字段会添加到“数值”区域。

●用鼠标右键单击“字段节”中的字段名，在弹出的快捷菜单（见图8-7）中，选择“添加到报表筛选”、“添加到列标签”、“添加到行标签”或“添加到值”中的任意一选项。此方法也可将字段快速放置到布局部分的特定区域中。

■图8-7　快捷菜单

疑难154　如何更改数据透视表的数据源

当数据源的位置发生移动或其内容变动的时候，原先创建的数据透视表将不能真实地反映现状，需重新设定数据透视表的数据源方可解决。

解决方案

选中已创建的数据透视表后更改数据来源。

操作方法

※更改数据透视表数据源※

下列操作以疑难153示例中结果（如图8-2所示）作为示范。

步骤1　选中原有数据透视表中的任意一个单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”中的“选项”选项卡，单击“数据”组中的“更改数据源”按钮。

步骤3　在弹出的“更改数据透视表数据源”对话框中，选择新的表／区域后，单击“确定”按钮，关闭对话框。如图8-8所示，按1→2→3的顺序操作。

■图8-8　更改数据源

原理分析

当单击生成数据透视报表中的任意单元格后，会出现“数据透视表工具”的“选项”与“设计”两个上下文选项卡，其中的选项可对数据透视表进行更多的加工处理操作。若单击数据透视表以外的区域，则不会出现“数据透视表工具”。

本例中通过使用“更改数据源”命令即可达到预定目标。

知识扩展

若只是数据源的内容发生变动，还可以对数据源通过创建“表”的方法使数据透视表的数据源可以动态改变，而不需要用户每次都重新设定数据源。

注意

通过选择“数据透视表工具”中的“选项”选项卡，单击“数据”组中的“刷新”按钮的方法，只能对数据源记录的行变化有效，对列的变化则无法“刷新”。

以疑难153示例中的数据源（见图8-1）为例，先创建“表”，然后再创建“数据透视表”，操作方法如下：

步骤1　选中数据源区域的任意单元格，选择“插入”选项卡，单击“表格”组中的“表格”按钮，在弹出的“创建表”对话框（见图8-9）中，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图8-9　创建表

步骤2　选择已创建的表区域中任意单元格，选择“表格工具”的“设计”选项卡，单击“工具”组中的“通过数据透视表中汇总”按钮，在弹出的“创建数据透视表”对话框后，单击“确定”按钮，关闭对话框。如图8-10所示，按1→2的顺序进行操作。

■图8-10　对已创建的表进行数据透视汇总

至此，已创建了数据源动态变化的数据透视表，当数据源行或列的数据发生变化时，只要刷新数据透视表即可更新到数据源的最新变化。

疑难155　如何选取前50％的记录进行汇总分析

图8-11所示为某公司与各个客户的销售清单表，现需从该清单中抽取前50％的记录清单进行汇总分析，以检查公司的销售业绩。

■图8-11　销售清单

解决方案

使用获取外部数据的方式导入数据并编辑SQL语句创建数据透视表。

操作方法

※导入外部数据创建数据透视表※

步骤1　新建一个工作簿，选择“数据”选项卡，单击“获取外部数据”组中的“现有连接”按钮，弹出“现有连接”对话框。单击“浏览更多”按钮，在弹出的“选取数据源”对话框，找到“销售清单”工作簿所在的位置，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框中。选中“销售清单”工作表，单击“确定”按钮。如图8-12所示，按1→2→3→4的顺序操作。

■图8-12　选择数据源“销售清单”工作表

步骤2　在弹出的“导入数据”对话框中，选择“数据透视表”单选按钮，单击“属性”按钮，弹出“连接属性”对话框。切换至“定义”选项卡，将“命令文本”修改为：

如图8-13所示，按1→2的顺序操作。

■图8-13　编辑“命令文本”并导入数据

步骤3　依次单击“确定”按钮，关闭所有对话框。

步骤4　在出现的“数据透视表字段列表”窗格中，选中字段名“客户”、“日期”、“销售额”复选框，得到如图8-14所示的结果。

■图8-14　销售清单透视结果

原理分析

本例中通过获取外部数据并编辑命令文本（即SQL语句）的方法，来截取数据源前50％的记录创建数据透视表。

本例涉及SQL语句使用方法，在此简单介绍本例中用到的SQL语句的相关知识点，更详细的SQL应用请参阅本书第10章。

SQL语句：

SELECT是查询的意思，意为从数据源中查询出满足一定条件的记录。

星号（*）表示所有字段，本例中的字段有“日期”、“客户”、“销售额”。

TOP则表示在所有的查询记录里筛选出前若干条记录。TOP的后面带一个数值大于1的整数，如TOP 100表示查询前100条记录；若在数值后加一个PERCENT，如TOP 50 PERCENT表示查询前50％的记录。

FROM [销售清单$]表示SELECT所要查询的记录来自于“销售清单”这个工作表。

综合起来，就是在“销售清单”工作表中查询前50％的记录（包含所有的字段）。

知识扩展

※本例实质上使用了ODBC的方法创建数据透视表※

ODBC(Open Database Connectivity，开放数据库互连)是微软公司开放服务结构(WOSA，Windows Open Services Architecture)中有关数据库的一个组成部分，它建立了一组规范，并提供了一组对数据库访问的标准API（应用程序编程接口），这些API利用SQL来完成其大部分任务。ODBC本身也提供了对SQL语言的支持，用户可以直接将SQL语句发送给ODBC。

疑难156　如何将二维表格转换成数据列表

图8-15所示为常用于汇总的二维表，其中“指标1”、“指标2”、“指标3”均为“指标”的范畴，如果要对其进行统计分析，则需先转换为一维的结构化表格（如图8-16所示），以便创建数据透视表。

■图8-15　二维统计表

■图8-16　结构化表格

解决方案

在创建透视表时数据类型选择“多重合并计算数据区域”，将二维表格转化为一维表格。

操作方法

※创建“多重合并计算数据区域”透视表※

步骤1　按下【Alt+D+P】组合键，在弹出的“数据透视表和数据透视图向导—步骤1（共3步）”对话框（见图8-17）中，选择“多重合并计算数据区域”单选按钮，单击“下一步”按钮两次。

■图8-17　“数据透视表和数据透视图向导—步骤1”对话框

步骤2　在“数据透视表和数据透视图向导—步骤2b（共3步）”对话框（见图8-18）中，选定数据区域为“二维统计表!$A$1:$D$9”，单击“完成”按钮。

■图8-18　“数据透视表和数据透视图向导—步骤26”对话框

步骤3　如图8-19所示，在步骤1、2完成后得到的透视结果基础上，用鼠标右键单击“行总计”与“列总计”相交处所在的单元格（E13单元格），在弹出的快捷菜单中，选择“显示详细信息”选项，得到如图8-20所示的初步结果。

■图8-19　显示透视结果的详细信息

■图8-20　一维表格初步结果

步骤4　在如图8-20所示的初步结果中，删除多余的D列，并修改标题行及进行文字居中处理后即可得到如图8-16所示的最终结果。

原理分析

本例中通过“数据透视表和数据透视图向导”的方法创建了数据源类型为“多重合并计算数据区域”的数据透视表，再通过右键菜单命令“显示详细信息”，使得原来以二维表格形式统计的数据转换为一维的、便于进行汇总分析的结构化表格。

其中步骤1、2是本例的关键所在，以本例为示范，说明一下“多重合并计算数据区域”数据透视表的“行标签”与“列标签”的来源。

由图8-21可以看出，“多重合并计算数据区域”数据透视表中“行标签”，实质上就是由数据源中第1列的不重复项目构成。同理，“列标签”实质上就是由数据源中第1行的不重复项目（不包括数据表中第1行与第1列交汇处的单元格，如本例中“项目”不是“列标签”的来源）构成。

■图8-21　“多重合并计算数据区域”透视结果中的行、列标签与数据源的对应关系

知识扩展

※使用Excel 2003版本之前所使用的快捷键※

在默认情况下，Excel2007开始的版本在创建数据透视表按钮对应的对话框中已不包含多重数据区域选项。所以在本例中，【Alt+D+P】组合键虽为Excel 2003版本之前所使用的快捷键，Excel2007开始的版本仍可继续使用。若经常用到“数据透视表和数据透视图向导”来创建数据透视表，也可将对应的命令按钮添加至“快速访问工具栏”上。具体操作如下：

选择“文件”→“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。切换至“快速访问工具栏”选项页，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能的命令”，并从列表中找到“数据透视表和数据透视图向导”命令。单击“添加”→“确定”按钮，关闭对话框。如图8-22所示，按1→2→3→4→5的顺序进行操作即可。

■图8-22　添加“数据透视表和数据透视图向导”命令按钮至“快速访问工具栏”

疑难157　如何创建年份和季度的双页字段数据透视表

如图8-23所示为前3季度的销售情况，但每个季度的年份并不相同。现需对此3个季度的销售数据进行分析，达到预定效果如图8-24所示。

■图8-23　前3季度销售情况表

■图8-24　双页字段透视结果

解决方案

创建数据透视表时选择“自定义页字段”。

操作方法

※创建双页字段数据透视表※

步骤1　按下【Alt+D+P】组合键，在弹出的“数据透视表和数据透视图向导—步骤1（共3步）”对话框中，选择“多重合并计算数据区域”单选按钮，单击“下一步”按钮。

步骤2　在“数据透视表和数据透视图向导—步骤2a（共3步）”对话框中，选择“自定义页字段”单选按钮，如图8-25所示，单击“下一步”按钮。

■图8-25　自定义页字段

步骤3　在“数据透视表和数据透视图向导—步骤2b（共3步）”对话框中，激活工作表“1季度”，并选定数据区域为“’1季度’!$A$1:$F$15”。单击“添加”按钮，选择数字2单选按钮为创建的数据表指定页字段的个数，在“字段1”文本框中输入“2006年”，在“字段2”文本框中输入“1季度”，如图8-26所示。

■图8-26　选定数据区域并为其标识相应的页字段

步骤4　与步骤3同理，添加2007年2季度、2008年3季度的数据区域并指定相应的页字段名称，单击“完成”按钮后，得到初步结果如图8-27所示。

■图8-27　双页字段数据透视表初步结果

步骤5　在得到的图8-27所示的初步结果基础上，修改“页1”为“年份”，“页2”为“季度”。

步骤6　用鼠标右键单击“计数项：值”所在的单元格（即A4单元格），在弹出的快捷菜单中，选择“值汇总依据”→“求和”选项，如图8-28所示。

■图8-28　值汇总依据选择“求和”的方式

步骤7　单击“列标签”下三角按钮，在弹出的快捷菜单中，取消除“销售金额”以外复选框的选择（如图8-29所示），单击“确定”按钮。

■图8-29　只选择“销售金额”复选框

步骤8　选定B6:C20单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“数字”组中的“千分位分隔样式”按钮，得到如图8-24所示的结果。

原理分析

从图8-26可以看出，“多重合并计算数据区域”类型的数据透视表可以定义至多4个页字段。而且在自定义页字段时需先选定一个数据区域后才能指定相应的名称，即在单击“添加”按钮后才能制定页字段名称。

疑难158　如何创建数据透视图

如图8-30所示为某集团一个项目在各子公司之间的费用分摊明细表，现需以该统计表为基础，制作如图8-31所示的动态图表以便更直观、形象地反映费用的分摊情况。

■图8-30　人事、业务费用统计表

■图8-31　数据透视图

解决方案

使用数据源创建数据透视图。

操作方法

※创建数据透视图※

步骤1　单击数据区域中任意单元格。

步骤2　如图8-32所示，选择“插入”选项卡，单击“表格”组中的“数据透视表”按钮，在下拉菜单中选择“数据透视图”选项，弹出“创建数据透视表及数据透视图”对话框。单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图8-32　插入“数据透视图”

步骤3　如图8-33所示，在出现的“数据透视表字段列表”窗格中，按下左键并拖动字段“年份”至“报表筛选”区域，拖动字段“阶段”至“轴字段（分类）”区域，拖动字段“公司1”、“公司2”、“公司3”至“数值”区域。

■图8-33　拖动字段创建数据透视图

原理分析

从本例的第3个操作步骤中（见图8-33）可以看出，创建数据透视图的同时会相应地创建一个对应的数据透视表，且两者之间字段的增加、删除能互相影响。所以在已创建数据透视表的前提下再创建数据透视图，只需选中数据透视表的任意单元格，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“工具组”中的“数据透视图”按钮，在弹出的“插入图表”对话框中选择相应的图表类型，单击“确定”即可。

一个完整的数据透视图的布局包括4个部分，各个区域说明如表8-2所示。

■表8-2　数据透视图布局的各个区域说明

知识扩展

限于数据透视表本身的计算方法，在创建数据透视图时存在一定的限制，透视图不能创建XY散点图、气泡图、股价图等。

8.2　格式化

本节主要介绍如何对已创建的数据透视表进行格式化，使之更为美观、实用。本节包括对无用的信息进行隐藏、选择一种好看的样式、使用合并单元格标志等技巧。

疑难159　如何更好地区分不同的数据透视表

某张工作表现有针对公司在东北、华北、华南地区的销售情况创建的3个数据透视表，但创建后并无明显可区分各地区的标识，因为透视表的名称为“数据透视表1”、“数据透视表2”、“数据透视表3”，若分别对应将其改为“东北销售情况分析”，“华北销售情况分析”、“华南销售情况分析”，则更易区分开。

解决方案

重命名数据透视表。

操作方法

※更改数据透视表名※

步骤1　单击“数据透视表1”的任意单元格。

步骤2　如图8-34所示，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组，把“数据透视表名称”文本框的内容“数据透视表1”改为“东北销售情况分析”。

■图8-34　重命名数据透视表

步骤3　同步骤2，将“数据透视表2”、“数据透视表3”分别重命名为“华北销售情况分析”、“华南销售情况分析”。

原理分析

在默认情况下，当创建一个数据透视表后，透视表的名称会根据创建的顺序先后命名为“数据透视表1”、“数据透视表2”、…、“数据透视表N”。在Excel中可重命名数据透视表的名称以使其更好地区分各个不同的数据透视表。

疑难160　如何保持列宽固定不变

图8-35所示为对股票交易情况进行分析而新建的数据透视表，因为字段比较长，表格被拉得很长。当设置字段格式为自动换行，并且设置列宽为一个固定值保存后，一旦刷新数据透视表，列宽就又变长，如图8-36所示。

■图8-35　已调整好列宽的数据透视表

■图8-36　数据透视表刷新后列宽变长

解决方案

设置数据透视表更新时不自动调整列宽。

操作方法

※刷新透视表保持列宽不变※

步骤1　单击数据透视表区域任意单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框。切换至“布局和格式”选项卡，取消“更新时自动调整列宽”复选框的选择，单击“确定”按钮，关闭对话框。

如图8-37所示，按1→2的顺序操作。

■图8-37　取消选择“更新时自动调整列宽”复选框

知识扩展

需要注意的是，如果在工作表中存在多个数据透视表，并且有重叠的列，则重叠列的数据透视表也要同样设置才会有效。例如，数据透视表1占用了A到D列，而数据透视表2占用了C到G列，因两数据透视表共用了C列、D列，需同时对数据透视表1、2进行同样的设置才能保持列宽不变。

疑难161　如何合并单元格标志

图8-38所示为某电器销售商对各种耗材电器产品的销售分析表，出于美观方面的要求，需对创建的数据透视表格式化，如图8-39所示的效果。

■图8-38　合并单元格标志前的样式

■图8-39　合并单元格标志后的效果

解决方案

设置“数据透视表选项”的“布局和格式”为“合并且居中排列带标签的单元格”。

操作方法

※在数据透视表中合并标志※

步骤1　单击数据透视表区域任意单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框。切换至“布局和格式”选项卡，选中“合并且居中排列带标签的单元格”复选框，再单击“确定”按钮，关闭对话框。如图8-40所示，按1→2的顺序操作。

■图8-40　合并居中单元格标志

疑难162　如何去掉数据透视表中的“（空白）”数据

如图8-41所示，因在数据源的某些字段中有空白单元格，导致创建的数据透视表中行字段有“（空白）”的字样，影响美观。

■图8-41　有“空白”字样的数据透视表

解决方案

通过替换将“空白”字样清除。

操作方法

※在数据透视表中替换“（空白）”数据※

步骤1　选中数据透视表出现“（空白）”数据的单元格区域。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框，如图8-42所示。在“查找内容”文本框中输入“（空白）”，在“替换为”文本框中输入一个空格键，单击“全部替换”按钮，单击“关闭”按钮，关闭对话框。

■图8-42　替换“空白”字样

得到的效果如图8-43所示。

■图8-43　去除“（空白）”后的效果

疑难163　如何隐藏数据透视表中的计算错误

如图8-44所示，某会计人员在利用数据透视表计算加工货物的平均单价时，因加工数是0出现了“加工单价”为“#DIV/0!”类型的错误，现要对该错误值进行处理，使其不显示为“#DIV/0!”。

■图8-44　计算平均单价时的错误值

解决方案

设置数据透视表不显示错误。

操作方法

※更改错误值的显示值※

步骤1　单击数据透视表区域任意单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框。切换至“布局和格式”选项卡，选择“对于错误值，显示”复选框，其右侧文本框留空（也可输入其他内容，此处不输入任何内容，留空处理），单击“确定”按钮，关闭对话框。如图8-45所示，按1→2的顺序操作。

■图8-45　隐藏错误值

最终效果如图8-46所示。

■图8-46　隐藏错误值后的效果

知识扩展

从图8-45中可以看出，除了可以对数据透视表中的错误值进行的显示内容选择（不管是空白还是其他文字说明）外，还可以对空白值的显示做同样的处理。

疑难164　如何显示表格形式的数据透视表

如图8-47所示为某公司会计人员在对应收账款进行账龄分析后创建数据透视表的默认样式，但该会计人员想显示如图8-48所示的效果（Excel 2003的默认效果）。

■图8-47　创建数据透视表的默认布局

■图8-48　目标布局效果

解决方案

设置数据透视表的报表布局以表格形式显示。

操作方法

※设置“报表布局”※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　如图8-58所示，选择“数据透视表工具”→“设计”选项卡，单击“布局”组中的“报表布局”按钮，在下拉菜单中选择“以表格形式显示”选项。

■图8-49　“以表格形式显示”选项

原理分析

※布局样式简介※

Excel 2010提供了3种布局样式，其中“压缩布局”样式是数据透视表的默认样式。

在“数据透视表工具”的“设计”选项卡中，单击“布局”组中的“报表布局”按钮，在下拉列表中可以看到3种布局。

●以压缩形式显示：Excel 2007及以上版本的新样式。Excel程序将多个行字段压缩到一列中。在默认情况下，所有数据透视表都使用压缩布局。压缩形式的布局适合使用“展开”和“折叠”按钮。如果选择最内层字段中的一个单元格，并单击“展开整个字段”，Excel将显示“显示明细数据”对话框，可以添加新的最内层行字段。

●以大纲形式显示：在Excel 2003中就已经存在。在默认情况下，大纲布局和压缩布局会将分类汇总显示在每组的顶部。可以使用“设计”选项卡中的“分类汇总”下拉选项，将分类汇总移到每组的底部。

●以表格形式显示：在Excel 2003中经常使用的一种布局，在这种布局中，分类汇总不会出现在组的顶部。若要把结果复制到工作表其他地方，表格形式的布局是最好的选择。

在本例中，图8-47、图8-48分别对应的是“以压缩形式显示”、“以表格形式显示”，而“以大纲形式显示”的效果如图8-50所示。

■图8-50　“以大纲形式显示”的布局效果

疑难165　如何设定默认样式

如图8-51所示，在创建数据透视表时会自动套用一种默认的样式（“数据透视表样式浅色16”），但是某公司员工因公司的企业文化需经常使用到另一种样式（“数据透视表样式浅色15”）。

■图8-51　创建数据透视表套用的默认样式

解决方案

指定新样式为默认值。

操作方法

※设置默认的数据透视表样式※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“设计”选项卡，用鼠标右键单击“数据透视表样式组”样式列表中的“数据透视表样式浅色15，在弹出的快捷菜单中，选择“设为默认值”选项，如图8-52所示。

■图8-52　设置样式默认值

原理分析

使用数据透视表样式能起到美化报表的作用，使用本例中介绍的方法虽可将当前工作簿默认样式设定为的用户喜爱使用的样式，但仅对当前工作簿有效。对于新建的工作簿需重新设置。当然也可将常用的样式添加至快速访问工具栏中。

疑难166　如何重点强调支出大于预算的数据

图8-53所示为各部门各种费用的实际支出与预算费用的分析表。现要对实际支出大于预算费用的数据加以标注，得到如图8-54所示效果，以便更进一步地分析差异。

■图8-53　费用分析表

■图8-54　标注数据

解决方案

在数据透视表中使用条件格式。

操作方法

※在数据透视表中使用条件格式※

步骤1　单击字段“实际支出”列的“数值”区域中的任意单元格，如C2单元格。

步骤2　选择“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在下拉菜单中选择“新建规则”选项，弹出“新建格式规则”对话框。选择“所有为‘一级项目’显示‘实际支出’值的单元格”单选按钮，选中“选择规则类型”列表框中“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式：

步骤3　单击“格式”按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中，切换至“填充”选项卡，“背景色”选择为红色，依次单击“确定”按钮，关闭所有对话框，得到如图8-54所示效果。

如图8-55所示，按1→2的顺序操作。

■图8-55　应用条件格式

原理分析

如图8-56所示，在数据透视表中如果先选中“数值”区域中的任意单元格，再应用条件格式，则会发现比平常多出3个选项（以本例作示范）。

■图8-56　数据透视表中的条件格式

●所选单元格：选择条件格式命令前用鼠标选定的单元格区域，本例中即为C2单元格。

●所有显示‘实际支出’值的单元格：在“数值”区域中上方的字段名为“实际支出”的单元格（包括总计行和分类汇总行对应的单元格，如本例中为C30单元格应包括在内），都将应用该条件格式规则。

●所有为‘一级项目’显示‘实际支出’值的单元格：在“数值”区域中上方的字段名为“实际支出”的单元格（不包括总计行或分类汇总行对应的单元格），都将应用该条件格式规则。本例中不需对总计行的“实际支出”与“预算费用”进行比较，所以选择此项。

疑难167　如何显示重复项目的行字段标签

如图8-57所示，在数据透视表行字段中，上级行字段相同的项会以汇总的方式显示一个标签，现要把“规格型号”字段的空白单元格填充以得到如图8-58所示的效果。

■图8-57　收发存汇总

■图8-58　填充空白单元格

解决方案

使用“重复所有项目标签”命令。

操作方法

※重复项目标签※

步骤1　单击数据透视表区域任意单元格。

步骤2　如图8-59所示，选择“数据透视表工具”→“设计”选项卡，单击“布局”组中的“报表布局”按钮，在下拉菜单中选择“重复所有项目标签”选项。

■图8-59　选择“重复所有项目标签”选项

知识扩展

此问题在Excel 2003、2007版本中是无法依靠数据透视表的自带功能来解决的，一般的做法是将数据透视表以选择性粘贴（“值”的方式），再定位空值填充标签来完成。现在2010版本终于得到完美解决。

疑难168　如何为每个分级之间添加空白行

图8-60所示为4个季度的销售人员业绩情况表。为了使各个季度的关系清晰明朗，需要将各个季度用空行分隔开来，得到如图8-61所示的效果。

■图8-60　各季度销售人员的业绩

■图8-61　插入空行的效果

解决方案

使用“在每个项目后插入空行”命令。

操作方法

※在每个项目后插入空行※

步骤1　单击数据透视表区域任意单元格。

步骤2　如图8-62所示，选择“数据透视表工具”→“设计”选项卡，单击“布局”组中的“空行”按钮，在下拉菜单中选择“在每个项目后插入空行”选项。

■图8-62　选择“在每个项目后插入空行”选项

知识扩展

若要删除空行，只需在步骤2中单击“空行”按钮，在下拉菜单中选择“删除每个项目后的空行”选项即可。

疑难169　如何设置标签所在的单元格区域为居中格式

图8-63所示为某公司对各分公司（包括一些独立部门）的报销金额的一个汇总分析，现需对该数据透视表进一步格式化，即快速将透视表的标签设置为居中格式（不使用合并且居中标签的方法），得到如图8-64所示的效果。

■图8-63　实报金额汇总

■图8-64　实现标签居中的效果

解决方案

一次性选择“标签”后设置居中格式。

操作方法

※一次性选择“标签”的方法※

步骤1　单击数据透视表区域任意单元格。

步骤2　如图8-65所示，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“操作”组中的“选择”按钮，在下拉菜单中选择“整个数据透视表”选项。

■图8-65　选择整个数据透视表

步骤3　如图8-66所示，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“操作”组中的“选择”按钮，在下拉菜单中选择“标签”选项。

■图8-66　选择“标签”所在单元格区域

步骤4　选择“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“居中”按钮。

原理分析

本例通过菜单命令在先选定“整个数据透视表”的前提下，再选定“标签”所在的单元格区域来设置相应的格式达到预定的效果。

在操作中需注意的是：

●要选定“标签”所在的单元格区域，则需要先选定“整个数据透视表”。从步骤2、3综合来看，在选定“整个数据透视表”后，“标签”才由原来不可选的命令状态（若命令不可选，则其背景为灰色）变为可选的命令状态。

●必须有步骤2的操作（即先选定“整个数据透视表”），不能在步骤1的基础上按下【Ctrl+A】组合键选定整个数据透视表。

知识扩展

与“标签”区域的选定方法类似，“值”区域或“标签与值”区域的选定可在本例中的步骤3选择相应的命令。

8.3　字段的设置

通过字段各种相关的设置，可使制作的数据透视表的表现形式在不失翔实的基础上，更有利于报表阅读者一目了然地理解数据，更好地让报表制作者操作数据。

本节主要介绍如何快速地更改报表结构，以及如何插入计算字段、计算项等相关技巧。

疑难170　如何在数据透视表中使用鼠标拖放

某公司职员经常使用数据透视表，由于Office升级的缘故（由2003版本直接升到2010版本），在创建数据透视表时对字段的添加、移动等均不是很习惯，因为在Excel 2003中，可使用鼠标对字段直接进行拖放，即可快速生成满意的数据透视表。

解决方案

使用“经典数据透视表布局”。

操作方法

※使用“经典数据透视表布局”※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框。切换至“显示”选项卡，选中“经典数据透视表布局（启用网格中的字段拖放）”复选框，如图8-67所示，按1→2的顺序操作即可。

■图8-67　使用“经典数据透视表布局”

原理分析

在Excel 2007及后续版本中创建数据透视表后，没有启用在Excel 2003中将各字段直接拖放到数据透视表各区域的功能，而只允许在“数据透视表字段列表”窗格内拖动。这可能给习惯了Excel 2003的用户带来不便。

当按本例的方法操作后，则可方便用户将“数据透视表字段列表”中的字段拖放到数据透视表中。但是，该设置仅对当前数据透视表有效，当新建数据透视表时，需重复上述步骤才能设置为经典数据透视表布局。

疑难171　如何快速调整报表结构

图8-68所示为某工厂的进货汇总分析表，因报表结构调整的缘故，需做成如图8-69所示的效果。

■图8-68　新建的数据透视表

■图8-69　通过调整结构得到的效果

解决方案

将“产品型号”从“行标签”区域移动至“列标签”区域。

操作方法

※把字段移动到数据透视表的其他区域※

步骤1　单击如图8-68所示的数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　如图8-70所示，在“数据透视表字段列表”窗格的“行标签”区域中，按下鼠标左键拖曳字段“产品型号”至“列标签”区域“数值”的上方，效果如图8-69所示。

■图8-70　移动字段位置

原理分析

本例中通过在“数据透视表字段列表”窗格中使用鼠标拖曳的方法，将字段“产品型号”从“行标签”区域移至“列标签”区域，从而实现了快速调整报表结构的效果。

除此以外，还可通过在“行标签”区域中用鼠标右键单击字段“产品型号”，在弹出的快捷菜单（如图8-71所示）中选择“移动到列标签”选项；类似地，当“产品型号”移至“列标签”区域时，再次用鼠标右键单击字段“产品型号”，在弹出的快捷菜单中选择“上移”选项。

■图8-71　设置字段的快捷菜单

知识扩展

※使用拖曳字段移动字段区域※

若数据透视表已使用“经典数据透视表布局”，则可在数据透视表中直接拖曳字段“产品型号”至“列标签”区域的恰当位置，而不必在“数据透视表字段列表”窗格中进行相关的操作。

疑难172　在透视表字段列表中如何显示更多的字段

图8-72所示为某单位的人事档案分析的“数据透视表字段列表”窗格，可以看到由于字段较多的缘故，无法显示全部字段名称。

■图8-72　无法显示全部字段名

解决方案

在“数据透视表字段列表”窗格中使用“字段节和区域节并排”的排列方式。

操作方法

※更改字段列表布局※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　如图8-73所示，单击“数据透视表字段列表”的字段节和区域节层叠按钮，在下拉菜单中选择“字段节和区域节并排”选项，得到如图8-74所示效果。

■图8-73　选择“字段节和区域节并排”选项

■图8-74　最终实现的排列方式效果

原理分析

从图8-73中可以看出“数据透视表字段列表”窗格的排序方式有5种，在默认情况下是“字段节和区域节层叠”，其他还有“字段节和区域节并排”、“仅字段节”、“仅2×2区域节”和“仅1×4区域节”。本例选择“字段节和区域节并排”的方式较为合理，所以采纳使用该方式。

疑难173　如何添加计算字段

如图8-75所示，需在此透视表的基础上添加一列数据，以计算在各个领班下各机种的平均效率（效率＝标准工时／实际工时），得到如图8-76所示结果。

■图8-75　添加“效率”列前的透视表

■图8-76　增加“效率”列后的透视表

解决方案

在数据透视表中插入计算字段。

操作方法

※插入计算字段※

步骤1　单击数据透视表“数值“区域的任意单元格。

步骤2　如图8-77所示，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“计算”组中的“域、项目和集”按钮，在下拉菜单中选择“计算字段”选项。

■图8-77　选择“计算字段”选项

步骤3　如图8-78所示，弹出“插入计算字段”对话框。在“名称”文本框中输入“效率”，在“公式”文本框中输入公式：

■图8-78　“插入计算字段”对话框

步骤4　单击“确定”按钮，关闭对话框，得到如图8-76所示结果。

原理分析

本例在字段“实际工时”和“标准工时”的前提上，插入一个计算字段，达到预定目标。

计算字段：数据透视表或数据透视图中的字段，该字段使用用户创建的公式。计算字段可使用数据透视表或数据透视图中其他字段中的内容执行计算。

在数据透视表中插入计算字段不仅可以进行+、-、*、/的四则运算，还可以使用函数进行更复杂的计算。只是计算字段中使用工作表内置函数会有很多限制，公式中不能使用单元格引用或定义名称作为变量，可使用汇总函数（如SUM ()、COUNT()、AVERAGE()、MAX()、MIN()等），逻辑函数（如IF()、AND()、NOT()、OR()）、TEXT()等函数处理问题。

知识扩展

若需查看数据透视表已插入哪些计算字段，可以选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“计算”组中的“域、项目和集”按钮，在下拉菜单中选择“列出公式”选项。

疑难174　如何添加计算项

某公司财务人员在对各种费用的实际发生额与预算额进行差异分析时，在如图8-79所示的创建数据透视表的基础上需追加一列“差异额”（即“实际发生额”-“预算额”）以便更清晰地反映各种费用的盈缺情况，得到如图8-80所示效果。

■图8-79　数据透视表初步整理结果

■图8-80　增加“差异额”列

解决方案

在数据透视表中插入计算项。

操作方法

※插入计算项※

步骤1　单击B2单元格。

步骤2　如图8-81所示，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“计算”组中的“域、项目和集”按钮，在下拉菜单中选择“计算项”选项。

■图8-81　选择“计算项”选项

注意

在建议步骤1中选择与计算项相关的字段名所在单元格（因字段“费用属性”下面包括“实际发生额”和“预算额”两项，而要插入的“差异额”项与该两项密切相关，即“差异额”项也是字段“费用属性”下面的一项），否则在此步中“计算项”选项为灰色不可选。如步骤1选择了A10单元格，因“总计”下面没有更明细的项了，则此步中将不能选择“计算项”选项。

步骤3　如图8-82所示，弹出“在‘费用属性’中插入计算字段”对话框。在“名称”文本框中输入“差异”，“公式”文本框中输入公式：

步骤4　单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图8-82　“在‘费用属性’中插入计算字段”对话框

原理分析

本例中通过在插入计算项（即在某字段中插入计算字段）增加了一列差异额，以达到预定的目标。

计算项：数据透视表字段或数据透视图字段中的项，该项使用用户创建的公式。计算项使用数据透视表或数据透视图中相同字段的其他项的内容进行计算。

与插入计算字段类似，在数据透视表中插入计算项也可以进行+、-、*、/的四则运算。

知识扩展

何时需要插入计算字段还是计算项应注意以下两点：

●当想在公式中使用其他字段的数据时，请使用计算字段。

●当想在公式中使用字段中的一个或多个特定项（项：数据透视表和数据透视图中字段的子分类。例如，本例中“费用属性”字段有“实际发生额”、“预算额”两项）的数据时，请使用计算项。

疑难175　如何对于一个值字段进行多种方式的统计

如图8-83所示，在默认情况下在对各班级考试成绩数据透视分析时，只生成一种分类汇总方式，但实际上需对各科成绩做平均值、最大值、最小值等方面的水平对比，以考核学生的语文能力及教师的教学能力，效果如图8-84所示。

■图8-83　各科成绩的单个分类汇总方式

■图8-84　各科成绩的多个汇总方式

解决方案

通过“字段设置”选择多种汇总方式。

操作方法

※同一字段设置多种汇总方式※

步骤1　如图8-83所示，单击A1单元格（即字段名“年级班别”所在的单元格）。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“活动字段”组中的“字段设置”按钮，弹出“字段设置”对话框。切换至“分类汇总和筛选”选项卡，选择“自定义”单选按钮，在“选择一个或多个函数”列表框中，选择“平均值”、“最大值”、“最小值”选项，使其处于选中的蓝色状态。单击“确定”按钮，关闭对话框。

如图8-85所示，按1→2的顺序操作。

■图8-85　自定义多个汇总函数

原理分析

※字段的分类汇总函数※

在数据透视表中，可对行字段或列字段进行分类汇总。

如图8-86所示，在“字段设置”对话框中，在默认情况下，新创建的数据透视表按默认汇总函数进行分类汇总，即“自动”方式；若要取消“分类汇总”，则选择“无”方式；若要使用不同的函数或显示多种类型的分类汇总，则选择“自定义”方式，然后选择函数（单击一次为选中状态，再次单击则为取消状态）。分类汇总方式共有11种，“求和”、“计数”、“平均值”、“最大值”、“最小值”为常见的方式，更详细的可以参考表8-3。

■图8-86　“字段设置”对话框

■表8-3　可以用做分类汇总的函数

疑难176　如何更改字段列表中字段的显示顺序

某实验小组依据实验完成的先后顺序编制了如图8-87所示的数据列表（“数据源”表），在对该数据列表进行透视分析时，发现“数据透视表字段列表”中的字段顺序是按数据源的字段顺序排序的（均按“序号”、“实验7”、“实验8”…的顺序，如图8-88所示），顺序不够直观。

■图8-87　实验数据列表

■图8-88　按数据源顺序排列的字段名

解决方案

更改字段名的显示顺序为升序。

操作方法

※排序字段列表※

步骤1　单击数据透视表任意单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框。切换至“显示”选项卡，选择“升序”单选按钮，单击“确定”按钮，关闭对话框。

如图8-89所示，按1→2的顺序操作。

■图8-89　字段列表按升序排序

最终效果如图8-90所示。

■图8-90　字段列表升序后的效果

8.4　组合

在数据透视表中通过组合（自动组合或手动组合）的手段，可将字段中原来零散的各个项整合成为更有普遍统计意义的新项目，从而得出更符合大趋势规律的数据分析。

疑难177　如何对日期型字段分别按年和季度显示

某销售人员在对2006年销售情况进行分析时，因数据源中字段“订购日期”以日为单位，所以初始生成的数据透视表（见图8-91）统计的数据不具有普遍的统计意义，需对“订购日期”进一步组合，得到如图8-92所示的结果。

■图8-91　未分组前的数据透视表

■图8-92　日期按月、季度进行分组后的报表

解决方案

对字段“订购日期”按月、季度进行自动组合。

操作方法

※组合日期※

步骤1　如图8-91所示，单击B3单元格（即字段名“订购日期”所在的单元格）。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“分组”组中的“将字段分组”按钮，弹出“分组”对话框。选择“步长”列表框中的“月”和“季度”选项。

如图8-93所示，按1→2的顺序操作。

■图8-93　对“订购日期”分组

原理分析

在数据透视表中，当组成某字段的各项为日期型（包括时间型）或数值型数据时，即可对该字段的项进行“自动组合”操作。

在本例中，因“订购日期”为日期型数据，所以可进行自动组合。

如图8-94所示，在“分组”对话框中：

■图8-94　“分组”对话框

在“起始于”文本框中，输入第一个日期或时间，并在“终止于”文本框中，输入最后一个日期或时间，在“步长”列表框中可选中用于分组的一个或多个组合的时间段标准。

对于除日期、时间型以外的数值型字段，“组合”对话框（如图8-95所示）与“分组”对话框（如图8-94所示）类似，但是在“组合”对话框中的“步长”文本框中可以按需要输入一个恰当的步长值。

■图8-95　非日期型的“组合”对话框

知识扩展

※日期组合失败的原因分析※

在Excel2007版本以后，空单元被组合成“空白”项，以前的版本对含有空单元的日期字段不能够自动组合。

在实际操作中，还可能会遇到分组失败的情况。导致分组失败的主要原因包括：

●组合字段数据类型不一致导致分组失败。

当分组字段的数据类型不一致时将导致分组失败，这是众多出现分组失败的根本原因，常见的有以下几种情况。

（1）分组字段数据中日期型或数值型数据与文本型的日期或数字并存。解决这一问题，应该先用TYPE()函数对数据字段进行测试，查找出文本型数据，将其改为相应的日期型或数值型数据。

（2）数据透视表引用数据源时，采取了整列引用方式。整列引用包括数据源以外的大量空白区域，导致字段类型不一致。解决此类问题，可以采取下列公式对数据透视表的数据源进行动态源引用。

●日期格式不正确导致分组失败

日期为文本，如“2009－01－09”。

解决方案是，采用查找替换，将“－”或“.”替换为“-”。

●数据引用区域失效导致分组失败。当数据透视表的数据源表页被删除或引用外部数据源不存在时，数据透视表引用区域会保留一个失效的数据引用区域，从而导致分组失败。

解决此类问题，可参考疑难154的方法更新数据源。

疑难178　如何对字段快速应用手动组合

在如图8-96所示的初步透视结果中，市场人员在对各种水果、蔬菜、肉食数据进行统计时，仍需加以人工判断（分组的标准如图8-97所示），得到如图8-98所示效果。

■图8-96　未手动组合前的透视表效果

■图8-97　手动组合的分组标准

■图8-98　手动组合后的效果

解决方案

手动对同一类别的项进行组合。

操作方法

※手动组合字段※

步骤1　在如图8-96所示的数据透视表中，按住【Ctrl】键，选中A9、A14、A17单元格，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“分组”组中的“将所选内容分组”按钮。分组成功后，将自动产生的组别名“数据组1”改为“肉食”。

如图8-99所示，按1→2→3的顺序操作。

■图8-99　手动分组“肉食”

步骤2　同步骤1，对其他两个组别“水果”和“蔬菜”组继续手动组合，修改字段名“品种2”为“大类”。

原理分析

在数据透视表中，可将对标签字段在按住【Ctrl】键进行依次选中后组合成一个组别；也可先移动相同类别的项目在一起，然后再手动组合。

8.5　刷新

通过刷新操作可以将数据源中后来增加、删除、修改的记录刷新，从而使数据透视表的数据更新到最新状态。

疑难179　如何不保留数据源删除项目

某企业采购部门员工在整理采购清单时，将“收录机”的供应商修正为E（原采购清单上为D），当刷新数据透视表后，发现字段“供应商”下拉列表的项还保留有D（见图8-100）。正常的应该如图8-101所示。

■图8-100　数据源删除项残留在字段下拉列表框中

■图8-101　清除数据源删除项的效果

解决方案

在“选项”中设置保留数据源删除项目。

操作方法

※不保留从数据源删除的项目※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框。切换至“数据”选项卡，在“保留从数据源删除的项目”的下拉列表框中选择“无”。单击“确定”按钮，关闭对话框。

如图8-102所示，按1→2的顺序操作。

■图8-102　每个字段保留的项数设为无

步骤3　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据”组中的“刷新”按钮。

知识扩展

在Excel 2003中，要达到本例的效果，必须将数据透视表中的字段全部拖出，然后刷新数据透视表。因为这样才能彻底更新数据透视表的内存缓存，清除里面没有的项，然后再重新拖入字段。

疑难180　如何延迟报表数据更新

某数据分析员发现，在每次添加、移动、删除字段时，都会使数据透视表更新一次，如果是大量数据，则每次都要很多时间来更新。

解决方案

使用“推迟布局更新”功能。

操作方法

※推迟布局更新※

步骤1　在创建数据透视表后（此时并未向透视表添加任何字段），如图8-103所示，在“数据透视表字段列表”窗格中，选中“推迟布局更新”复选框。

■图8-103　选择“推迟布局更新”复选框

步骤2　将字段添加至报表的各个区域，在设计好报表布局后，单击“数据透视表字段列表”窗格中右下角的“更新”按钮，即可更新数据。

原理分析

当创建数据透视表并选中“推迟布局更新”复选项时，数据透视表不会因为字段的添加、移动或删除而快速响应并更新报表。此时需单击“更新”按钮，数据透视表就会执行一次刷新动作，而且仅对本次更新。若布局重新设计，则需再次单击“更新”按钮。

知识扩展

如图8-104所示，选中“推迟布局更新”复选框后会使数据透视表处于手动更新状态，因此无法使用数据透视表的大多数功能了。若想恢复数据透视表的相关功能，则应先取消对“推迟布局更新”复选框的选择。

■图8-104　因“推迟布局更新”而禁用的数据数透视表功能

疑难181　如何对数据透视表设置批量刷新

用同一数据源制作了多个不同布局的透视表（但共享数据缓存），制作前已对数据源作动态名称定义。若逐个选择数据透视表再刷新一下，则刷新多个数据透视表需重复多次相同的操作，效率较低。

解决方案

使用“全部刷新”命令。

操作方法

※批量刷新数据透视表※

如图8-105所示，选择“数据”选项卡，单击“连接”组中的“全部刷新”按钮。

■图8-105　单击“全部刷新”按钮

原理分析

数据透视表的数据缓存是计算机内存上的一个区域，Excel使用该区域存储报表数据。为了提高性能并减小工作簿大小，Excel会在基于同一单元格区域，数据连接的两个或多个数据透视表之间自动共享数据透视表数据缓存。如果两个或多个数据透视表的单元格区域、数据连接不同，那么这些报表之间不能共享数据缓存。

当多个数据透视表共享数据时：

●所有数据透视表中都显示计算字段和计算项。

●在所有数据透视表中都按同一方式分组字段。

●会同时刷新所有数据透视表。

由于在本例中，各数据透视表并未共享缓存，因此在刷新时需单击“全部刷新”按钮，以使全部数据透视表得到更新。

8.6　报表的数据处理与分析

创建完数据透视表后，下一步是对数据进行分析和处理。本节介绍如何对数据透视表中的数据表现形式进行处理，挖掘出数据背后更多的内容。

疑难182　如何快速取消总计列

如图8-106所示，某财会人员在对费用进行差异分析时发现，创建的数据透视表在默认情况下自动生成总计列（D2:D10单元格区域）和总计行（A10:D10单元格区域），但总计列为“实际发生额”和“预算额”之和，并没有实际意义。如图8-107所示的效果已经足够清晰明朗了。

■图8-106　多余的总计行

■图8-107　删除总计列的效果

解决方案

取消对行启用总计功能。

操作方法

※“总计”的启用和禁用※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　如图8-108所示，选择“数据透视表工具”→“设计”选项卡，单击“布局”组中的“总计”按钮，在下拉菜单中选择“仅对列启用”选项。

■图8-108　仅对列启用总计功能

原理分析

●总计列：对数据透视表中同一字段下的各项，在水平方向上的加总结果。

●总计行：对数据透视表中同一字段（或同一字段下的各项）在垂直方向上的加总结果。

在数据透视表中，可以对“总计行”和“总计列”的显示与否产生如图8-109所示的4个显示选项，在实际应用中可根据需要选择相应的选项。

■图8-109　总计的4种显示方式

知识扩展

与“总计行（列）”的情况类似，“分类汇总”也有相应的选项（见图8-110）。

■图8-110　“分类汇总”的显示选项

疑难183　如何显示数据占分类的百分比

如图8-111所示，某销售人员要在此基础上制作如图8-112所示的透视报表，即在百分比的列中满足下列要求：

●各地区人员的销售额占本地区销售额的百分比。

●各地区占地区销售额之和的百分比。

■图8-111　过渡的透视表

■图8-112　含有百分比的透视效果

解决方案

设置“求和项：销售额2”的“值显示方式”。

操作方法

※设置“值显示方式”※

步骤1　单击数据透视表中数值字段“求和项：销售额2”列的任意单元格（如D2单元格）。

步骤2　如图8-113所示，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“计算”组中的“值显示方式”按钮，在下拉菜单中选择“父行汇总的百分比”选项。

■图8-113　选择“父行汇总的百分比”选项

原理分析

从图8-113中可以看出，在数据透视表中，“值显示方式”共计15种。

其中，“父行汇总的百分比”表示：以占行的父项值的百分比形式显示值。通俗地说，是指本级别相对于其直属的上一个级别的百分比。

具体到本例，如图8-112所示的透视报表，D2单元格显示的值为人员“A”占地区“东南”的销售额百分比，而D4单元格显示的值则为地区“东南”占行总计（“东南”、“华东”、“西北”、“西南”4个地区之和）的销售额百分比。

疑难184　如何得到数据透视表中的明细数据

某会计人员在做如图8-114所示的透视表后，想查异常数据（“管理费用”下的“福利费”在2月份）在数据源中的明细。

解决方案

在“启用显示明细数据”的前提下，选择对应的单元格，选择“显示详细信息”选项即可。

操作方法

※显示详细信息※

用鼠标右键单击如图8-114所示的透视表中的D8单元格（即“管理费用”→“福利费”→“2月份”对应的“费用”栏目所在的单元格），在弹出的快捷菜单（见图8-115）中，选择“显示详细信息”选项，得到如图8-116所示的结果。

■图8-114　费用分析表

■图8-115　右键快捷菜单命令

■图8-116　对应的明细数据

原理分析

在进行本例的操作前，需单击“数据透视表工具”→“数据透视表”组→“选项”按钮，在弹出的“数据透视表选项”对话框中，切换至“数据”选项卡，确定已选中“启用显示明细数据”复选框，如图8-117所示。

■图8-117　选中“启动显示明细数据”复选框

知识扩展

除了使用右键快捷菜单命令外，还可在选中对应的单元格后直接双击便可显示出相应的明细数据。

疑难185　如何按月份显示金额汇总

如图8-118所示为某人一季度的支出汇总表，现要根据该汇总表拆分出1月、2月、3月这3张分表，如图8-119所示。

■图8-118　一季度个人支出汇总

■图8-119　分月显示数据

解决方案

使用报表筛选功能。

操作方法

※数据透视表的报表筛选功能※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　如图8-120所示，单击页字段“月份”下拉列表框，选中“选择多项”复选框，取消“全部”复选框的选择，选中“1月”、“2月”、“3月”复选框。

■图8-120　选择1-3月

步骤3　选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，在下拉菜单中选择“显示报表筛选页”选项，弹出“显示报表筛选页”对话框。选中“月份”选项，单击“确定”按钮，关闭对话框。

如图8-121所示，按1→2的顺序操作。

■图8-121　显示报表筛选页

原理分析

使用报表筛选可以在数据透视表或数据透视图中方便地显示数据子集。报表筛选有助于管理大量数据的显示，并且有助于关注报表中数据的子集，如产品线、时间跨度或地理区域。

在本例中，如图8-118所示的数据透视表是对一季度的一个金额汇总，包含了1～3月份的全部数据。利用“显示报表筛选页”选项可以快速生成1～3月份各自的数据透视工作表，更方便地查看各个月份的金额。

由于只是一季度数据的汇总，其他时间段（如4～12月）均无数据，所以在步骤2中需单独选中一季度的相关选项，否则会生成其他无数据的多个工作表。

疑难186　如何对字段的项进行手动排序

如图8-122所示，某生产企业员工在对本企业的产量进行分析时，发现生成的数据透视表中，中文字段的排序规则是按拼音字母的排列顺序进行的（而在数据源中，字段“车间”和“月份”均为文本型数据）。

■图8-122　顺序不合理的数据透视表

如图8-123所示的效果才较为令人满意，即“月份”按1月、2月、……12月的顺序排列，“车间”则按“一车间”、“二车间的”的顺序排列。

■图8-123　正常的字段排列顺序

解决方案

用鼠标直接拖曳字段的项至满意位置。

操作方法

※手动排序字段※

步骤1　如图8-124所示的1→2顺序操作，即先单击选中A3:A5单元格区域，鼠标指针指向该区域待变成四向箭头形状时，再按住鼠标左键并向下拖曳，直至出现“A12:D14”的屏幕提示时，释放鼠标左键即可。

■图8-124　移动行字段“月份”的项

步骤2　同步骤1，如图8-125所示，将字段“车间”的项“二车间”，向右拖至项“一车间”的右侧。

■图8-125　移动列字段“车间”的项

原理分析

在默认情况下，虽然不可以对数据透视表的字段上下左右进行拖曳，但对于字段下属的各个项，则可使用按住鼠标左键直接拖动至合适的位置。

知识扩展

按本例的方法对“报表筛选”区域字段里的项进行随意移动也是可以的，不过需变通一下，即，将字段从“报表筛选”区域移动至“行标签”或“列标签”区域，然后对其所属项进行手动排序，最后将已调整好顺序的字段拖回“报表筛选”区域即可。

疑难187　如何对数值区域使用自动筛选功能

如图8-126所示，某教师对所任教班级的两次期考（期中和期末）考试成绩，使用“多重合并计算数据区域”的方法创建了该数据透视表。现该教师要挑选出一批学生进行奖励。条件是：数学、语文两次考试成绩之和均大于190。

■图8-126　期中和期末考试成绩汇总

解决方案

对数据透视表的数值区域使用自动筛选功能。

操作方法

※在数据透视表的数值区域使用自动筛选※

步骤1　单击E4单元格（即行“总计”单元格右侧单元格所在的位置）。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

步骤3　如图8-127所示，单击“数学”列的自动筛选下拉箭头，选择“数字筛选”→“大于”选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框。在“大于”右侧的文本框中输入数字190，单击“确定”按钮，关闭对话框，同理对“语文”列作同样的筛选操作，最终的筛选结果如图8-128所示。

■图8-127　筛选大于190的记录

■图8-128　对数据透视表进行筛选后的结果

原理分析

虽然数据透视表的“行标签”、“列标签”及“报表筛选”区域均提供了筛选的功能，但对于数值区域，却并未提供可直接进行筛选的下拉列表来实现对数值的筛选。

在数据透视表中，单击报表区域内的任意单元格并不能激活“数据”选项卡下的“自动筛选”选项。在此情况下，需转变一下思路，即先选中一个靠近数据透视表的单元格（如在本例中选择了“列总计”右侧的E4单元格），之后便可按平常的方法使用“自动筛选”功能，从而实现对数值区域的筛选。

疑难188　如何使用切片器快速筛选数据

如图8-129所示，在对“省份”已经选择“广东”的情况下，在“城市”的下拉列表框中依然可以看到非广东地区的城市（且处于选中状态）。如此一来则在筛选项目时显得有些乱，不够清晰了。

■图8-129　多出的城市名称

解决方案

使用切片器进行筛选。

操作方法

※切片器的使用※

步骤1　单击数据透视表区域的任意单元格。

步骤2　如图8-130所示，选择“数据透视表工具”→“选项”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“插入切片器”按钮，弹出“插入切片器”对话框。选中“省份”、“城市”复选框，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图8-130　插入切片器

步骤3　如图8-131所示，在调整好两个切片器的位置及大小后，选择“省份”切片器中的“广东”选项，此时可发现“城市”切片器中所有非广东省的城市背景色均变浅了，且排在切片器的最下方，所有隶属“广东”的城市重点显示在“城市”切片器列表中的上方。

■图8-131　使用切片器进行筛选

原理分析

切片器是Excel 2010新增的一项可用于数据透视表筛选的强大功能，使用切片器在进行数据筛选方面有很大的优势。切片器能够快速地筛选数据透视表中的数据，而无需打开下拉列表查找要筛选的项目。

以本例为示范，下面分别介绍如图8-132中序号1～4指向的位置各自代表的意义。

■图8-132　切片器简介

①切片器标题指示切片器中的项目的类别。

②如果筛选按钮已选中，则表示该项目包括在筛选器中。

③如果筛选按钮未选中，则表示该项目没有包括在筛选器中。

④“清除筛选器”按钮可以选中切片器中的所有项目。

注意

项目的选中与否是以项目背景色的深浅来判定的，当为深色时，即处于已选中状态，反之则未被选中。

知识扩展

※在切片器选中多个项目※

若要在切片器选中多个项目，可单击鼠标左键并配合使用。

●【Ctrl】键：当选取的项目不连续时使用。

●【Shift】键：当选取的项目是连续时使用。

疑难189　如何创建前10个最大值报表

某公司销售部经理要从如图8-133所示的销售业绩报表中筛选出销售金额前10名的客户，得到如图8-134所示效果，以此作为今后重点发展的对象。

■图8-133　原始的销售业绩报表

■图8-134　销售额前10名的客户

解决方案

以“求和项：销售金额”为依据筛选前10名客户。

操作方法

※筛选“10个最大值”※

步骤1　单击字段“客户”右侧的下拉按钮，在下拉菜单中选择“值筛选”→“10个最大值”命令。

步骤2　在弹出的“前10个筛选（客户）”对话框中，在“依据”下拉列表中选择“求和项：销售金额”选项，如图8-135所示。单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图8-135　以“销售额”为依据筛选前10名客户

原理分析

※最大值或最小值的范围※

在数据透视表中，可创建前N（其实不限于10）项最大值或最小值的报表。

以本例为示范，在图8-136中，从左至右的4个下拉列表框简单介绍如下。

■图8-136　“前10个筛选（客户）”对话框

①：可选择显示“最大”值还是“最小值。

②：显示的个数N，介于1～2147483647之间的整数。

③：有“项”、“百分比”、“求和”3个选项可供选择。

④：“依据”是在“数值”区域所显示的汇总方式，如在本例中不以“求和项：数量”为依据，而以“求和项：销售额”为依据是因为其更具说服力。

8.7　练习与思考

思考题1　图8-137所示为某工厂订做衣服的清单，要求根据此清单制作成如图8-138所示效果，其中库存＝裁剪－发货。

■图8-137　衣服订做清单

■图8-138　收发存汇总表

思考题2　图8-139所示为某企业在各个地区的客户销量情况表（实际数据有800多行记录），试制作如图8-140所示的销售分析报表。

■图8-139　数据源

■图8-140　销量分析表

说明

（1）“0-3吨”是指大于0而小于或等于3吨，其他依此类推。

（2）最后生成的的报表要注意格式，如样式的选择、合并居中等。

思考题3　试根据如图8-141所示的订购清单制作如图8-142所示的汇总报表。

■图8-141　订购清单

■图8-142　分3年显示汇总数据

说明

（1）最后的汇总报表分年度（即2006年、2007年、2008年）放置在3个工作表中。

（2）只显示每年订购额总计前3名的销售人员。

第9章　数据分析工具

在海量数据中有条件地提取数据，可以使用数据分析工具。本章主要介绍如何在Excel中使用数据分析工具进行数据分析与提取。主要内容重复值的处理、分类汇总及单变量求解、方案管理器、模拟运算表、规划求解等数据分析工具的运用，同时配以多个典型实例，使读者尽快掌握并运用Excel进行海量数据的分析与处理方法。

9.1　重复值的处理

重复值的处理问题，一直是困扰大量Excel用户的问题，本节主要介绍如何使用基础操作方法和数据分析工具，删除重复值和提取不重复值的处理方法，使读者能迅速掌握处理重复值与不重复值的方法。

疑难190　如何快速删除材料表中的重复记录

图9-1所示为某单位的材料入库表，表中有重复的记录（为方便读者查看，笔者以黄色底纹填充），用户需要把重复的记录删除，保留不重复的记录。

■图9-1　有重复记录的材料入库表

解决方案：

选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“删除重复项”按钮进行设置并删除。

操作方法

※删除重复项※

步骤1　选定数据区域中的任意一个单元格，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“删除重复项”按钮，如图9-2所示。

■图9-2　删除重复项图标

步骤2　在弹出的“删除重复项”对话框中，根据数据区域的数据决定是否选中“数据包含标题”复选框，以及设置要删除重复项的列，本示例为全部选中，如图9-3所示。

■图9-3　“删除重复项”对话框

步骤3　单击“确定”按钮，弹出如图9-4所示的对话框。再单击“确定”按钮，完成删除重复记录的操作。

■图9-4　删除重复项提示

通过上述操作后，重复的记录已被删除，结果如图9-5所示。

■图9-5　删除重复记录后的材料入库表

原理分析

Excel 2010根据用户在“删除重复项”对话框中的设置，对数据记录逐条排查，并删除重复记录。

知识扩展

※什么是重复项？※

重复项是指单元格的数值或单元格公式的计算结果（Range. Value）相同，而不是指单元格的显示值（Range. Text）。如单元格为“3.14159”，自定义单元格数字格式为“0.00”，则单元格显示为“3.14”，在判断重复项时，以数值为“3.14159”进行判断。

疑难191　如何取得多表中的不重复值姓名

某公司要发放2010年第1季度奖金，第1季度每个月人员姓名如图9-6所示。由于每个月可能有增员或减员，因此，必须把每个月的不重复人员姓名合并在同一个工作表（第1季度工作表）中。

■图9-6　第1季度人员

解决方案一

把每个月人员姓名复制到“第1季度”工作表的A列，再使用“删除重复项”功能删除重复姓名，保留唯一的姓名。

操作方法

步骤1　依次把1～3月的人员姓名复制到“第1季度”工作表的A列，如图9-7所示。

■图9-7　把第1季度每个月人员复制到“第1季度”工作表A列

步骤2　选定“第1季度”工作表的A列，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“删除重复项”按钮，再单击“删除重复项”对话框的“确定”按钮。删除后的结果如图9-8所示。

■图9-8　删除重复值后的第1季度人员

原理分析

把每个月人员复制在同一列，再删除重复项，即为第1季度所有人员姓名。

解决方案二

添加一个辅助数据列，再使用合并计算的方法，取得多表不重复姓名。

操作方法

※合并计算※

步骤1　在工作表“1月”中添加辅助列“人数”，并输入数字“1”，如图9-9所示。

■图9-9　添加人数辅助列

步骤2　重复步骤1的方法，为“2月”和“3月”工作表添加“人数”列。

步骤3　选定“第1季度”工作表的A1单元格，再选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“合并计算”按钮，如图9-10所示。

■图9-10　单击“合并计算”按钮

步骤4　弹出“合并计算”对话框。在“函数”下拉列表框中选择“求和”选项，在“引用位置”文本框中选择工作表“1月”的A1:B11单元格区域，再单击“添加”按钮，如图9-11所示。

■图9-11　引用位置添加1月份的数据

步骤5　重复步骤4的操作，添加工作表“2月”和“3月”的数据区域。在“标签位置”选项区域中选中“首行”和“最左列”复选框，再单击“确定”按钮，如图9-12所示。

■图9-12　添加3个月的数据进行合并计算

步骤6　合并计算后，工作表“第1季度”如图9-13所示，删除B列即可得到不重复姓名。

■图9-13　合并计算后的结果

原理分析

合并计算功能，可对“引用位置”中的所有区域进行合并，根据图9-12中的函数进行计算，并把计算结果放到以活动单元格为左上角单元格的区域。

解决方案三

使用多重合并计算数据区域的方法创建数据透视表，生成不重复姓名。

操作方法

步骤1　使用解决方案二中步骤1和步骤2的方法，为“1月”、“2月”和“3月”工作表添加“人数”列。

步骤2　按下【Alt+D+P】组合键，打开“数据透视表与数据透视图向导—步骤1”对话框。在“请指定待分析数据的数据源类型”组中选择“多重合并计算数据区域”单选按钮，在“所需创建的报表类型”组中选择“数据透视表”单选按钮，再单击“下一步”按钮，如图9-14所示。

■图9-14　“数据透视表和数据透视图向导—步骤1”对话框

步骤3　在“数据透视表与数据透视图向导—步骤2a”对话框中，选择“创建单页字段”单选按钮，再单击“下一步”按钮，如图9-15所示。

■图9-15　“数据透视表和数据透视图向导—步骤2a”对话框

步骤4　在“选定区域”文本框中选定工作表“1月”的数据区域A1:B11，再单击“添加”按钮。

步骤5　重复步骤4的操作，添加“2月”和“3月”工作表的数据区域，再单击“下一步”按钮，如图9-16所示。

■图9-16　“数据透视表和数据透视图向导—步骤2b”对话框

步骤6　在“数据透视表显示位置”组中选择“新工作表”单选按钮，再单击“完成”按钮，如图9-17所示，Excel将自动插入新工作表“Sheet1”。其中有数据透视表，如图9-18所示，姓名为3个月中所有不重复的姓名。

■图9-17　“数据透视表和数据透视图向导—步骤3”对话框

■图9-18　合并后的数据透视表

步骤7　复制数据透视表中“行标签”的姓名，粘贴到工作表“第1季度”的A2单元格，再删除工作表“Sheet1”。

原理分析

使用“多重合并计算数据区域”创建的数据透视表，能对多个工作表区域的数据进行分析和处理，对字段中的同类数据合并并进行求和、计数等计算，因此可以利用该方法生成不重复的姓名。

有关数据透视表的更多知识，请参考第8章。

9.2　分类汇总

当用户面对大量数据，要根据某个项目进行分类汇总时，可以使用分类汇总功能，汇总的方式包括求和、计数、平均值、最大值、最小值和乘积等。

疑难192　如何创建分类汇总

图9-19所示为某公司2010年2月份的材料入库表，为了更清楚地统计每个项目的计划金额合计，想按“项目（cName）”字段对“计划金额（iPPrice）”字段进行求和统计。

■图9-19　材料入库表

解决方案

使用“分类汇总”功能，对“项目（cName）”字段进行分类，对“计划金额（iPPrice）”字段进行求和统计

注意

在分类汇总操作之前，必须先对分类字段排序，即相同的分类项目必须连续排在一起。本示例已经过排序，因此，在操作步骤中没有排序的步骤。

操作方法

※分类汇总※

步骤1　选定A1：F13单元格区域，选择“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，如图9-20所示。

■图9-20　分类汇总菜单

步骤2　弹出“分类汇总”对话框。在“分类字段”下拉列表框中选择“项目（cName）”，在“汇总方式”下拉列表框中选择“求和”选项，在“选定汇总项”列表框中选中“计划金额（iPPrice）”复选框，再单击“确定”按钮，如图9-21所示。

■图9-21　设置分类汇总

分类汇总后结果如图9-22所示，按“项目（cName）”对“计划金额（iPPrice）”进行了汇总求和，并自动创建了组及分级显示。

■图9-22　分类汇总结果

知识扩展

1．单击分级显示符号，可查看不同级别的数据。

2．如果在图9-21中，取消“汇总结果显示在数据下方”复选框的选中状态，则汇总结果将显示在数据上方，如图9-23所示。

■图9-23　汇总结果显示在数据上方

3．如果想要将分类汇总的汇总行复制出来，可单击相应的分级显示符号，再按下【ALT+;】组合键以定位可见单元格后再进行复制粘贴操作。

疑难193　如何进行多级分类汇总

某商店制作了销售情况表如图9-24所示，为方便查看各商店及分类销售情况，经办人员要求按“店名”和“分类”对“数量”和“金额”进行二级分类汇总。

■图9-24　商店销售情况表

解决方案

先按“店名”分类汇总，再按“分类”进行分类汇总。

操作方法

※多级分类汇总※

步骤1　使用疑难192的方法，按“店名”对“数量”和“金额”进行分类汇总。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮。

步骤3　在“分类字段”下拉列表框中选中“分类”选项，“汇总方式”下拉列表框中选择“求和”选项，在“选定汇总项”列表框中选择“数量”和“金额”复选框，并取消“替换当前分类汇总”复选框的选中状态，如图9-25所示。

■图9-25　多级分类汇总

步骤4　单击“确定”按钮，关闭“分类汇总”对话框。多级分类汇总的效果如图9-26所示。

■图9-26　多级分类汇总结果

原理分析

在分类汇总时，如果取消“替换当前分类汇总”复选框的选中状态，则Excel将保留原有的分类汇总，并对当前“分类汇总”对话框中的设置进行再次分类汇总，以达到多级分类汇总的目的。

知识扩展

如果想对各分类项目分页打印，只需在“分类汇总”对话框中选中“每组数据分页”复选框，分类汇总功能将自动在每个分类项目后插入手动分页符，使每个分类项目都可以在单独的页码中打印。

疑难194　如何删除分类汇总

某用户在数据表中使用了分类汇总，但后来又因其他原因要删除已设置的分类汇总，因已进行了多步单元格操作，而无法使用撤销来取消分类汇总。

解决方案

在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮。

操作方法

※删除分类汇总※

步骤1　选定分类汇总的数据区域。

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮。

步骤3　弹出“分类汇总”对话框。单击“全部删除”按钮，如图9-27所示。

■图9-27　删除分类汇总

原理分析

单击“全部删除”按钮后，Excel将自动删除各级别的分类汇总、组合和分级显示。

疑难195　如何快速合并同类别的单元格

有工作表如图9-28所示，其中“类别”列中有许多相同的内容，出于对用户观感和其他需求的考虑，需要把同类别的单元格合并，效果如图9-29所示。由于数量比较多，一个个手动合并单元格需要花费太多的时间和精力，想通过某种操作一次性合并所有相同类别的单元格。

■图9-28　要合并单元格的工作表

■图9-29　需要的合并效果

解决方案一

使用分类汇总及定位的方法合并单元格，再把合并的单元格通过格式刷复制到目标区域。

操作方法

※分类汇总、定位※

步骤1　选定A1:A9单元格区域，选择“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮。

步骤2　不做任何操作，直接单击“分类汇总”对话框中的“确定”按钮后，工作表如图9-30所示。

■图9-30　分类汇总类别后的结果

步骤3　选定A2:A11单元格区域。

步骤4　选择“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“定位条件”选项（或按下功能键【F5】，再单击“定位”对话框的“定位条件”按钮）。

步骤5　弹出“定位条件”对话框。选择“空值”单选按钮，再单击“确定”按钮，如图9-31所示。

■图9-31　定位空值

步骤6　选择“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，如图9-32所示。

■图9-32　合并后居中

步骤7　选定A1:A13单元格区域，重复步骤4操作弹出“定位条件”对话框。

步骤8　选择“常量”单选按钮，并确保“文本”复选框已选中，再单击“确定”按钮，如图9-33所示。

■图9-33　定位文本常量

步骤9　选择“开始”选项卡，单击“单元格”组中的“删除”按钮，在下拉菜单中选择“删除工作表行”选项，如图9-34所示。删除工作表行后的工作表马上变得很清晰了，如图9-35所示。

■图9-34　选择“删除工作表行”选项

■图9-35　删除分类汇总的常量工作表行后的工作表

步骤10　选定A2:A9单元格区域，选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，再单击B2单元格，以便把格式复制到B2开始的单元格区域。最后单击“字体”组中的“框线”按钮，在下拉菜单中选择“所有框线”选项。

步骤11　选择“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“取消组合”按钮，在下拉菜单中选择“清除分级显示”选项，如图9-36所示。

■图9-36　选择“清除分级显示”选项

步骤12　删除A列，结果如图9-29中工作表“Sheet2”的效果。

解决方案二

使用数据透视表的“经典数据透视表布局”，并选择“合并且居中排列带标签的单元格”，隐藏分类汇总行，再把类别字段的格式通过格式刷复制到目标区域。

操作方法

※经典数据透视表布局、合并标志※

步骤1　选定A1:C9单元格区域，选择“插入”选项卡，单击“表格”组中的“数据透视表”按钮，如图9-37所示。

■图9-37　插入数据透视表

步骤2　在弹出的“创建数据透视表”对话框中，Excel自动在“表／区域”文本框中输入区域引用地址“Sheet1!$A$1:$C$9”，选择“新工作表”单选按钮。单击“确定”按钮，以创建数据透视表并关闭“创建数据透视表”对话框，如图9-38所示。

■图9-38　创建数据透视表

步骤3　在“数据透视表字段列表”的“选择要添加到报表的字段”列表框中，选中“类别”和“品名”复选框，Excel自动把“类别”和“品名”添加到行标签，如图9-39所示。

■图9-39　在数据透视表中添加字段到行标签

步骤4　选择“数据透视表工具”中的“选项”选项卡，单击“数据透视表”组中的“选项”按钮，以打开“数据透视表选项“对话框，如图9-40所示。

■图9-40　数据透视表选项

步骤5　选择“布局和格式”选项卡，选中“合并且居中排列带标签的单元格”复选框，切换到“显示”选项卡，选中“经典数据透视表布局（启用网格中的文字拖放）”复选框。单击“确定”按钮关闭“数据透视表选项”对话框，如图9-41所示。

■图9-41　设置数据透视表选项

步骤6　选择“数据透视表工具”的“设计”选项卡，单击“布局”组中的“分类汇总”按钮，在下拉菜单中选择“不显示分类汇总”选项，如图9-42所示。

■图9-42　取消数据透视表的分类汇总显示

步骤7　选定图9-43数据透视表中的“类别”所在单元格区域A5:A12，选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮。

■图9-43　选定数据透视表的“类别”单元格

步骤8　单击工作表“Sheet1”的B2单元格，以便把格式复制到B2开始的单元格区域，再单击“字体”组中的“框线”按钮，在下拉菜单中选择“所有框线”选项。

步骤9　用鼠标右键单击“Sheet3”工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项，如图9-44所示。

■图9-44　在右键快捷菜单中选择删除工作表选项

步骤10　单击“删除”按钮，删除工作表“Sheet3”并关闭该对话框，如图9-45所示。

■图9-45　确定删除工作表

原理分析

在“经典数据透视表布局”中，如果选中“合并且居中排列带标签的单元格”复选框，可以把相同类别的行单元格合并，再通过格式刷复制并粘贴格式，达到合并相同类别单元格的目的。

9.3　分析工具库

在实际工作中，用户经常会遇到一些规划的问题，如生产组织的安排、人力物力等资源的合理配置等。Excel提供了分析工具库，使用线性规划、非线性规划和动态规划等方法对此类问题进行分析。本节主要介绍如何使用方案管理器、单变量求解、模拟运算表、规划求解等工具来解决实际问题。

疑难196　已知税后收入如何求税前收入

某公司在每月发放工资时，直接把税后工资存入公司职员在银行开立的银行卡账户内，公司职员都只能知道自己的税后工资，而不知道自己的税前工资收入是多少。因此，职员们想从税后工资反算税前工资收入是多少。

解决方案

在Excel中输入计算个人所得税公式，再利用单变量求解功能，根据税后工资计算出税前工资总收入。

操作方法

※单变量求解※

步骤1　制作Excel表格如图9-46所示。

■图9-46　制作单变量求解所需表格

步骤2　在B2和C2单元格分别输入计算税收和税后工资的公式如下：

步骤3　选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“模拟分析”按钮，在下拉菜单中选择“单变量求解”选项，如图9-47所示。

■图9-47　单变量求解工具

步骤4　弹出“单变量求解”对话框。在“目标单元格”文本框中输入税后收入的单元格“C2”，在“目标值”文本框中输入已知的税后工资，假设为“5132.45”，在“可变单元格”文本框中输入税前收入的单元格“A2”。单击“确定”按钮，如图9-48所示。

■图9-48　设置单变量求解

步骤5　之后在“单变量求解状态”对话框中，显示了求解状态。单击“确定”按钮，则可在单元格中输入所求的解；单击“取消”按钮，则退出单变量求解，单元格不改变内容，如图9-49所示。

■图9-49　单变量求解状态

图9-50所示为单击“确定”按钮后单变量求解的结果。

■图9-50　单变量求解结果

原理分析

Excel根据在“单变量求解”对话框中的设置，对可变单元格的值进行多次测算（根据目标单元格及其所有从属单元格的公式进行测算），并把结果显示出来。

知识扩展

在单变量求解中，“目标单元格”必须是包含公式的单元格，不能是常量的单元格，“可变单元格”恰恰相反，必须是常量的单元格，不能包含公式。

疑难197　如何使用方案管理器分析各类别的人员工资

某公司每月计划发放工资300万元，根据各类别人员制定工资系数，经办人员制作了如图9-51所示的表格，表中只显示了1套工资方案，但经办人员要拟订3套方案供领导决策。如果使用3个工作表制作3套方案，当人员数或工资总额改变时，则每个工作表都必须同时修改，比较麻烦，因此想在同一个工作表中存储3套方案，各方案的人员类别系数如表9-1所示。

■表9-1　各方案人员系数

■图9-51　各类别人员工资分析表

D3:D6单元格是根据人数、系数和工资总额计算的人均工资，公式如下：

解决方案

使用“方案管理器”添加3套方案解决。

操作方法

※方案管理器※

步骤1　选定A3:B6单元格区域，选择“公式”选项卡，单击“定义的名称”组中的“根据所选内容创建”按钮。

步骤2　弹出“以选定区域创建名称”对话框。选中“最左列”复选框，再单击“确定”按钮，如图9-52所示。通过上述操作后，Excel将自动创建以各类别人员命名的名称，如图9-53所示。

■图9-52　批量定义名称

■图9-53　在名称管理器中查看定义的名称

步骤3　选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“模拟分析”按钮，在下拉菜单中选择“方案管理器”选项，如图9-54所示。

■图9-54　使用方案管理器命令

步骤4　弹出“方案管理器”对话框。单击“添加”按钮，如图9-55所示。

■图9-55　“方案管理器”对话框

步骤5　弹出添加“添加方案”对话框。在“方案名”文本框中输入“方案1”，在“可变单元格”文本框中输入可变单元格地址“B3:B6”。单击“确定”按钮，如图9-56所示。

■图9-56　添加方案

步骤6　在弹出的“方案变量值”对话框各文本框中，分别输入各类别人员的系数，再单击“添加”按钮，如图9-57所示。

■图9-57　输入方案变量值

步骤7　重复步骤5和步骤6添加“方案2”和“方案3”及各方案变量值，再单击“确定”按钮，添加的3个方案如图9-58所示。

■图9-58　添加的3个方案

步骤8　单击“关闭”按钮，关闭“方案管理器”对话框。

原理分析

在添加方案完成后，当用户想显示某个方案的计算结果时，可通过步骤3的方法打开“方案管理器”对话框。在“方案”列表框中选定某个方案，再单击“显示”按钮，Excel将根据用户设定的“方案变量值”显示在“可变单元格”中进行计算，3个方案的显示结果如图9-59所示。

■图9-59　3个方案的显示结果

知识扩展

※方案摘要、方案数据透视表※

当添加方案后，用户可根据需要生成“方案摘要”或“方案数据透视表”。方法是：在“方案管理器”对话框中，单击“摘要”按钮，弹出“方案摘要”对话框。在“报表类型”中选定“方案摘要”或“方案数据透视表”单选按钮，在“结果单元格”中输入要显示结果的单元格引用（一般可使用默认的单元格引用），再单击“确定”按钮，如图9-60所示。图9-61所示为结果单元格为“D3:D6”的“方案摘要”工作表。

■图9-60　生成方案摘要

■图9-61　生成方案摘要的工作表

疑难198　如何使用模拟运算表制作九九乘法表

某教师想要用Excel制作九九乘法表，发给全班的学生，但又不想逐个单元格输入数据。听说用Excel的某种功能可以很容易制作九九乘法表，但不知道如何制作。

解决方案

使用双变量（引用行、列单元格）模拟运算表进行制作。

操作方法

※模拟运算表※

步骤1　分别在B1:J1和A2:A10单元格区域输入数字1～9，并设置好边框和格式，至于设置什么边框和格式，没有固定的要求，只要读者觉得满意就行，如图9-62所示。

■图9-62　在首行和最左列输入数字1～9

步骤2　在A1单元格输入以下公式：

步骤3　选定A1:J10单元格区域，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“模拟分析”按钮，在下拉菜单中选择“模拟运算表”选项。

步骤4　弹出“模拟运算表”对话框。分别在“输入引用行的单元格”和“输入引用列的单元格”文本框中输入“A11”和“A12”，再单击“确定”按钮，如图9-63所示。

■图9-63　设置模拟运算表输入引用的行、列的单元格

步骤5　用鼠标右键单击A1单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。

步骤6　选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中输入3个半角分号“;;;”，再单击“确定”按钮，如图9-64所示。

■图9-64　自定义单元格数字格式以隐藏单元格内容

通过上述操作后，一个美观又专业的九九乘法表就形成了，如图9-65所示。单击B2:J10区域中的任何单元格，编辑栏显示的公式都是：

■图9-65　使用模拟运算表制作的九九乘法表

原理分析

当使用模拟运算表功能后，区域显示统一的公式：“{=TABLE(A11,A12)}”，第1个参数为“引用行的单元格”，第2个参数为“引用列的单元格”。本示例中，A11为“引用行的单元格”，即B1:J1单元格；A12为“引用列的单元格”，即A2:A10单元格。

在计算中，使用区域左上角的单元格公式（本例为A1单元格）进行计算，如B2单元格的计算式为：“=IF(B1＞A2,"",B1&"×"&A2&"="&B1*A2)”，即分别用B1:J1单元格的数据代入A1公式中引用行的单元格“A11”，用A2:A10单元格的数据代入A1公式中引用列的单元格“A12”，然后再进行计算，得出结果。

知识扩展

※模拟运算表分类※

根据变量个数（引用行的单元格和引用列的单元格）不同，可分为单变量模拟运算表和双变量模拟运算表，本示例为双变量模拟运算表。

疑难199　如何以最低成本购买固定数量的礼品

某公司在公司成立5周年之际举行庆典，并组织全体员工进行抽奖，奖品品种和单价如表9-2所示。公司共有员工600人，为了让每位员工都能抽到奖品，因此总奖品数必须为600件。采购员碰到的问题是：各种奖品数量应各为多少，才能达到要求，并且成本最低？

■表9-2　奖品设置情况表

解决方案

加载并使用分析工具库的“规则求解”工具进行求解。

操作方法

※如何加载规则求解工具？※

步骤1　选择“文件”选项卡，单击“选项”按钮，弹出“Excel选项”对话框。

步骤2　选择对话框左侧的“加载项”选项，在“管理”下拉列表框中选择“Excel加载项”选项，再单击“转到”按钮，如图9-66所示。

■图9-66　“Excel选项”对话框

步骤3　弹出“加载宏”对话框。在“可用加载宏”列表框中选中“规划求解加载项”复选框，再单击“确定”按钮，如图9-67所示。

■图9-67　加载规划求解加载项

步骤4　制作包含“奖品、数量、单价、金额”及“合计”栏的表格，“合计”栏使用SUM()函数对“数量”和“金额”进行合计，各奖品的“数量”为要求解的数字，可以先不填写，如图9-68所示。

■图9-68　制作规划求解要使用的表格

步骤5　选择“数据”选项卡，单击“分析”组的“规划求解”按钮（在加载“规划求解加载项”后，Excel将自动在“数据”选项卡中增加一个“分析”组，组内有“规划求解”按钮），如图9-69所示。

■图9-69　“数据”选项卡的“规划求解”按钮

步骤6　弹出“规划求解参数”对话框。单击“设置目标”文本框，再选定D5单元格，Excel将自动在“设置目标”文本框内显示“$D$5”，再选择“最小值”单选按钮。

步骤7　单击“通过更改可变单元格”文本框，再选定B2:B4单元格区域，Excel将自动在“通过更改可变单元格”文本框内显示“$B$2:$B$4”，再单击“添加”按钮，如图9-70所示。

■图9-70　设置规划求解参数

步骤8　弹出“添加约束”对话框。单击“单元格引用”文本框，再选定B2单元格，在中间的下拉列表框中选择“＞=”，在“约束”文本框内输入数字“50”，再单击“添加”按钮，如图9-71所示。

■图9-71　添加约束条件

步骤9　重复步骤8的操作，添加其他条件（$B$3＞=100；$B$4＜=400；$B$4＞=300；$B$5=600），再单击“确定”按钮，返回“规划求解参数”对话框。在“遵守约束”列表框中将显示用户添加的所有条件，如图9-72所示。

■图9-72　显示用户添加的条件

步骤10　单击“求解”按钮，Excel将自动求解并弹出“规划求解结果”对话框，选择“保留规划求解的解”单选按钮，如图9-73所示。

■图9-73　“规划求解结果”对话框

步骤11　单击“确定”按钮，关闭“规划求解结果”对话框。工作表中将显示求解的结果为：“甲奖品50件；乙奖品150件；丙奖品400件；合计600件”，如图9-74所示。

■图9-74　工作表中显示规划求解结果

原理分析

规划求解工具能根据用户设置的规划求解参数和约束条件自动求解，并根据用户需要把结果显示在相应的单元格区域。

知识扩展

Excel2010支持输入Office旧版本菜单键序列，因此，步骤1和步骤2可以简化为：依次按下Office访问组合键【Alt+T+I】，弹出“加载宏”对话框。

疑难200　如何对规定总和的数据组合求解

某用户制作了Excel表格如图9-75所示，要求在B1单元格输入某个数字（如图中的473400），求B4:B21的数字中哪几个数字相加的和刚好等于该数字，并在对应的C列用数字“1”标识，其他单元格标识数字“0”。

■图9-75　对规定总和的数据组合求解的基础数据表格

解决方案

使用规划求解工具，约束条件为二进制数字。

操作方法

※规划求解※

步骤1　在C1单元格中输入公式：

步骤2　选择“数据”选项卡，单击“分析”组中的“规划求解”按钮，如果在“数据”选项卡中看不到“规划求解”按钮，则必须先加载规划求解工具，加载方法参考疑难199。

步骤3　弹出“规划求解参数”对话框。单击“设置目标”文本框，再选定C1单元格，Excel将自动在“设置目标”文本框内显示“$C1”，再选择“目标值”单选按钮，并在右侧的文本框中输入数字“0”。

步骤4　单击“通过更改可变单元格”文本框，再选定C4:C21单元格区域，Excel将自动在“通过更改可变单元格”文本框内显示“$C$4:$C$21”，再单击“添加”按钮。

步骤5　单击“单元格引用”文本框，再选定C4:C21单元格，在中间的下拉列表框中选择“bin”，在“约束”文本框内将自动显示“二进制”，如图9-76所示。再单击“确定”按钮，返回“规划求解参数”对话框。

■图9-76　添加约束条件

步骤6　单击“选项”按钮，选择“所有方法”选项卡，取消“忽略整数约束”复选框的选中状态，再单击“确定”按钮，返回“规划求解参数”对话框，如图9-77所示。

■图9-77　取消忽略整数约束的设置

步骤7　单击“求解”按钮，Excel开始求解，求解完成后，将弹出“规划求解结果”对话框，如图9-78所示。

■图9-78　规划求解结果

步骤8　单击“确定”按钮，关闭“规划求解结果”对话框，求解后的结果如图9-79所示。

■图9-79　规划求解结果

原理分析

※二进制数字※

约束条件“bin”表示二进制数字，即只能是数字“0”或者“1”。

用C1单元格的公式“=SUMPRODUCT(C4:C21, B4:B21)-B1”计算B4:B21与C4:C21每行对应的单元格相乘的积的和，再减去B1单元格的固定数值。如果结果为0，则说明在C列标识为1的分别对应的B列数字的和为B1单元格的固定数值，因此在规划求解参数中设置“目标值”为数字“0”。

知识扩展

※规划求解的“运算结果报告”※

单击以选定图9-78的“运算结果报告”选项，再单击“确定”按钮，Excel可以自动生成“运算结果报告”表。

如果在“报告”列表框中有多个选项，可以多选，单击一次为选定，再单击一次则取消选定。

注意

本疑难操作步骤中没有图解的，请参考疑难199的图解。

9.4　练习与思考

如何保证员工实发工资不低于当地最低保障工资？

图9-80所示为某公司的员工工资表，从“应发工资”开始及后面的所有项目都设置了公式进行计算，其中“应发工资”为前4项工资的和，“公积金”、“年金”、“所得税”和各项保险均根据“应发工资”与当地社会平均工资进行计算；“实发工资”为“应发工资”减去“公积金”、“年金”、“所得税”和各项保险，因此，不论哪项工资变动，都会直接影响计算结果。

■图9-80　某公司员工工资表

公司规定，如果员工工资少于当地最低保障工资（假设为900元／月），则应在“保障工资”中增加工资，以保证达到当地最低保障工资。

在图9-80中，员工“梅薪水”因刚参加工作，没有“岗位工资”和“绩效工资”，因此实发工资低于当地最低保障工资（假设是900元／月），如何给该员工增加“保障工资”，以使得该员工的实发工资刚好为当地最低保障工资900元？

第10章　综合应用

在2007版本以后的Excel中：一张工作表可以储存100万条以上的记录，因此使用Excel建立一个中小型数据库已经不再是一个难题；同时新存储格式的引入也改变了以往的一些操作习惯。本章将主要介绍在Excel中如何使用SQL来操作中小型数据库级别的数据表，如从工作表中提取有用的信息、更新工作表数据等，以及如何巧用XML编辑器进行批量操作。

10.1　SQL的威力

SQL是英文Structured Query Language的缩写，意思为结构化查询语言。SQL语言的主要功能就是同各种数据库建立联系，进行沟通。如Office组件中的Access就采用了SQL语言标准，而Access中大部分的SQL命令可以迁移到Excel中使用。而且Excel中SQL命令有处理效率较高、简单易学、快速上手等特点，在处理小型数据库量级的工作表时游刃有余。本节用“Microsoft Query”视图操作界面来介绍SQL语句的一些基本用法，若能灵活应用，则可以应付日常工作中的一般性问题。

注意

为了让读者能体现SQL的演示结果，本节示例文件并不一定使用中小型数据库级别的工作表演示；且为了方便叙述，示例文件均放在D盘根目录下。

疑难201　如何查询销售额10万元以上的记录

图10-1所示为商场的电器销售情况表，现需查询销售额10万元以上的相关记录。

■图10-1　销售情况表

解决方案

使用数值条件限制缩小范围进行查询。

操作方法

※使用Microsoft Query查询、SQL语句※

步骤1　选择“数据”选项卡，单击“获取外部数据”组中的“自其他来源”按钮，在下拉菜单中选择“来自Microsoft Query”选项，弹出“选择数据源”对话框。取消“使用‘查询向导’创建／编辑查询”复选框的选择，在“数据库”列表框中选择“Excel Files*”选项，如图10-2所示，单击“确定”按钮。

■图10-2　选择数据源

步骤2　弹出“选择工作簿”对话框，在“驱动器”下拉列表框中选择D盘，在“数据库名”列表框中选择“疑难201.xlsx”（对应的文件为“疑难201.xlsx”，以下疑难的文件对应关系同理），如图10-3所示，单击“确定”按钮。

■图10-3　选择工作簿

步骤3　在弹出的“添加表”对话框中，选中“源数据”表，如图10-4所示，单击“添加”→“关闭”按钮，关闭“添加表”对话框。

■图10-4　添加表

注意

初次使用，可能会遇到如图10-5所示的情况而无法添加表。为确保能正常添加表，此时只需按图10-6所示的步骤1→2选中“显示”列表的所有选项即可。

■图10-5　无法添加表

■图10-6　表选项

步骤4　在出现的“Microsoft Query”视图中，选择“条件”→“添加条件”命令，弹出“添加条件”对话框。在“字段”下拉列表框中选择“销售额”选项，在“运算符”下拉列表框中选择“大于或等于”选项，在“指定值”文本框中输入“100000”，如图10-7所示。单击“添加”→“关闭”，关闭对话框。

■图10-7　添加条件

步骤5　如图10-8所示，双击“源数据”表中的星号，显示满足条件的记录，如图10-9所示。

■图10-8　双击星号

■图10-9　记录集

步骤6　选择“文件”→“将数据返回Microsoft Excel”命令，弹出“导入数据”对话框。单击“确定”按钮，关闭对话框。进一步格式化得到最终结果如图10-10所示。

■图10-10　查询结果

原理分析

※SQL语句介绍※

在本例中并没有使用“查询向导”进行查询，而直接在“Microsoft Query”视图操作界面中完成相关操作，其过程也比较简单、易于理解。从图10-11可以看出，“Microsoft Query”视图操作界面比较简捷，由菜单栏和按钮栏组成，对其熟练使用则可完成一般性查询要求。

■图10-11　“Microsoft Query”视图操作界面

实质上，在本例中步骤4、5的操作会生成一句SQL语句，只需单击按钮，即可弹出SQL语句文本框，如图10-12所示。

■图10-12　“SQL语句”文本框

在本例中自动生成的SQL语句为：

利用“Microsoft Query”视图操作界面自动生成最原始的SQL语句，然后对其进行修改简化，灵活运用SQL的书写规则，可以让SQL语句看起来更专业、易用。

1）SQL语句书写的小规则

●字段名由英文状态下的逗号（,）分隔，自动生成的SQL语句中的重音符（`）通常成对出现，而两两配对的``可由[]代替。

此外，对于字段名如存在以下情况，``或[]不能被省略：字段名中含特殊字符，如%、+、-等可视为运算符的字符，如因字段名“[姓名-学号]”含有“-”，所以不能省略[]写作“姓名-学号”；以数字开头或结尾，如字段名“[1季度]”不能写作“1季度”。

●若进行查询的工作表均在同一工作簿中，则路径名（本例中为：`D:\销售情况表.xlsx`）可以省略。换而言之，若要查询的数据用到多个工作簿，都应保留路径名，以免SQL不能判断导致发生错误。

●【Enter】键可以改为空格键，但为了便于分析与修改，建议以【Enter】键分行断开。

所以由视图操作而自动生成的语句可写成：

或

2）使用语句、子句（关键词）

此处关键词有SELECT、FROM和WHERE，涉及的语句也是SQL中最基本的SELECT语句的应用，在Microsoft Query中，其基本语法格式如下：

SELECT语句中：

●SELECT关键词之后的列名用来决定哪些列将作为查询结果返回。用户可以按照自己的需要选择任意列，还可以使用通配符“*”来设定返回表格中的所有列。

如只需返回“日期”、“销售人员”和“销售额”这3列数据，SQL语句应写成：

而在本例中，SQL语句可最终简化写成：

●FROM子句之后的表格名称用来决定将要进行查询操作的目标表格。在本例中，目标表格为“源数据”工作表。

●WHERE条件子句用来规定哪些数据值或哪些行将被作为查询结果返回或显示。

在WHERE条件子句中可以使用以下一些运算符来设定查询标准。

比较运算符：＝（等于）、＜＞（不等于）、＞（大于）、＞＝（大于或等于）、＜（小于）、＜＝（小于或等于）。

确定范围：BETWEEN AND（介于），NOT BETWEEN AND（不介于）。

确定集合：IN（属于），NOT IN（不属于）。

字符匹配：LIKE（开头是、结尾是、包含、类似），NOT LIKE（开头不是、结尾不是、不包含、不类似）。

空值：IS NULL（为空），IS NOT NULL（不为空）。

多重条件：AND, OR, NOT。

除“多重条件”外，运算符均可直接在“添加条件”对话框（见图10-7）中的“运算符”下拉列表框中找到相应的项。

如在本例中，“WHERE销售额>=100000”中使用了“＞＝”这个运算符，规定只有当“销售额”大于等于100000时，相关记录才会被检索出来。

知识扩展

※修改简化SQL语句※

对SQL语句有所了解之后，本例的做法可稍作改变。

当进行到上述操作中的步骤3时，直接关闭“添加表”对话框，单击按钮，在SQL语句文本框中输入以下语句：

单击“确定”按钮，此时会弹出“SQL Query无法以图形表示，是否仍要继续？”的警告对话框。再次单击“确定”，然后按上述操作的步骤6即可在Excel返回检索结果。

本书约定：在以下疑难演示中，类似本例中的前3个重复性步骤将省略。

从步骤6中的“导入数据”对话框（见图10-13）可以看出，导入数据在工作簿中的显示方式有3种，分别是表、数据透视表、数据透视图和数据透视表。

■图10-13　“导入数据”对话框

第二种和第三种显示方式，主要是考虑到SQL语句能够连接合并多个工作表的数据而设计的。

FROM关键词后面一般只需指定工作表名即可，即“FROM [工作表名$]”，这对于设计较为规范的表格来说是适用的。但如果考虑到数据区域的设计特殊性，有时则需特别指明数据源所在的单元格区域。

如只对如图10-1所示的销售情况表的B1:F32单元格区域进行检索，在本例中SQL语句的“[源数据$]”需改为“[源数据$B1:F32]”。如事先已对B1:F32单元格区域定义了工作表级别的名称（如Data，还可写成“[源数据$Data]”，若Data为工作簿级别的名称，则更可省略写成“Data”），可以看到，数据源可以指定为某一个工作表的特定单元格区域。

疑难202　如何将物料名称与型号规格分离

图10-14所示数据为某生产企业一月部分型号平垫的库存情况，之前物料名称及型号规格是写在一块的，现因管理需要将其分离开，即实现如图10-15所示的效果。

■图10-14　一月库存

■图10-15　分离结果

解决方案

在SQL语句中使用INSTR()函数确定关键字符Ф的位置，再使用LEFT()函数与RIGHT()函数分别取出物料名称和型号规格。

操作方法

※SQL语句之INSTR()函数※

步骤1　找到相应的工作簿，在添加“一月库存”工作表后，关闭“添加表”对话框。在“Microsoft Query”视图操作界面中，选择“记录”→“添加列”命令。

步骤2　弹出“添加列”对话框中，如图10-16所示。

■图10-16　“添加列”对话框

在“字段”文本框中输入“LEFT(物料名称及型号规格, INSTR(1 ,物料名称及型号规格,'Ф' )- 1 )”，在“列标”文本框中输入“物料名称”，单击“添加”按钮，添加“物料名称”列。

步骤3　在“字段”文本框中输入“RIGHT(物料名称及型号规格,LEN(物料名称及型号规格)-INSTR(1,物料名称及型号规格,'Ф')+1)”，在“列标”文本框中输入“型号规格”，单击“添加”按钮，添加“型号规格”列。

步骤4　在“字段”文本框中选择“数量”选项，“列标”文本框留空，单击“添加”按钮，添加“数量”列。同理，添加“金额”列，单击“关闭”按钮，关闭“添加列”对话框。

步骤5　单击按钮，对自动生成的SQL语句进行修改，简化为：

单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤6　单击按钮，将数据返回Excel。

原理分析

1）在SQL语句中使用函数

在Microsoft Query里，SQL语句可以使用部分Excel的内置函数，相关的用法也比较类似，文本函数如LEFT()、RIGHT()、MID()、LEN()、TRIM()。但在SQL语句中，函数的使用有其特定的语法，有些参数是必选的，有些则是可选的。如在SQL中使用LEFT(‘AB’)会报错，在工作表的单元格中使用LEFT("AB")返回结果“A”。

而且在Microsoft Query里，SQL语句中并不能直接使用工作表内置的FIND()函数，但可使用INSTR()函数实现相同的功能。此函数相关介绍如下：

INSTR()函数返回某字符串在另一字符串中第一次出现的位置。

语法（见表10-1）

■表10-1　INSTR函数的参数

设置（见表10-2表10-3）

■表10-2　compare参数的设置

■表10-3　INSTR()函数返回的值

2）在SQL中使用别名

在SQL语句中可以使用两种类型的别名，即字段别名和数据表别名，需用到AS关键词。使用字段别名可提高查询结果的可读性，数据表别名在连接多个数据表进行查询的操作中极为有用。

字段和数据表别名的基本语法格式如下：

别名都直接放置在各自对应名称的后面，中间用AS关键词连接。其中，数据表名与数据表别名中间的AS关键词也可省略。写成：

在本例SQL语句中，“物料名称”和“型号规格”就是字段别名的用法。

知识扩展

※SQL语句之MID()函数※

因“物料名称及型号规格”是由“物料名称”+“型号规格”这两部分组成的，没有其他无用信息，所以在本例中SQL语句的RIGHT()函数也改用MID()函数，即SQL语句写成：

MID()函数返回一个Variant(String)值，其中包含字符串中指定数量的字符。

语法（见表10-4）

■表10-4　MID()函数的参数

此处利用了MID()函数省略length参数的写法正好返回从“Ф”至结尾的所有字符，同样可达到预定效果。

在本例中自动生成的SQL语句如下：

若在本例中进行步骤4后直接把数据返回Excel并以“表”的形式显示，得到的结果如图10-17所示。

■图10-17　有瑕疵的结果

虽然在“Microsoft Query”视图操作界面中，没有看到“物料名称”两侧各有一个单引号，但返回工作表后却又会出现，所以在步骤5中需对SQL语句进行修改，或把两侧的单引号改为[]，或如本例中的做法把单引号直接去掉（在字段名不存在特殊字符的情况下）。

若不使用字段别名，即步骤4、5中在“列标”文本框中不输入任何内容，将数据返回Excel中出现的结果如图10-18所示。

■图10-18　不使用字段别名

其中Expr1000、Expr1001是自动生成的字段名，虽不影响最终的查询结果，但此时可读性会稍微降低。

疑难203　如何把大小写混合的英文姓氏完全大写

有时候，姓氏完全大写有助于辨认，因为不同地区的语言用不同的习惯表示姓名。世界语常常如此书写姓名。例如：

毛泽东写作MAO Zedong

乔治·华盛顿写作George WASHINGTON

卡斯特罗写作FidelAlejandro CASTRO Ruz

现需将图10-19所示的信息表中的姓氏（即LastName列的字母）改为完全大写，得到如图10-20所示的结果。

■图10-19　人员信息表

■图10-20　结果

解决方案

使用UCASE()函数进行转换。

操作方法

※SQL语句之UCASE()函数※

步骤1　找到相应的工作簿，关闭“添加表”对话框。在“Microsoft Query”视图操作界面中，单击按钮，在SQL语句文本框输入以下语句：

步骤2　单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤3　单击按钮，将数据返回Excel。

原理分析

在工作表中，可使用UPPER()函数实现英文字母全部大写的效果，但在“Microsoft Query”中想实现相同的效果需用到UCASE()函数。该函数解释如下：

UCASE()函数返回一个包含指定字符串（已转换为大写形式）的Variant (String)值。

语法

必选的string参数可以是任何有效的字符串表达式。如果string包含Null，则返回Null。

注解

仅会将小写字母转换为大写字母，所有大写字母和非字母字符都保持不变。

知识扩展

将字母全部大写可以使用UCASE()函数，而全部小写则可以使用LCASE()函数。其基本语法格式类似，不再赘述。

在SQL语句中，基于数据查询规范性的考虑，别名并不能使用原来已经存在的字段名。如在本例中的别名NewLastName不能改为LastName，而且字段名左右两侧也不允许空格字符的出现（即便字段用[]包起来也不行）。

在步骤1中输入下面两个SQL语句之一，在步骤2中都将返回如图10-21所示的警告对话框。

■图10-21　字段的限制

疑难204　如何分别统计男生和女生的平均年龄

图10-22所示为某班级学生的学籍名册表，现需分别对某班级男生和女生的平均年龄进行统计。

■图10-22　学籍名册表

解决方案

使用聚合函数AVG()函数和分组关键词GROUP BY。

操作方法

※SQL语句之AVG()函数※

步骤1　找到相应的工作簿，在添加“学籍名册表”工作表后，关闭“添加表”对话框。在“Microsoft Query”视图操作界面中，选择“记录”→“添加列”命令，弹出“添加列”对话框。在“字段”下拉列表框中选择“性别”选项，单击“添加”按钮。

步骤2　在“字段”下拉列表框中选择“年龄”选项，在“列标”文本框中输入“平均年龄”，在“总计”下拉列表框中选择“平均值”选项。单击“添加”按钮，关闭“添加列”对话框。

步骤3　单击按钮，对自动生成的SQL语句进行修改，简化为：

单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤4　单击按钮，将数据返回Excel，得到如图10-23所示结果。

■图10-23　结果

原理分析

※SQL语句之GROUP BY子句※

从本例SQL语句中可以看出，在SELECT语句中使用GROUP BY子句将行划分成较小的组（如本例中的男生组和女生组），然后再使用聚合函数AVG()返回每一个组的汇总信息，从而得到最终结果。关键点有以下两个。

1）GROUP BY子句

GROUP BY：将指定的字段列表中具有相同值的记录组合成一个记录。如果在SELECT语句中包括SQL聚合函数（如SUM ()或COUNT()），则会为每个记录创建汇总值。

语法（见表10-5）

■表10-5　GROUP BY子句的组成部分

注解

GROUP BY是可选的。如果SELECT语句中没有SQL聚合函数，则省略汇总值。GROUP BY字段中的Null值将被分组，而不会省略。但是，在任何SQL聚合函数中都不会计算Null值。在分组前使用WHERE子句可以排除不想分组的行。

2）聚合函数

在Excel中的SQL语句中，常见的聚合函数有求和函数SUM()、均值函数AVG()、计数函数COUNT()和最大值／最小值函数MAX()/MIN()。其用法基本相同，当对某字段单独使用时，返回相应的单一值。所以聚合函数经常与GROUP BY分组子句联合使用。以AVG ()函数为例，其基本语法格式如下：

expr占位符代表一个字符串表达式（标识包含要取平均值的数值数据的字段），或者代表一个使用该字段中的数据执行计算的表达式。expr中的操作数可包括表字段的名称、常量或函数（可以是内部函数，但不能是其他SQL聚合函数）。

说明

AVG()计算的平均值是算术平均值（值的总和除以值的个数）。在计算中，Avg()函数不包括任何Null字段。

AVG()函数与GROUP BY子句联合使用，一般格式如下：

注意

“组别,Avg(字段名)”中的组别并非一定要出现，但有意义。“组别”在此处只是对字段名的另一个特殊称呼而已，分组时可以联合使用多个分组标准。

疑难205　如何计算在每个得分范围内的数量

图10-24所示为某高校某系一次期末高数成绩表，现将分数范围等距划分为1:20、21:40、41:60、61:80、81:100这5个范围并统计出各个成绩范围的人数，最终结果如图10-25所示。

■图10-24　高数成绩表

■图10-25　结果

解决方案一

使用IIF()函数多层嵌套。

操作方法

※SQL语句之IIF()函数※

步骤1　在添加相应的工作簿后，关闭“添加表”对话框，在“Microsoft Query”视图操作界面中，单击按钮，在SQL语句文本框中输入以下语句：

步骤2　单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤3　单击按钮，将数据返回Excel。

原理分析

IIF()函数：返回由逻辑测试确定的两个数值或字符串值之一，具体取决于表达式的计算结果。

语法（见表10-6）

■表10-6　IIF()函数的参数

与工作表内置的IF()函数类似，IIF()也可多层嵌套。

在SQL语句中的IIF(成绩<21,'1:20',IIF(成绩＜41,'21:40',IIF(成绩＜61,'41:60',IIF(成绩＜81,'61:80','81:100'))))以一种较为简单的逻辑关系，将分数范围等距划分为1：20、21：40、41：60、61：80、81：100的结果集，使用GROUP BY语句依据该结果集进行分组，并配合使用COUNT()计数函数，从而求解出各个分数范围的个数。

知识扩展

※在SQL中使用列序号代替字段名※

在本方案SQL语句中的“COUNT(成绩)”可以改为：

●“COUNT(6)”。这里的“6”是指源数据列表的第6列，即“成绩列”。可以看出，可以使用列序号代替字段名。但一般不建议使用列序号，因为会降低查询的可读性。

●“COUNT(*)”。星号（*）通配符即代表所有记录。这是因为COUNT仅仅计算出记录的数目。记录中所存储的数值类型与计算无关。但是如果使用了星号通配符，则COUNT()会计算出包括包含Null字段在内的所有记录数目。优点在于使用COUNT (*)方式比使用COUNT(字段名)方式快很多。

解决方案二

※使用CHOOSE()函数※

操作方法

※SQL语句之CHOOSE()函数※

步骤与方案一类似，在SQL语句文本框输入以下语句：

原理分析

※CHOOSE()函数从参数列表中选择并返回值※

语法（见表10-7）

■表10-7　CHOOSE()函数的参数

注解

CHOOSE()将基于index的值从选择列表中返回值。如果index为1，那么CHOOSE将返回列表中的第一个选择；如果index为2，它将返回第二个选择，依此类推。

如果index小于1或大于列出的选择项数目时，则CHOOSE()函数将返回Null。

如果index为小数，则在计算前将被截尾取整。

在本例中，当成绩为1～20分时，（成绩－1）／20返回的值大于等于0而小于1，如此index参数“（成绩－1）／20＋1”恰能大于等于1而小于2。依此类推，21～40、41～60、61～80和81:100便可区分开。并且当index参数为小数时，在计算前参数将被截尾取整，会在计算之前，四舍五入为最接近的整数，从而保证每个分数都能落入正确的区间范围。

解决方案三

※使用PARTITION()函数※

操作方法

步骤与方案一类似，在SQL语句文本框中输入以下语句：

原理分析

※SQL语句之PARTITION()函数※

PARTITION ()函数返回一个Variant (String)值，指示数字在一系列计算的范围内出现的位置。

语法（见表10-8）

■表10-8　PARTITION()函数的参数

本例中PARTITION(成绩, 1 , 1 00, 20)与IIF(成绩＜21 ,' 1 :20' ,IIF(成绩＜41 ,' 21 :40' ,IIF(成绩＜61 ,' 41 :60' ,IIF(成绩＜81 ,' 61 :80' ,' 81 :1 00' ))))实现的功能是一样的，即将分数1～100分等距划分为5个区域。

知识扩展

对比3种方案可发现，在对范围进行等距划分时，使用PARTITION()函数和CHOOSE()函数比IIF()函数多层嵌套更为有效且不易出错，而IIF()函数的优势则在于可以更灵活地划分区域。如将区域划分为“不及格”（1～59分）、“中等”（60～79分），“良好”（80～89分）、“优秀”（90～100分）几个级别时，只能使用IIF()函数多层嵌套达到目的，PARTITION()函数对此种情况已派不上用场。

疑难206　如何提取日期中的季度、年份、月份、星期等信息

图10-26所示为某一事业单位1月至4月管理费用的发生额统计表，现需对日期列以季度为标准进整理，得到如图10-27所示结果。

■图10-26　管理费用明细

■图10-27　结果

解决方案

※使用DATAPART()函数※

操作方法

※SQL语句之DATAPART()函数※

步骤1　添加相应的工作簿后，关闭“添加表”对话框，在“Microsoft Query”视图操作界面中，单击按钮，在SQL语句文本框输入以下语句：

步骤2　单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤3　单击按钮，将数据返回Excel。

原理分析

DATAPAR()函数返回变量型（整型），其中包含给定日期的指定部分。

语法（见表10-9）

■表10-9　DATAPART()函数的参数

（续表）

各个参数的设置如下见表10-10、表10-11和表10-12所示。

■表10-10　interval参数的设置

■表10-11　firstdayofweek参数的设置

■表10-12　firstweekofyear参数的设置

注意

interval参数为字符串，在书写SQL语句时不能将字符串两边的单引号去掉，如本例中DATEPART('q',日期)不能写成：DATEPART(q,日期)，否则会报错。

注意

firstdayofweek参数会影响使用“w”和“ww”间隔符号的计算。在中国，通常认定星期一为每周的第一天，所以该参数在interval参数使用“w”和“ww”时需指定为2。除此以外，firstdayofweek参数和firstweekofyear参数均可省略不写。

知识扩展

※SQL语句之日期时间函数※

实际上，SQL中还提供了多个日期时间函数返回相应的值，相关的语法、参数设置与DATEPART()函数类似，如表10-13所示。

■表10-13　SQL中的日期函数

疑难207　如何统计各部门不重复人员数

图10-28所示为某公司人员的入职情况表（此处只显示部分数据，实际数据到第83行，即共有82条记录），但有多个重复记录，需对其删除多余的记录后才能对各部门人数进行正确统计。

■图10-28　入司情况表

解决方案

在SQL查询界面中，“查询属性”选择“不重复的记录”，并将该不重复记录以数据透视表的形式返回工作表中进行人数统计。

操作方法

※SQL语句之DISTINCT谓词※

步骤1　找到相应的工作簿，添加“入司情况”工作表，如图10-29所示，双击“入司情况”表中的星号，显示所有记录。

■图10-29　添加全部记录

步骤2　选择“视图”→“查询属性”命令，弹出“查询属性”对话框，如图10-30所示。选中“不选重复的记录”复选框，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图10-30　“查询属性”对话框

步骤3　单击按钮，将数据返回Excel，如图10-31所示。在弹出的“导入数据”对话框中，选择“数据透视表”单选按钮，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图10-31　“导入数据”对话框

步骤4　弹出“数据透视表字段列表”对话框，如图10-32所示。将“机构”字段添加到行标签，“姓名”字段添加到值，得到如图10-33所示结果。

■图10-32　添加数据透视表字段

■图10-33　各部门人数

原理分析

在本例中，自动生成的SQL语句为：

也可简化为（本例因以数据透视表的形式返回数据，可不必进行此简化操作）：

在本例中，DISTINCT谓词起重大作用：忽略所选字段中包含重复数据的记录。只有SELECT语句中列出的每个字段的值是唯一的，记录才会包括在查询结果中。如本例中的第1条记录与第2条记录（即如图10-28所示工作表的第2行与第3行数据）是完全一样的，在DISTINCT的作用下，查询结果中只保留其中一条记录。

知识扩展

在本例中，只有当“机构”、“业务员代码”、“姓名”、“入司时间”全部字段完全相同时才视为重复的记录。实际上，也可以只对部分字段提取不重复记录。例如，下面的SQL语句返回“机构”的4个不重复记录：“唐河”，“方城”，“本部”，“郑州”。

疑难208　如何提取销售金额前3名的记录

图10-34所示为某电脑硬件销售商一天的销售情况，现需将销售金额前3名的相关记录（即金额为91,000.00元、64,000.00元、54,000.00元的记录）提取出来。

■图10-34　硬件销售情况

解决方案

先使用DISTINCT、TOP关键词及ORDER BY子句生成金额前3名的结果集，再使用IN运算符筛选原数据列表与结果集相符的记录。

操作方法

※SQL语句之TOP关键词※

步骤1　添加相应的工作簿后，关闭“添加表”对话框。在“Microsoft Query”视图操作界面中，单击按钮，在SQL语句文本框输入以下语句：

步骤2　单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤3　单击按钮，将数据返回Excel，得到图10-35所示的结果。

■图10-35　前3名记录（1）

原理分析

ORDER BY子句的组成部分如下。

1）有关DISTINCT及TOP的用法请参阅：疑难2077、疑难155。

在联合使用DISTINCT和TOP谓词的情况下，DISTINCT要放在TOP前面，两者以空格隔开，当执行查询时，一般先执行DISTINCT，后执行TOP。

2）ORDER BY子句:根据一个或多个指定字段对查询生成的记录进行升序或降序排序。

语法（见表10-14）

■表10-14　ORDER BY子句的组成部分

注解

ORDER BY是可选的。但是，如果想让数据按排序顺序显示，则必须使用ORDER BY。字段名后的ASC表示升序，因默认的排序方式是升序（A到Z，0到9），所以作升序处理时字段名的ASC也可省略不写；如果要按降序（Z到A，9到0）排序，则以降序排序的字段后面添加DESC。

3）IN运算符

确定表达式的值是否等于指定列表内若干值中的任意一个值。

语法（见表10-15）

■表10-15　In运算符语法

如果在值的列表中找到expr，In运算符将返回True；否则，它返回False。可以包括Not逻辑运算符以计算相反条件（即expr是否不在值的列表中）。

4）子查询（嵌套查询）

子查询是嵌套于SELECT语句内部或嵌套于另一个子查询内部的SELECT语句。

本例采用以下格式的语法来创建子查询：

其中，expression：是指将在其中搜索子查询结果集的表达式，即“主查询”。

sqlstatement：是指SELECT语句，并且要遵循与其他任何SELECT语句相同的格式和规则，并且必须括在圆括号中，即“子查询”。

使用IN谓词可以只检索主查询中的子查询内包含其相等值的记录。相反，可以使用NOT IN只检索主查询中的子查询内不包含相等值的记录。

下面分两步对本例的SQL语句进行分析。

第1步，在子查询中：

首先使用ORDER BY对“日销售情况表”的金额执行降序处理，然后使用DISTINCT对降序结果筛选“不重复的记录”，最后使用TOP 3提取从大到小的不重复的3个金额。此步中，子查询生成一个结果集(91000,64000,54000)，也可称之为“临时表”，以供后面的进一步查询之用。

第2步，主查询中：

使用IN谓词将原数据列表中金额列与第1步的结果集进行逐一比较，以此作WHERE子句的条件查询“日销售情况表”中符合条件的所有记录（使用SELECT语句），并对其作降序处理（使用ORDER BY子句），得到最终结果如图10-35所示。

知识扩展

※SQL语句之IN谓词※

当数据量较大时，使用IN谓词执行查询的效率比较低，变通的SQL语句可以写成：

将查询结果返回工作表时，效果如图10-36所示。

■图10-36　前3名记录（2）

注意到图10-36和图10-35两个查询的结果是一致的，只是记录的顺序稍微不同，但并不影响目标的实现。

疑难209　如何去除数据列表中某字段为空白的行

图10-37所示为某会计人员从软件中导出的明细账数据（此处只显示部分数据，实际数据到第469行），其中“凭证号数”为空白的数据大多是上年结转、小计、累计不便于当期分析，需要将“凭证号数”为空白的数据删除。

■图10-37　明细账原始数据

解决方案

添加“不为空”条件，过滤掉“凭证号数”为空白的记录。

操作方法

※SQL语句之IS Not Null判断非空值※

步骤1　找到相应的工作簿，添加“明细账”工作表，关闭“添加表”对话框。在“Microsoft Query”视图操作界面中，选择“条件”→“添加条件”命令。

步骤2　弹出“添加条件”对话框，如图10-38所示。在“字段”下拉列表中选择“凭证号数”选项，在“运算符”下拉列表中选择“不为空”选项，单击“添加”按钮，关闭“添加条件”对话框。

■图10-38　添加条件

步骤3　选择“记录”→“添加列”命令，弹出“添加列”对话框，如图10-39所示，依次单击“添加”、“关闭”按钮，关闭对话框。

■图10-39　默认状态下的“添加列”对话框

步骤4　单击按钮，将数据返回Excel，得到如图10-40所示结果（查询结果到第135行，此处只显示部分）。

■图10-40　查询结果（部分）

原理分析

在本例中，自动生成的SQL语句为：

可简化为：

Null是一种比较特殊的值，表示空值的意思，是无法像字符串和数字那样进行比较的。在本例中，WHERE条件子句使用Is Not Null运算符判断某字段的值是不是非空：若为非空，则返回相应记录；若为空，则不返回相应记录。

知识扩展

在本例中，SQL语句还可写成：

疑难210　如何筛选重复特定次数以上的数据

在民航订座系统中，PNR是旅客订座记录，即PASSAGER NAME RECORD的缩写，它反映了旅客的航程、航班座位占用的数量，以及旅客信息。团体旅客人数最大为511，一个PNR超过10人（包括10人）必须输入团体名称，少于10人若需要也可按团体处理。团体名输入后，可以用团体名或该团的任何一个旅客姓名提取PNR。

图10-41所示为机票报表，需筛选出同时符合以下条件的记录，以便进一步处理：

■图10-41　机票报表（原始数据）

条件1　同一个PNR出现10次以上（包括10次）；

条件2　起飞日期、出发和抵达地点相同，航班号一样。

解决方案

对PNR字段进行分组统计个数，配合使用条件限制值的方法筛选出相关记录。

操作方法

※SQL语句之HAVING子句※

步骤1　找到相应的工作簿，在添加“机票报表”工作表后，选择“视图”→“查询属性”命令，弹出“查询属性”对话框（见图10-42）。选中“分组记录”复选框，单击“确定”按钮，关闭对话框。

■图10-42　选中“分组记录”复选框

步骤2　选择“条件”→“添加条件”命令，弹出“添加条件”对话框（如图10-43所示）。在“总计”下拉列表框中选择“计数”选项，在“字段”下拉列表框中选择“PNR”选项，在运算符下拉列表框中选中“大于或等于”选项，在“指定值”文本框中输入数字“10”。依次单击“添加”、“关闭”按钮，关闭“添加条件”对话框。

■图10-43　“添加条件”对话框

步骤3　如图10-44所示，双击“机票报表”中的星号，显示初步筛选记录。

■图10-44　添加记录

步骤4　单击按钮，将自动生成的SQL语句修改为：

单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤5　单击按钮，将数据返回Excel，得到如图10-45所示的结果（查询结果实际到第2513行，此处只显示部分）。

■图10-45　查询结果（部分）

原理分析

HAVING子句用于在包含GROUP BY子句的SELECT语句中指定显示哪些分组记录。在GROUP BY对记录进行组合之后，HAVING将显示由满足HAVING子句条件的GROUP BY子句进行分组的任何记录。

语法（见表10-16）

■表10-16　HAVING子句的组成部分

注解

HAVING是可选的。

HAVING与WHERE相似，用于确定要选择哪些记录。用GROUP BY对记录分组之后，HAVING将确定显示哪些记录。HAVING子句可以包含最多40个通过逻辑运算符（如And和Or）连接的表达式（如聚合函数）。

WHERE子句的作用是在对查询结果进行分组前，将不符合WHERE条件的行去掉。即在分组之前过滤数据，条件中不能包含聚合函数，使用WHERE条件显示特定的行。

基于SQL会在分组之前计算WHERE语句，在分组之后计算HAVING语句，只需遵循“WHERE语句在GROUPBY语句之前，HAVING语句在GROUPBY语句之后”这一原则即可。

在本例中，步骤1、2、3操作生成的原始SQL语句如下：

前3步操作目的在于探索如何写出符合条件1的SQL语句，因“舱位”并不是分组的标准，而且PNR字段是必须的（其他字段暂不需牵涉其中），因此该原始SQL语句需修改为：

并以此作为步骤4中的子查询语句，至此，本例的关键之处得以解决。

在子查询满足条件1的基础上，以WHERE条件子句作桥梁，主查询生成了满足条件2的最终结果。

疑难211　如何在Excel中更新数据

如图10-46所示，某企业以人为本，决定对年龄大于40岁或者工资小于平均工资的人每人基本工资加上100元。

■图10-46　基本工资表

解决方案

使用UPDATA语句对工作表进行数据更新。

操作方法

※SQL语句之UPDATA语句※

步骤1　添加相应的工作簿后，关闭“添加表”对话框，在“Microsoft Query”视图操作界面中，单击按钮，在SQL语句文本框输入以下语句：

步骤2　单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤3　在弹出如图10-47所示的对话框中，单击“确定”按钮。

■图10-47　成功执行语句提示对话框

步骤4　关闭“Microsoft Query”视图操作界面，在弹出如图10-48所示的对话框中，单击“是”按钮即可。

■图10-48　“退出查询”提示对话框

此时再打开“工资”工作表，可以看SQL语句执行的结果，如图10-49所示。

■图10-49　更新后的数据

原理分析

本例的关键之处在于UPDATE语句的使用。

UPDATE语句：用于创建更新查询，此查询基于指定的条件更改指定表中的字段的值。

语法（见表10-17）

■表10-17　UPDATE语句的组成部分

注解

若要更改许多记录或者要更改的记录在多个表中时，UPDATE特别有用，而且可以同时更改若干字段。

注意

UPDATE不会生成结果集。另外，使用更新查询更新记录时，无法撤销操作。请随时维护数据的备份副本。如果更新错误的记录，可以从备份副本中恢复。

在本例中，WHERE子句包含两个条件：“年龄＞40”，“基本工资＜基本工资的平均值”。因只需满足条件之一，所以用Or逻辑运算符连接两个条件。又因为WHERE子句后不能直接包含聚合函数，条件“基本工资＜基本工资的平均值”不能在SQL语句表示为“基本工资＜AVG(基本工资)”；但可以使用子查询的结果，所以该条件正确的表示方法是：基本工资＜(SELECTAVG(基本工资) FROM [工资$])。

疑难212　如何按部门、级别统计各岗位人数

某生产部员工岗位明细如图10-50所示，人事部现需按部门、级别对各岗位人数进行统计，整理成如所图10-51示的格式。

■图10-50　员工岗位明细

■图10-51　汇总结果

解决方案

使用TRANSFORM语句对岗位明细表加工。

操作方法

※SQL语句之TRANSFORM语句※

步骤1　添加相应的工作簿后，关闭“添加表”对话框。在“Microsoft Query”视图操作界面中，单击按钮，在SQL语句文本框输入以下语句：

步骤2　单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤3　单击按钮，将数据返回Excel。

原理分析

TRANSFORM语句

用于创建交叉表查询：该种查询用于对记录计算总计、平均值、计数或其他类型总计，然后按照两类信息对结果进行分组：一组信息分布在数据表的左侧，另一组分布在数据表的顶端。

语法（见表10-18）

■表10-18　TRANSFORM语句的组成部分

注意

使用交叉表查询汇总数据时，从指定的字段或表达式中选择值作为列标题，以便可以用更紧凑的格式查看数据。pivotfield中返回的值用做查询结果集中的列标题。

在本例中，各部分对应关系如表10-19所示。

■表10-19　本例SQL语句对应的说明

对应图参如图10-52所示。

■图10-52　对应图

从图10-52中可以看出，TRANSFORM语句与数据透视表是相通的。

●aggfunction：聚合函数的参数相当于拖到数据透视表数据区域的值字段。使用的聚合函数即值字段的汇总方式。本例中值字段为“岗位”，汇总方式为计数。

●selectstatement：相当于数据透视表的行字段。本例中的行字段为“部门”、“级别”。

●pivotfield：相当于数据透视表的列字段，后面的IN (value1[, value2[, ...]])相当列字段中项的排序和筛选。本例中列字段为“岗位”。

疑难213　如何罗列出可能的工作分配方案

如图10-53所示，要从5名志愿者中选出4人分别从事翻译、导游、导购、保洁4项不同的工作，其中志愿者张东之不能从事导游工作，根据数学上的排列组合知识可知共有96种方案（4×4×3×2），但具体的分配方案若人工一个一个地列出难免会有错漏重复的现象出现。

■图10-53　工作分配

解决方案

按4项不同的工作对原有数据重新整合为4列数据，再使用交叉连接和条件限制罗列出各种可能的分配方案。

操作方法

※交叉连接的应用※

步骤1　根据“工作分配”工作表进行数据重组，如图10-54所示。然后在A7单元格中输入“data1”，鼠标指针指向A7单元格，当指针变为实心填充柄时向右填充至D7单元格。

■图10-54　数据整合

步骤2　选择单元格区域A1:D7，选择“公式”选项卡，单击“定义的名称”组中的“根据所选内容创建”按钮，弹出“以选定区域创建名称”对话框。取消“首行”、“最左列”复选框的选择，选中“末行”复选框，单击“确定”按钮，关闭对话框，选定第7行并删除整行数据。

步骤3　选择“数据”选项卡，单击“获取外部数据”组中的“自其他来源“按钮，在下拉菜单中选择“来自Microsoft Query”选项。找到相应的工作簿，添加“data1”、“data2”、“data3”、“data4”工作表后，关闭“添加表”对话框。

步骤4　选择“条件”→“添加条件”命令，弹出“添加条件”对话框。在“字段“下拉列表中选择“data2.导游”，“运算符”选择“不等于”，在“指定值”文本框中输入“张东之”，单击“添加”按钮。

步骤5　如图10-55所示，从“条件字段”下拉列表框中选择“data1.翻译”，在“值”文本框中输入“data2.导游”。同理，如图10-56所示，添加其他条件。

■图10-55　条件字段

■图10-56　“添加条件”视图

步骤6　如图10-57所示，双击字段名处，快速添加字段“翻译”、“导游”、“导购”、“保洁”至Microsoft Query视图界面中。

■图10-57　双击“字段名”

步骤7　单击按钮，将数据返回Excel，得到如图10-58所示结果集（共96条记录，此处只显示部分）。

■图10-58　组合方案结果

原理分析

本例中，至步骤6视图操作生成的原始SQL语句为：

可简化为：

在去除WHERE条件子句后，语句：

实质上是一个交叉连接的应用。

交叉连接（Cross Join），又称笛卡儿连接（Cartesian Join）或叉乘（Product），它是所有类型的内连接的基础，把表视为行记录的集合，交叉连接即返回这两个集合的笛卡儿积。例如，两个表的交叉连接返回的结果集合中的数据行数，等于第一个表中符合查询条件的数据行数乘以第二个表中符合查询条件的数据行数。试用扑克牌来解释理解笛卡儿积的概念：

如果集合X是13个元素的点数集合{ A, K, Q, J, 10, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2 }而集合Y是4个元素的花色集合{}，则这两个集合的笛卡儿积是52个元素的标准扑克牌的集合{}。

交叉连接不会应用任何谓词去过滤结果表中的记录，但可以用WHERE条件子句进一步过滤结果集。在本例中，由多个AND连接的多个条件，如“张东之”不能胜任导游工作，一个人接受了翻译工作就不能接受导游、导购、保洁等其他工作。

SQL语句是4个表的交叉连接，返回5×5×5×5＝625记录。

在WHERE条件子句的约束之下，最终返回了满足预设目标的96个分配方案。

疑难214　如何对两张表进行内连接

图10-59所示为某企业“雇员姓名-职务ID”表和“职务ID-职务”表，两表均具有相同字段“职务ID”，现需对两原始表加工，整理出一张雇员对职务一一对应的“雇员姓名-职务”表。

■图10-59　雇员与职务对应表

解决方案

使用字段“职务ID”唯一标识，通过内连接方式对两个原始表进行联合查询。

操作方法

※联合查询※

步骤1　找到相应的工作簿，关闭“添加表”对话框。在“Microsoft Query”视图操作界面中，单击按钮，在SQL语句文本框输入以下语句：

步骤2　单击“确定”按钮，在弹出的警告对话框中，再次单击“确定”按钮。

步骤3　单击按钮，将数据返回Excel，最终效果如图10-60所示。

■图10-60　“雇员-职务”对应表

原理分析

在本例中，用到的SQL语句：

是INNER JOIN操作的典型应用。

INNER JOIN操作，通过公共字段中匹配的值将两个表中的记录组合在一起。

语法（见表10-20）

■表10-20　INNER JOIN操作的组成部分

注解

可以在任何FROM子句中使用INNER JOIN操作。这是最常用的连接类型。只要两个表共有的字段中有匹配值，内部连接就会使这两个表的记录组合在一起。

在本例中，SQL语句前半部分是一个实实在在的交叉表操作，通过INNER JOIN操作对交叉表结果集的筛选，得到了更为有意义的结果集。

本例的INNER JOIN操作为：

依据语法，[雇员$]可看做table1，[职务$]可看做table2，连接字段的名称field1、field2均为“职务ID”（该字段的数据类型均为数值型），关系比较运算符compopr为最常用的“=”。

知识扩展

通过使用以下语法，还可以在一个JOIN语句中链接多个ON子句：

当然，除了使用INNER JOIN操作之外，使用WHERE子句同样可实现本例的效果：

两种方式的执行结果一样，具体区别如下：

WHERE子句中使用的连接语句，在数据库语言中，被称为隐性连接。INNER JOIN……ON子句产生的连接称为显性连接。

WHERE和INNER JOIN产生的连接关系，没有本质区别，结果也一样。但是，隐性连接随着数据库语言的规范和发展，已经逐渐被淘汰，比较新的数据库语言基本上已经抛弃了隐性连接，全部采用显性连接了。

10.2　巧用XML编辑器进行批量操作

2007以上版本的Office采取了一种名为XML的新文件格式，文件格式基于压缩的ZIP文件格式规范，每个ZIP容器由许多包含Microsoft称作“部件”的XML文件组成。基于该新格式，一个Excel文件实际上就是一个压缩了的容器（ZIP文件）。若将Excel文件的扩展名.xlsx更改为.zip或.rar，然后双击该文件或者将其解压缩到特定的文件夹中，则可查看其包含的文件夹和文件。在ZIP文件中，可以看到一些XML组件，其中一些独立的XML文件存储了文档所有的设置（setting）、样式（style）、绘图（drawing）和数据等内容。

疑难215　如何批量修改工作表名称

图10-61所示，为一个生产部门制作的一个生产情况工作簿，该工作簿除汇总表以外，还有2008年1～12月的生产情况。现对该工作簿的数据清空后，还需将工作表名称中“2008年”字样统一改为“2010年”。

■图10-61　更改名称前

解决方案

将Excel文件的后缀名改为.zip后，打开压缩包中xl文件夹下的workbook.xml文件进行批量替换。

操作方法

※Excel与XML之修改workbook.xml文件※

步骤1　将Excel文件的扩展名修改为.zip，弹出“重命名”警告对话框（见图10-62），单击“是”按钮。

■图10-62　“重命名”警告对话框

步骤2　双击zip压缩包→xl文件夹→workbook.xml文件（一般在IE浏览器中打开），用鼠标右键单击页面，在弹出的快捷菜单中选择“查看源文件”选项，按如图10-63所示操作。

■图10-63　修改workbook.xml

步骤3　如图10-64所示，在弹出的源代码窗口中（通常是以记事本打开），选择“编辑”→“替换”命令，弹出“替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“2008年”，在“替换为”文本框中输入“2010年”，单击“全部替换“按钮，关闭”替换“对话框。

■图10-64　替换“2008年”为“2010年”

步骤4　选择“文件”→“保存”命令，此时会弹出对话框提示“文件‘workbook.xml’已经被修改。你希望在压缩文件中更新它吗？”，单击“是”按钮（见图10-65），关闭记事本。

■图10-65　提示框

步骤5　关闭压缩文件对话框，将ZIP文件的扩展名再改回原来的扩展名，即.xlsx（此时会再次出现如图10-62所示的“重命名”警告对话框，单击“是”按钮即可），最终效果如图10-66所示。

■图10-66　更改名称后的效果

知识扩展

显示文件类型的扩展名。

为完成本例，文件扩展名要显示出来才能对其进行修改。若文件扩展名已隐藏，可按如图10-67所示的步骤操作来显示文件扩展名，即打开任意一个文件夹，选择“组织”→“文件和搜索选项”命令，弹出“文件夹选项”对话框。选择“查看”选项卡，取消“隐藏已知文件类型的扩展名”复选框的选择。

■图10-67　显示文件扩展名

疑难216　如何批量修改批注内容

如图10-68所示，某单位在对客户的信用评级时，使用了批注进行特别说明，但“本公司”和“本单位”抬头的混合使用并不符合统一性原则，现需把批注中出现的“本公司”全部改为“本单位”。

■图10-68　不统一的抬头

解决方案

将Excel文件的后缀名改为.zip后，打开压缩包中xl文件夹下的comments1.xml文件进行批量替换。

操作方法

※Excel与XML之修改comments1.xml文件※

步骤1　将Excel文件的扩展名修改为.zip。

步骤2　双击zip压缩包→xl文件夹→comments1.xml文件，用鼠标右键单击页面，在弹出的快捷菜单中选择“查看源文件”命令，按如图10-69所示操作。

■图10-69　修改comments1.xml

步骤3　如图10-70所示，在弹出的源代码窗口中，选择“编辑”→“替换”命令，弹出“替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“本公司”，在“替换为”文本框中输入“本单位”，单击“全部替换”按钮，关闭“替换”对话框。

■图10-70　替换“本公司”为“本单位”

步骤4　选择“文件”→“保存”命令，此时会弹出对话框提示“文件‘comments1.xml’已经被修改。你希望在压缩文件中更新它吗？”，单击“是”按钮，如图10-71所示，关闭记事本。

■图10-71　提示框

步骤5　关闭压缩文件对话框，将zip文件扩展名再改回原来的扩展名，即.xlsx，最终结果如图10-72所示。

■图10-72　统一的抬头

疑难217　如何批量修改超链接地址

图10-73所示为某企业生产部2008年做的一个文件目录，即点击A2:A13任意一个超链接，可打开文件夹“2008年”内的12个文件之一。另已知该文件和名为“2008年”、“2009年”的文件夹放在同一个文件夹内。现需要在2008年的文件目录基础上稍作修改，做成如图10-74所示的结果，即批量修改超链接地址，使文件目录能够超链接到文件夹“2009年”内的12个文件之一。

■图10-73　更改前的链接

■图10-74　更改后的链接

解决方案

将Excel文件的后缀名改为.zip后，打开压缩包中_rels文件夹下的sheet1.xml.rels文件进行批量替换。

操作方法

※Excel与xml之修改sharedStrings.xml文件※

步骤1　将Excel文件的扩展名修改为.zip。

步骤2　双击zip压缩包→xl文件夹→sharedStrings.xml文件，用鼠标右键单击页面，在弹出的快捷菜单中选择“查看源文件”命令，如图10-75所示，按1→2→3操作。

■图10-75　查看“源文件”

步骤3　如图10-76所示，在弹出的源代码窗口中，选择“编辑”→“替换”命令，弹出“替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“2008年”，在“替换为”文本框中输入“2009年”。单击“全部替换”按钮，关闭“替换”对话框。

■图10-76　替换显示内容

步骤4　选择“文件”→“保存”命令，解压包此时会弹出对话框提示“文件‘sharedStrings.xml’已经被修改。你希望在压缩文件中更新它吗？”，单击“是”按钮，如图10-77所示，关闭记事本。

■图10-77　提示框

步骤2、3、4是替换超链接的显示内容，也可以在工作表中直接进行查找替换。

步骤5　双击压缩包中→worksheets文件夹→_rels文件夹→sheet1.xml.rels文件（顺序见图10-78），采用步骤2、3、4的方法查找“2008年”并替换为“2009年”。

■图10-78　打开sheet1.xml.rels文件

步骤6　关闭压缩文件对话框，将zip文件扩展名再改回原来的扩展名，即.xlsx。

10.3　练习与思考

思考题1　某公司的上班时间为9:00～12:00，14:00～18:00，公司规章要求员工在9:00上班之前和18:00之后各打一次考勤卡。如图10-79所示，为员工张三的考勤记录。试对该员工的考勤记录进行整理，得到最终如图10-80所示的结果。

■图10-79　考勤原始数据

■图10-80　整理结果

注意

若在同一时段打卡两次以上，取该时段最早的一次打卡时间。

思考题2　如图10-81所示，有3名新员工要分配到公司的3个生产部门，但每一个部门至多只能接受两名新员工。请使用SQL操作罗列各种可能的分配方案。

■图10-81　人事安排

小提示：参照疑难213的思路进行数据整合并排除3种不可能的分配方案即可。

最终结果（共有24种分配方案）如图10-82所示。

■图10-82　效果图

思考题3　如图10-83所示，如何一次性在所有工作表的名称前插入“2010年”，即原来的工作表名“1月”、“2月”……统一改为“2010年1月”、“2010年2月”……

■图10-83　更改前的工作表名

最终效果如图10-84所示。

■图10-84　更改后的工作表名

附录A　Excel键盘快捷键

1．Ctrl快捷键

2．功能键

3．其他有用的快捷键

附录B　Excel 2010规范与限制

1．工作表和工作簿规范与限制

2．计算规范与限制

3．图表绘制规范与限制

4．数据透视表和数据透视图报表规范与限制

5．共享工作簿规范与限制

附录C　光盘内容

本书各章节中所涉及的工作簿示例文件都包含在此光盘中。在光盘中的Samples文件夹中，每一章都有自己独立的文件夹。例如，要查看第2章的示例文件，可以查看光盘上的“X:\Samples\第2章　打印”文件夹（X为光盘盘符），如图C-1所示。

■图C-1

反侵权盗版声明

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附录CD页

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